论医院财务人员在基建项目内部控制中发挥的作用

黄东瑜 福建省立金山医院

引言

随着医改的推进和人民群众对医疗水平的更高要求，全国各地新建及改扩建医院数量呈现上升趋势。在医院会计层面，会计信息化发展、内部控制强化、会计制度改革，医院发展的外部环境已经产生了明显的变化。新形势下医院会计的管理职能越发突出，在基建项目执行的过程中，财务人员需要从原先单一的事后会计核算变为全流程、多方位的参与。这对医院财务工作而言是一个全新的挑战。

一、公立医院的外部环境及对基建项目的影响

（一）全面预算管理控制

近年来医院全面预算管理的要求日趋严格，从预算总额的控制到预算执行情况的分析和考核都有所加强。2020年以来医院及上级部门纷纷出台政策强调“过紧日子”“加强支出管理”，在类似政策背景下医院的支出预算势必产生调整，对基建工程款的支付流程也会产生影响。

（二）深入落实内部控制制度

2014年《行政事业单位内部控制规范（施行）》颁布实施，近几年来上级部门对公立医院内部控制工作的重视程度明显提升，各类检查也都将医院内部控制的执行情况作为重点。建设项目管理作为内部控制中的业务类型之一，也在部门协同、制度完善、信息化管理等方面提出了更高的要求。

（三）专项资金的使用监督

上级财政部门有时会针对公立医院的基建工程发放财政补助资金，该类资金对资金的用途和使用进度有严格的要求，随着近几年来上级部门对财政资金的管理越来越严格，不仅对资金的使用进度要时刻跟踪监督，在规定时间内没有使用的财政补助资金还可能被收回，造成医院的损失。

（四）政府会计制度改革

2019年《政府会计制度》实施后医院的基建账完全纳入医院的会计大账中统一核算。会计核算的改变导致：① 医院大账反映了国有资产的真实情况，对医院的资产负债结构产生明显的影响。② 基建项目执行情况反映在部门预算中，在编制决算报表时对医院的整体预算执行情况产生影响。

二、财务人员在基建管理工作中遇到的挑战

（一）财务人员缺乏专业知识

财务人员想要更全面地参与到基建项目的管理工作中首先面临的问题就是专业知识的积累不足。基建项目一般具有很强的专业性，财务人员不具备相应的专业知识，导致在过去的工作中会计人员对基建工程的了解仅停留在会计核算层面，看不到报表数据后面的信息。这就导致在基建并账之后遇到与基建相关的会计业务时无法对对方提供的材料进行有效的审核。想要更深入地参与到预算控制、合同管理等环节就更有难度。

（二）资本化与费用化界定不明确

根据会计制度规定，在项目建设过程中满足固定资产确认条件的建设费用应计入在建工程。但是对于固定资产确认条件没有明确的规定。如医院在原有基础上进行的大型修缮工程，临时搭盖的简易活动板房等工程是进行资本化还是费用化，如果确认为费用，是在支出时一次性确认费用，还是通过长期待摊费用在一定时间内摊销。

（三）基建项目基本信息不确定

基建项目有以下三个特点：

（1）构成复杂。一个大型的基建项目通常由多个小工程项目组成。

（2）执行周期、付款周期长。这些小工程项目一般要跨越多个会计年度，且都需要分期付款，最后的尾款多数在项目结束一段时间后才会支付。

（3）主要信息不固定。由于工程类合同往往在竣工验收阶段会对合同总价进行调整，导致最终实际支付的工程款与最初合同约定的工程款总额有差异。

以上的特点会导致财务人员对基建项目执行情况的跟踪造成很大难度，在实际操作时有可能出现因竣工验收导致总价调整后的项目合同误认为另一个项目，导致重复确认在建工程，或将同一个工程项目一部分资本化一部分费用化等问题。

（四）资金监管难度大

医院基建资金监管业务往往存在以下三个难点：

（1）医院需到银行开立专户，但医院开户审批流程长，开户困难。

（2）基建资金拨付后医院和监理方无法掌控资金实际用途及资金使用进度。

（3）资金审批流程长、时效慢，资金支出不及时，导致施工方项目计划无法保证。

三、基建项目执行过程中财务人员的工作重点

（一）积极参与预算控制

由于基建工程的专业性强，导致在基建项目预算的编制过程中财务人员的参与度不高，因此在预算申报和执行过程中一直处于边缘化的地位，无法起到有效监督。针对这一情况，财务人员在预算分析过程中应了解基建项目实施过程中的各类支出的具体标准，做好预算执行情况的分析和监督。对预算外的支出及违反基建项目流程的支出要及时阻止并纠正，对资金用途不明或资金用途预算项目内容不符的支出要及时与基建办沟通调整预算项目，确保支出流程不受影响。

（二）资金支付管理

付款流程中财务人员要对基建办提供的相应材料进行严格审查，主要包括是否提供合同、签章是否合规、是否标注合同签订日期、发票的真实性、发票上开具单位信息的准确性等。材料审核无误后要按计划及时安排支付，尤其是对于财政补助资金要根据资金的用途、补助资金的时限等具体情况要优先使用时限较短、用途限制较多的资金，以防影响财政补助资金的使用进度。

四、运用信息化工具构建基建资金监管平台

针对基建工程项目中资金监管的问题，财务人员可以使用信息化手段通过与银行或第三方机构合作构建银行、医院、施工方三方联通的资金管理平台。

（一）设计理念

（1）免开专户：医院无须开设财政专户；用款方开设监督账户。

（2）监管方式灵活：提供全流程监管、查询监管等多种模式，医院或监理方可实时把控资金的用途及使用进度。

（3）业务审批线上化，无须笔笔审批，按日、周、月形成监管报告，解决资金审批流程烦琐、资金支出不及时、项目计划无法保证的问题。

（4）现成云平台服务，医院无须再次开发，可通过网银等实时线上查询、审批，电脑端、手机端都可以登录操作。同时还有实时交易触发短信提醒，提高资金审批效率。

（二）操作流程

监管平台的总体业务执行流程应为：

（1）施工方在医院指定的银行开户后根据项目施工的具体情况新增基建子项目。这一过程中要支持施工方在平台上传与该项目有关的合同等文件材料供医院方或监理方审核，医院方可以对子项目的信息进行修改。审核通过之后的项目才能接收资金额度。

（2）医院财务人员将工程款划拨至对方账户后施工方将资金清分至各个小项目中，之后提交医院方或监理方审核。施工方只有在对方审核通过之后才能使用该部分资金。

（3）施工方根据施工情况发起用款申请，由医院方或监理方审核通过之后施工方才可以支出。

审核流程中基建办、财务处、审计处等职能科室以及分管院领导等都要纳入监管体系中，将专项资金监测系统的审核流程和医院的内部控制流程衔接起来（见图1）。

图1 资金监管平台操作流程图

（三）其他功能

（1）锁定出款渠道

为保证资金专款专用，监管账户出款渠道受限，施工方从监管账户中流出的资金只能先经过资金监管平台，其他出款渠道全都被关闭，从源头保证资金安全。从资金监管平台支付的资金在系统的权限控制下确保每一笔资金从医院划拨到施工方使用只有一条路径可以最大限度规避财务风险。

（2）设立资金使用白名单

只有在白名单上的单位才能成为最终付款方。白名单由施工方维护、医院方或监理方审核，白名单的账户信息要一一对应，如果账户信息出现变更，则需要向基建办、财务处提供变更信息的说明文件。

（3）完善查询分析功能

平台上所有的付款记录都可以查询，同时可以查询付款记录中的附件。历史数据可以形成项目账、往来账、序时账，从工程、对方单位和时间角度查询工程进展情况。基建项目的执行情况细化到每一个小项目，小项目可以参照固定资产卡片账的管理模式生成工程项目卡片查询界面，查询内容应包括预算金额、到账金额和支出金额等，可以形成图表并下载（见表1）。

表1 工程项目资金支付情况表界面草稿

（四）院内工作安排

1.经办人员

为确保该套系统能正常运行医院方面也要在工作流程方面做出一定调整，会计人员和审计处、基建办的经办人员需要在监管平台上设立账户，会计人员拥有划拨资金至施工方账户的权限，审计处、基建办拥有项目维护和资金清分的审核权限。

2.医院管理层

医院可以建立基建项目管理小组，院领导及各职能科室主任都要加入该小组中。基建项目流程中的审核事项均要通过基建项目管理小组集体讨论通过并形成决议。小组的主要成员都要在资金监管平台设立账户，账户要具备审核与查询的功能。施工方的用款申请根据申请金额大小由各级院领导进行审核。

（五）构建专项资金监管平台的意义

（1）该平台可实现专款专用，资金使用进度和项目同步，在确保资金安全的同时也提升了资金使用效率。

（2）优化基建档案管理。通过资金监管平台的流程控制，新增基建项目时必须要导入相关合同及其他文字材料作为附件，因此极大地优化了基建档案原始资料的收集而且实现了档案数字化并建立了档案与基建项目账之间的对应关系。

（3）整合资源、理顺内部控制工作流程。该资金监管平台的操作流程涵盖了内部控制的多个业务类型，可以对多个制度关键点进行有效管控，同时加深了内部控制工作各个业务之间的联系，也有效促进财务处、基建办及其他内部控制职能部门间的合作与数据共享，在避免信息孤岛的同时提升了信息质量。

结语

管理一体化是未来公立医院发展的必然趋势，也是财务人员未来的工作重点。在内部控制的重要性日趋突显的环境下各部门之间的职责划分不断细化，部门间的协同也越来越多。基建工程的顺利推进需要财务处、基建办及其他各职能部门相互协同、相互监督。因此，财务人员参与到基建项目的管理工作中可以提高基建会计核算质量，更好地从财务角度反映项目的进展情况，从而有效规避潜在财务风险，确保医院整体利益。