以业财融合理念提升专卖经费信息化管理

2021-10-21胡春梅山东临沂烟草有限公司

财会学习 2021年27期

胡春梅山东临沂烟草有限公司

引言

烟草行业是国家的利税大户，其上缴税利对国家财政贡献较大。为维护国内烟草市场秩序，保障国家财政收入不流失，1991年制定《中华人民共和国烟草专卖法》，至2015年已历经三次修正。烟草专卖法规范了烟叶种植、收购和调拨、烟草制品生产、销售和运输、烟用机械和材料生产和销售等行为。假冒伪劣卷烟在市场流通损害国家利益也损害消费者利益，烟草行业秉持着“国家利益至上、消费者利益至上”的共同价值观管理烟草市场保障国家收入，保护消费者权益不受侵犯。烟草专卖局作为执法机关担负着监督执行烟草专卖法实施的责任，协助公检法和工商部门对涉烟违法犯罪行为进行打击，主要包括打假、打私和烟草市场管理的职责，伴随着执法权的实施，必然产生一定的经费支出。烟草行业专卖经费管理是企业财务管理的重要组成部分。

一、打通信息壁垒，引入业财融合理念

当前涉烟违法案件形式多样，通过互联网社交平台销售假冒伪劣卷烟情况日渐增多，专卖案件采用了信息化管理，建立了专卖701业务信息系统，该系统用于拓展案件信息源，跟踪嫌疑信息处理，依法依规进行查扣卷烟检验，违法物品管理，规范法律程序文书管理。专卖办案过程中发生的举报费、人员费用、检验检测费等报销通过财务软件中的预算报销系统处理，财务数据统计口径为报销费用项目和金额。费用报销收集单据、整理过程烦琐细碎，为保证报销费用真实、完整和规范，需要十个人在报销封面上审核签字，且过程全为人工过程。当前存在专卖部门不了解案件办理费用开支情况，财务部门不了解费用对应的业务内容，各系统间存在信息无法打通的壁垒。

2021年行业高质量发展，提出以信息化手段为载体，促进业财融合和信息共享，探索财务大数据多维分析路径，提高会计信息化质量。由此引入业财融合理念进行专卖经费管理。

业财融合是业务与财务融合的简称，也称为业务财务一体化，是当前企业管理的先进理念，是管理会计思想的具体应用模式，充分关注管理层内部需求。业财融合是业务经营联合财务管理，用财务管理的价值管理手段结合业务经验去引导业务发展向前，体现财务管理对企业经营的前置深入参与，从企业整体角度去思考评价业务开展是否符合企业发展愿景和目标方向。当前以业财融合理念为指导，提升专卖经费的信息化管理水平，搭建基于RPA技术智慧化业财融合智慧平台，打通财务系统与专卖701业务系统信息壁垒，自动调取行业701专卖信息系统的案卷资料，通过平台自动比对审核，达到数据联通共享、数出一源，实现专卖经费管理信息化、规范化、高效化。

二、现状研究，问题导向

随着701专卖网络平台的建立，案件线索进一步增加，案件数量逐年递增，专卖经费开支总金额呈上升趋势，各明细项目开支波动较大且不均衡。

专卖经费数额较大，成为每年检查审计重点，财务软件对专卖经费的核算仅仅从费用类别归集，无法追踪到单个案件，投入产出效益对应不明显，难以深入进行分析。导致当前专卖经费管理较为粗放，在当前精益理念日益强化的企业管理中，无法满足管理需要。当前主要存在以下问题：

（一）历次审计检查中出现问题较多

近年来省局（公司）组织，进行专卖经费专项审计，2016年出现16项问题，2017年出现10项问题，查出问题后进行制度修订完善，加强人员学习培训，建立专项审批流程，设立事件的事前审批等一系列措施，取得了一定成效。在2019年的专项审计中仍有5项类似问题查出。主要常见问题有审批手续不全，附件支撑力度不够，发票不合规，重复报销，超标准报销等。

（二）专卖经费审核效率低

为了强化费用监管力度，专卖经费付款前，需要到市局专卖科和财务科审批，经办人员为了完成一系列的签批环节，需要多次从县区到市局进行审批。一项费用审核时间普遍较长，平均在20日左右，如存在问题需整改退回的单据，可能要在2个月才能走完审核流程，历时过长。费用报销手续花费一线人员过多精力，严重影响工作效率。

（三）专卖经费和案卷无法对应

专卖经费按照“举报费、人员费用、检验检测费、宣传费、协同办案费、奖励补助费”等费用项目设置会计科目进行归集。因案卷较多，并且有些案卷因案情复杂跨越好几个年度，会计核算无法区分每个案卷发生多少费用，无法对每一案件进行成本测量，无法满足企业决策需要的数据支持，影响了财务管理的精细性。

三、查找原因，溯源分析

针对上述存在问题，加强学习参考其他地区制度、规定和管理手段，拓展思路，寻找解决办法。了解到其他省市的先进经验，走出去学习带回来经验，抽调专人到湖南、四川等先进地区学习借鉴专卖经费审核和财务机器人运用的先进经验，进一步解放思想，开阔视野。运用精益工具查找原因，采用头脑风暴法，多次组织财务、专卖相关人员座谈讨论，采用问题导向思考，逐项问题查找原因，提出解决方案。具体分析如表1所示。

表1 现状-问题-原因分析表

四、采取措施

（一）固化事前审批流程，确保手续齐全

根据制度规定专卖经费中的举报费、人员费用、宣传费等按照开支金额大小和业务性质，需要不同的事前审批手续，这都需要业务经办人员和审核人员熟练掌握制度规定，但人为把控难免出现疏漏，需要利用审批流程进行信息化的设定，固化事前审批流程，以信息化语言设置刚性控制，确保流程合规手续齐全。

（二）优化审核流程，找出关键控制节点

通过流程诊断与分析，找出专卖经费管理流程的关键控制点为“填制报销凭证”和“县区会计审核”。对这两个关键控制点的操作过程进行细致分析，经办人员根据发生的经济业务填制报销凭证，部门预算员和部门负责人对业务真实性签署是否属实的意见，对真实性发表意见，县区会计审核报销单据是否合法合规，对规范性发表意见，这两个环节的把控关系到报销业务的规范性、完整性，提高这两个环节的审核质量就可有效减少问题的出现。

（三）细化重点控制节点，建立专卖经费审核系统

通过引入信息化手段，使用IT语言将涉及专卖经费管理的各有关制度和规范文件，确定为严格的规则和定义，对关键节点控制放大细节管理，促进其格式化、规范化。一是制度固化为具体规则。以往填制报销凭证和会计审核均依赖于业务经办人员掌握制度规定的熟练程度，现在通过审核平台系统的建立，将制度细化，固化为具体规则，一旦错误将无法存入系统，施行刚性控制。二是案卷对应费用。对于质检损耗费需要逐个案件分别对应的，且区别案件性质每个真烟案件只能报一次，系统自动提取案卷中数据进行比对，生成汇总表，设置控制语句，确保不出现重复报销。其他费用项目能对应案件的也都做到与案卷对应，并且可按案卷号作为关键字查询，满足分析需要。三是建立报销发票数据库。通过统计汇总已报销发票，形成数据库，利用发票号码唯一性，报销时自动比对，发票号码重复不予报销。四是加入发票验真节点。上传报销附件，自动链接OCR发票检验系统，只有通过验真的发票才能予以报销。五是在线审核。以列表形式提示需要上传的附件，经办人员按照要求上传附件后，审核人员进行在线审核，节约经办人员往返市县之间的路途时间，提高工作效率。

（四）引入财务机器人，完成数据共享、自动控制

因专卖案卷涉及法律秘密，财务人员无法调阅核对，以往都是通过经办人员提供的数据和案情介绍进行判断，而且核对也是一个烦琐细致的过程，对填制人员和审核人员的工作时间存在依赖，因其主观性会存在疏漏，以信息化手段固化报销模板，节省经办人员填制时间，单据制作又快又准。会计审核也存在无效的重复工作，当前通过引入财务机器人技术，利用财务机器人对接专卖信息系统，读取数据库信息，从中提取案值、案件性质、查扣数量等数据进行计算和判断，确定报销费用的合理性、合规性，对审核结果进行客观性判断，无须重复审核判定。

五、系统改善后结果

（一）减员提速，效率提高

通过建立专卖经费在线审核系统，对于客观规则性的数据，已通过系统进行了规范确认，改变以往人为审核的烦琐，专卖经费的审核人员从市局（公司）的四人减为一人，单张单据审核时间也从小时计量改为分钟计量，大大节约了审核工作量，加速了单据流转时间，提高了工作效率，切实为基层减负。

（二）固化整理单据流程和顺序，提高准确率和规范性

以制度监督化视角和审计视角，对业务流程执行监视和跟踪控制，增强内部控制执行的准确性、客观性，细化财务管理的精益性。

（三）建立管理信息数据库，为数据分析蓄积资料

通过财务机器人的链接，利用网络低峰时间定时提取701系统数据，做到业务数据和财务数据的有序融合。随着系统平台的逐步运行，经过一段时间的数据汇集积累，满足多维度分析需求。在当前开展的对标管理和效益分析工作中，改变当前以年度和费用类别分析的粗放维度，使以案件为维度的分析成为可能，细化分析颗粒度。从多年的数据积累建立数据库，对比分析历史数据，总结发现分析趋势，为业务办理的成本投入提供定额标准测算和决策的依据。

通过逐年积累，以案卷号编码各项费用，形成数据池，为分析单一案卷的投入产出比成为可能，通过多案件对比，同类案件汇总，从中找出发展趋势，为打假打私行为和市场管理提供决策依据，为高质量发展转型决策提供数据支撑。

六、业财融合在管理中的作用发挥

（一）提高对业财融合意义认识

通过专卖管理信息化的业财融合实践，财务人员确保业财融合能够顺利实施的关键在于提高对业财融合的认识，财务管理不应过分关注对业务的监督职能，应重视对业务问题解决和管理需要。确立了解决问题的目标，就可以针对问题研究解决方案，促进业财融合，管理转型，水平提升。

（二）问题导向，订立业财融合目标

在日常管理过程中，业务与财务的结合点往往因管理目标不同而关注方向不同，存在一些无法解决的问题，以此类问题为导向，订立业财融合目标，财务不再是使用制度的框框为业务发展划线，而是通过业财融合确立目标的一致性，以解决实际问题，达成企业目标实现为统一目标，据此寻找解决方案，充分考虑财务风险管控和业务流程顺畅。