浅析工程咨询企业OA与工建项目管理系统对接方法

于利贤 吴振全

（北京北咨工程项目管理咨询有限公司，北京 100124）

0 引言

随着信息技术的飞速发展，大部分企业已经使用自动化办公系统和业务系统，辅助提升企业的办公效率和业务管理水平[1]。工程建设项目管理是工程咨询企业的主要业务，随着项目管理业务的不断发展，企业采购了市场成熟的项目管理系统部署在复杂程度高、周期长、流程繁复的房建类项目应用。

随着项目管理系统的持续深入应用，项目管理人员发现，如要形成全过程项目管理业务闭环，需要首先退出项目管理业务系统，再登录企业OA（Office Automation）系统查看与项目管理业务有关的项目编号、项目里程碑、项目费用申请、报销、通知等信息。并且，由于项目地域分散，不在企业局域网内办公的项目管理人员，登录企业OA系统需要先登录虚拟专用网络（VPN）再通过输入内网地址才能登录企业OA系统，操作十分烦琐，使项目管理人员的系统使用体验非常糟糕[2]。

笔者多年从事企业信息化建设工作，通过项目管理人员的反馈。笔者认为，如果独立使用企业OA或项目管理系统，将形成信息“孤岛”，并不利于项目管理业务的信息化[3]。因此，企业OA与项目管理系统对接，实现信息互通、数据共享势在必行。

1 对接方案

实现企业OA与项目管理系统的信息互通、数据共享，首先要分析2套系统所承载的信息和承担的系统功能，确定具备实施的条件。其次，研究可落地实施的系统对接方案，保证对接方案的技术成熟并兼顾高效[4]。最后，还要考虑系统对接中的注意事项，确保对接成功。

1.1 实施条件

企业OA系统自2018年上线运行，承担着约8个子公司的费用报销、项目立项、员工日志填报、员工考勤请假、通知公告、绑定企业邮箱、企业通信录、市场开发、数据分析、企业知识库、协同办公等多项自动化办公的功能模块。至今已有近千名企业员工使用该系统，每日行政审批流程、办公信息等数据量较大，对系统的安全、稳定性要求较高[5]。并且，还有部分系统功能在开发和优化过程中。

企业OA系统上线伊始有部分企业员工对系统存在认识上的误区，认为企业OA系统操作烦琐，没有线下纸质办公使用起来较为随意方便，存在一定的抵触情绪。系统经过一段时间的试运行，大部分企业员工，尤其是不在企业局域网内办公、频繁出差、外地分公司等有移动办公需求的员工，通过使用Web端、移动端的费用报销、考勤、用章申请等行政办公和协同办公等系统功能，经过近3年的运行，员工对企业OA系统有了新的认识。目前，企业约九成以上的员工认为企业OA系统，满足了大部分无纸化办公的要求，打破了地域的办公限制。使行政办公审批系统化，执行效率得到了提升，规范了各类行政办公申请格式。企业OA系统已经成为企业管理不可缺少的辅助手段，通过企业OA系统的协同办公提高了企业管理工作的科学化、标准化。并且，随着企业OA系统的持续深入应用，将会出现个性化的需求，为此研发人员将利用敏捷式开发结合新技术，加大企业内部的推广，全面取消纸质行政办公审批，更好地为企业管理提供保障和支撑。

大型房建类工程建设项目管理有别于其他房建类的项目管理，建设规模大、建设周期长、干系人众多。对工程咨询企业的组织、管理能力要求较高，除了需要掌握工程建设技术，还要组织参建单位以建设单位为中心，组成高效协同的项目部。建设过程中，产生大量的数据信息，未采用信息化系统管理前，沟通交流大多使用微信、QQ等线上沟通方式。项目采购等只使用电子表格简单记录，虽然使用了BIM等软件辅助项目管理，但仍然无法满足全生命周期的项目管理要求。

项目管理系统作为企业OA系统的业务子系统，承担着项目管理业务的现场管理、参建单位管理、项目计划管理、项目手续办理、项目采购管理、项目技术管理、项目履约评价等系统功能。自去年通过招标方式，签订了采购合同，承建单位已经完成系统部署、优化定制、功能微调，经过多次版本迭代升级。目前已经在部分大型房建类工程建设项目管理中试运行约10个月。约有近百名项目管理人员使用该系统辅助项目管理工作。每日产生的项目管理业务信息少则数十条多则数百条，目前系统运行已经趋于稳定。

通过分析2套系统的运行环境结合企业管理需要可以看出，2套系统均属于信息化管理系统。但2套系统应用的侧重点不同，企业OA更侧重于对企业办公、企业管理等，实现了企业的数字化办公，通过系统化的方式管理、优化企业组织结构，增强了企业协同办公的能力，加强决策的一致性。但对项目管理业务的管理和业务支持相对偏弱。

项目管理系统作为企业OA系统，项目管理业务的子系统，有效弥补了企业OA系统中对项目管理业务的管理功能方面的不足。使全生命周期的项目管理，实现了信息化、系统化、流程化管理，提高了参建单位间的沟通效率、加快了项目合同审批速度、规范了内部管理流程。项目管理系统作为业务系统，几乎不含企业OA系统的行政办公信息。

从以上情况看，2套系统中信息重合程度较低，不存在相互冲突的信息。并且，目前两套系统均可正常使用，均有研发人员负责研发和维护，可以进行技术对接，具备系统对接的实施条件。

1.2 对接方法

项目管理系统签订采购合同之前的可行性研究报告中已经考虑到需要与企业OA对接，但当时由于时间紧迫，因此并未对系统对接进行深入论证，只形成了初步的对接意向。

主要对接工作：1）员工工作日志填报。与企业OA中日志填报对接，实现日报信息共享，避免重复填报。2）项目成本管理：项目预算编制、项目费用申报、项目员工日常报销，实现项目成本信息共享，避免重复填报。3）项目招标采购管理。项目材料的招标采购，实现项目招采信息共享，避免重复填报。4）项目合同管理。实现所有项目管理业务合同信息共享，避免重复填报。

从以上为可行性研究报告中的系统对接内容，可以看出提出的初步与企业OA系统的对接只是意向性的，并未对具体字段、功能等做出明确规划。

随着持续深入使用项目管理系统，发现原可行性研究报告中须与企业OA系统对接的项目招标采购管理、项目合同管理信息，由于2套系统对项目管理业务理解不同，目前已经无法实现系统对接，信息互通、数据共享。

经过与项目管理人员及研发人员多次沟通，最终确定项目管理系统读取企业OA中姓名、部门、岗位等组织结构，员工工作日志中的工作内容等字段。普通费用报销单中的申请人、合计金额等信息。将原需要对接项目招采、合同管理模块更换为读取企业OA系统中公司要闻、通知公告、会议通报、会议纪要、业务动态、风险管理、业务生产管理规范、培训通知、企业通信录、企业部门动态、企业市场开发简报、企业会议使用记录、任务管理、项目管理办公室通知、项目管理办公室简报、企业项目管理操作指南、企业知识管理、企业廉政新闻、企业廉洁从业、企业专项治理、企业法律事务，企业公开公示，共22个模块信息。

结合项目管理人员地域分散、项目管理工作复杂等情况，综合考虑网络环境、计算机配置等软硬件条件。同时，为了保证企业OA系统的稳定性、安全性以及数据的完整性，提出了本次与企业OA系统对接，只从企业OA系统以接口的形式读取数据库部分表中的数据，不做任何回传、覆盖、添加、更新、删除、修改等操作。为了避免项目人员对信息产生歧义，读取出企业OA系统信息将在项目管理系统中作为一个独立模块仅供浏览和查询。

未来企业OA系统如有需要项目管理业务数据信息写入，承建单位承诺，将配合读取项目管理系统的业务数据。

同时，通过接口设计，企业OA系统推送与项目管理业务有关的项目编号、项目里程碑、项目预算、项目费用、项目员工日常报销等与项目管理业务有关的字段信息至项目管理系统。企业OA系统与项目管理系统对接如下图1所示。

图1 企业OA系统与项目管理系统对接

通过系统对接，企业OA系统预计数据读取和推送情况如下表1所示。

表1 预计企业OA系统数据读取和推送情况

接口设计总体遵循高内聚、低耦合、精分解的设计原则，降低各模块间的耦合度和操作的复杂程度，保证通用性，提高复用和扩展性。

另外，采用接口的方式可以实现数据读取，最大程度的降低研发工程师的现场工作量，预计通过1~2次现场协调会便可完成技术沟通，细节沟通拟采用远程方式。

接口设计主要原则：1）所有的接口设计均遵循ITSS（Information Technology Service Standards 信息技术服务标准）标准及行业接口规范；2）采用SOA（Service-Oriented Architecture 面向服务的架构）组件模型；3）符合RESTful架构，统一返回格式，约定业务层错误编码，每个编码可以携带可选的错误信息；4）入参格式统一，保持风格、日期等格式统一；5）减少类的成员，保持接口易开发。

其他设计原则：1）简单、快捷、通用性、可靠性高；2）充分考虑接口涉及系统的应用性，灵活支撑需求变化；3）保证接口数据的一致性；4）JSON/XML格式数据为主要的数据传输载体；5）确保接口数据在两系统中可互认，保持数据的可读性；6）无论程序如何实现，实现的方法如何改变，在一个接口定义的函数必须保持完全相同的结构和作用，保持接口的稳定性；7）无论研发人员是否发生变化，都应保持接口的易读性；8）减少接口冗余保持接口的简洁性。

组织研发人员就上述系统对接方案展开研讨，肯定了上述系统对接方案安全、便捷，切实可行，实现了企业OA与项目管理系统的对接，信息互通、数据共享。改善了项目管理人员的系统使用体验，打通了企业办公与项目管理业务信息传播渠道，提高了项目管理人员的工作效率。

1.3 注意事项

除了具备实施条件，做好准备工作，对接方法要经过多次论证外，系统对接还需要注意以下几个问题。

首先，2套系统均正常运行，系统对接工作不能影响系统正常使用，保持系统的稳定性。因此，系统对接在编制对接工作计划时，尽量选在下班或周末等非工作时间，并且正式开始系统对接前应发布面向全员的通知公告，明确系统暂停使用的时间、频次等，提示全员做好备份工作，提前安排好系统使用时间，预留系统联系人电话。并且，正式对接工作开始应提前1 h左右通过微信等线上沟通软件发布系统停用消息，完成对接工作后，及时发布恢复系统使用消息。尽量减少因系统工作给企业员工带来的不便。其次，系统对接工作前必须对数据进行备份，以防数据损坏，保持数据的安全性。

无论企业OA系统还是项目管理系统都要保证数据安全，系统备份是一项持续性长期的工作。定期由专人负责数据备份，备份设备的保存等均有详细的记录。为了更好地保障系统对接数据备份工作，数据备份人员制定了系统对接数据备份方案，每次对接工作开始前进行一次数据库全量备份，程序调整完成后进行一次数据库增量备份。

一旦出现因程序调整导致数据损坏、丢失等情况，立即启动应急预案恢复数据。同时，在对接工作中涉及数据库存储过程、数据库结构调整等，2个系统的数据库工程师应协同工作，保持密切沟通，避免因数据库结构差异导致无法写入数据库等情况。

最后，已经完成对接的部分要经过反复测试后才可发布，保持系统的完整性。本次对接工作严格执行版本控制，对接过程中的程序代码、配置文件及说明文档等文件变更、归档等全过程文档规范化管理。研发人员的对接代码均需经过测试人员多轮的黑盒与白盒测试，保持系统的兼容性，并且还要经过网络管理员的网络安全测试，并详细记录与上一版本的异同，然后在测试服务器上进行安装，邀请企业员工登录测试服务器上的系统协助新版本的测试，根据企业员工的测试反馈，及时修补BUG等完善工作。根据测试及试用结果，选择稳定、完整性高的版本更新至正式服务器，向企业员工提供版本说明，预留联系电话及时解答企业员工提出的系统使用问题和系统错误。

2 本次系统对接的思考

工程咨询企业的信息化建设在采用信息系统解决管理问题时，无法确保单一系统实现项目管理业务的全部需求。单一系统也只能解决管理中的局部问题，这些问题可能来自于某一管理方面的某一领域。依赖于一个系统解决项目管理全部问题是不切实际的，表现在功能需求根本无法实现全过程覆盖，更重要的是，单一系统也无法适应差异化项目的定制过程或有针对性地管理服务过程，更无法保证项目管理服务需求深度实现等实际问题。

工程咨询企业的信息化建设应着眼于差异化定制，信息化建设过程要解决不同类型项目环境条件动态变化下的权变应对过程，具有高可用和适用性。解决不同场景的应用，确保项目实施各阶段、流程、参建单位等多方面的功能全覆盖。确保为各类项目管理业务的应用带来便利，提升项目管理业务的管理效率和效能，为所有项目管理人员所接受。

同时，工程咨询企业的信息化建设需要既熟练掌握信息技术，又了解工程建设的相关知识的复合型人才，并且致力于在工程咨询信息化领域长期发展。企业也应该提供良好的发展环境，大力培养信息化人才，持续营造信息化发展氛围，激发全员参与信息化建设的主动性，促进信息技术在项目管理业务中的应用，将信息化发展纳入企业发展战略，成为企业发展的中流砥柱。

经过本次系统对接使笔者认识到在信息技术高速发展的时代，随着企业的发展，信息化建设将会得到更多的重视。企业OA系统、项目管理业务系统甚至未来建设的项目信息系统、多元化资源系统、项目管理开放型任务管理系统等多套信息化系统并行应用，长期并存，信息共享、数据互通、系统功能互补将成为常态。如何做好多系统的对接，整合等工作是每位工程建设项目管理信息化人员都将面对的考验。

3 结语

项目管理属于管理学分支，工程建设的建设周期长、流程工艺复杂、质量安全要求高，建设规模一般较大，投资较多、潜在风险高。工程建设项目管理的管理难度大，要求工程咨询企业具有较高的组织能力和科学的管理方法才能做好工程建设项目管理业务。目前，很多工程建设项目都存在概算超估算、预算超概算、决算超预算的三超现象，以及施工阶段的质量安全隐患，很多研究者通过研究发现造成这些问题并非来源于工程技术，究其本质在于项目管理中的职责不清、工作职责不明等项目管理方面问题导致。近年来，随着工程建设咨询行业信息化程度的逐渐提高，企业也意识到依靠信息化建设，能够辅助解决工程建设项目管理中的相关问题，实现企业精细化管理，项目管理业务数字化转型，节约办公、人工成本，促进企业高质量发展。