关于大学生档案信息化管理的几点思考

高斌

摘 要：高校学生档案是我国人事档案管理工作的重要一部分，在现代信息技术快速发展的今天。高校学生档案管理工作也面临着新的挑战。对于新形势，企业怎样逐步做到大学毕业生档案保存的安全、有序、便捷，是大学生档案管理者需要认真思考的问题。各部门要加强学校档案管理的专业技术能力，充分利用计算机技术，实现学校档案管理的全面数字化，是进一步提升学校学生档案管理水平的有效途径。

关键词：学生;档案信息化;管理基本现状

引言

高校学生档案，就是对大学生在校时期的学业情况和各类社会经验的真实记载，是大学生就业，以及今后各类组织招聘、录取、考评等的依据。就是每个学生人事档案建立的重要基础。近年来，由于中国高等教育事业的迅速发展、高等院校学生入校数量和规模的扩大以及就业途径的不确定性，学生档案保存工作也日益表现出了其复杂化与专业化，所以，在新形势下，对于提升高校学生档案管理的技术水平，将具有非常重要的意义。

一、目前我国高校学生档案管理的基本现状

（一）学生档案管理方法落后，信息化进度差较慢

由于中国高等教育向大众化教育方向的转变，大学扩招导致在校生数量激增，为高等院校学生工作增加了极大的困难。高校学生档案具备存放信息内容多、容量大、保管时间短、周转迅速的优点。目前不少院校都还停留在原始落后的手工纸质作业模式，无法满足现代化教育迅猛发展的需求，要想克服上述问题单靠简单地增加管理人员数量是不够实际的，学校还需要利用现代化的工具管理系统学生档案，才可以促使学校档案管理规范化、科学性、系统化。

（二）专业人员匮乏，檔案的现代化信息管理技术有待提高

随着高等教育网络建设与信息技术现代化社会的发展，高等院校学生档案管理工作还急需一些现代化信息管理技能方面的人员。但目前，高校学生档案保管的素质能够达到这些条件的还为数不多，且在校学生档案保管多是兼职，而兼职学生档案管理者由于受到专业的学生档案保存的培养较少，所以学员普遍欠缺学生档案保管的基本理论和技术、我国现代化管理工作的基本技能和方法、有关学生档案保管的国家法规与行业准则以及全面的企业档案保管专业知识，从而难以达到对学生档案的科学化管理。档案管理只适合于装回口袋，锁进书柜，而只徘徊于你查我调的简单阶段。这些传统的工作方法都费时长、工程量大、效率低、管理成本极高，并不符合学生档案管理便捷的特点。随着大学毕业生数量的增加，学校要将档案信息化工作达到现代性、互联网、数字化。但是，目前学校电子信息化的进度还只能由某些国家重点高校开启并应用，多数学校的信息化进程发展还是非常迟缓。

二、关于加快高校学生档案信息化管理步伐的几点思考

（一）更新观念，转变思想

现代档案学指出现代化管理宗旨的提出是文书与档案保管工作蓬勃发展的必需条件，该现代化代管宗旨将伴随目标、管理含义和技术条件的改变而完善。在当前新形势下企业，学校必须进一步增强学生对学校档案管理工作重要性的深刻理解，学校培养学生档案保存能力有利于促进学生的全面健康发展、改善学校管理工作与教学质量的新观念：建立学生档案科学化管理工作有利于学校特殊人才机制建立的新理念，建立学生档案科学化管理工作有利于学校就业招聘和学生自由选择管理工作进行的新理念：更有培养在新型科技条件下，学校档案保管工作要网络化、信息化、标准化的新理念。各类院校都必须把学校档案管理工作当作学校行政管理大系统的重要一部分，必须高度重视，大力推广，全面提高学校归档意识。把学生档案管理工作和学校其他管理工作、服务等管理工作置于同样重要的地位，同规划、同布置、同检查、同落实、同评价，这是保证提升学生档案管理工作建立良好管理水平的一项关键前提。唯有如此，学校的档案管理工作才能够更加科学合理、规范性，能够起到学校教育档案的凭证、依据和参照功能，从而服务于学校，服务社会。

（二）改革管理模式，推进信息化管理

由于高等教育的扩招，在校生总量的大幅度增长以及全球信息技术的蓬勃发展，高等学校需要变革传统的教学手工模式，充分利用网络新科技、信息新设备，并力争采用以计算机为核心的现代信息技术，有规划地建设了学生学籍、信用、健康和贫困生档案信息的网络系统，通过以纸质文档和电子文档共存的形式，以自动搜索为主要使用方法的现代管理归档模式，有步骤地将中小学生文档详细划分、保管、传递，以达到学校档案管理的现代化。以减少档案管理的专兼职管理者的日常工作负荷，并大大提高了工作效率。学生档案信息化系统是一个要求利用多种学科知识，多学科专业协同，多部门协调，各环节配合的信息系统，在信息系统建设进展迅速地目前发展阶段，深入研究探索信息系统的协同组织建设、加强民主管理与科研决策工作，是十分必要的。学校经过核实后纳入学员个人档案，为学生档案材料的基础数据。全系统管理的学生档案管理人员通过这份登记表，将所有的基础信息全面记录在计算机系统。实现了一次性录入，多次使用。各系根据学员在校平时归人的各类相关材料。及时记录了学校各类最新的信息数据，动态地记载了一个大学生发展前进的历史。在已经建立好基本数据库的基础上，随时记录着学校的最新资讯，并适时地为录人的信息系统进行维护和更新，这样能便于学校学生求职，各种相关材料的自行制作和个人信息的交换。

（三）提高人员素质，重视队伍建设

在学生档案信息化建设管理方面，学校首先必须解决人才问题。学校可以培养了一批专门、服务精良的学校档案工作信息化队伍，是实施学生档案信息化管理工作的根本保证。大学毕业生档案管理工作有着强烈的政策性、原则性和服务性特点，这就需要归档保管员必须具备过硬的思想政治理论知识素质、较高的爱岗敬业和无私奉献，同时更需要具备比较厚的归档保管基础理论的专业知识功底，了解和把握与归档学、归档管理理论、归档维护技能等领域相关的专业知识，并熟练掌握计算机应用和计算机网络技能。能运用计算机网络技术，形成一个系统完整的学校各种文件档案信息系统资料，学员能够非常方便地统计、查阅、搜索学校的各类信息资料，从而达到学校档案管理互联网、信息化、数字化。

结语

综上所述，由于高等教育学校在校生数量和发展规模的扩大高等教育学生档案保管工作应当大胆开拓，主动借鉴现代性管理方法，进一步强化学生档案保管工作。一方面，学校要尽力创造条件完成学校学生档案保存工作由相对落后的手工操作向信息化管理的过渡，另一方面要完成学校学生档案检索内容的全面数字化管理，让学校各个部分的学生档案与信息等资料达到共享，这不但能够节约大量的人力，减少了学生档案保管的成本，同时也能够达到更为迅速、系统、全面、精确地提供各种学生档案材料的目的。

参考文献：

[1] 曾显策. 浅谈高校大学生档案管理信息化平台发展探究[J]. 现代经济信息，2021（15）：67，70.

[2] 谭军红. 教育信息化背景下大学生就业档案管理研究[J]. 科技资讯，2019，17（25）：74-75.

[3] 石艳艳. 信息化背景下大学生档案管理的高效措施[J]. 魅力中国，2021（24）：38-39.