高校办公室管理的问题与应对策略探析

姜珊 徐军

◆摘  要：一流的大学需要一流的管理。高校办公室管理作为高校管理的重要组成部分，其在推进高校教学改革，建设优质“双一流”高校中发挥着至关重要的作用。高校办公室是主要的行政组织，是高校的综合协调部门，优化办公室管理对于高校诸多工作的顺利开展尤为必要。本文剖析了高校办公室管理存在的问题，并在此基础上给出了相应的应对策略，以期为高校办公室管理革新提供借鉴。

◆关键词：高校;办公室管理;存在问题;应对策略

一、高校办公室管理存在的问题

（一）管理制度缺乏实效性

办公室管理制度缺乏实效性是高校办公室管理面临的一个棘手问题，管理制度实效性差主要表现在办公室管理制度不够健全完善，制度的执行力较差两个方面。在互联网飞速发展的新时代，高校教职工以及大学生的思想观念、生活习惯等发生了明显变化，这使办公室管理面临着严峻压力。但是，在实际工作中，办公室管理人员的工作较为被动，目标性不强。再者，办公室管理的制度不健全，可行性较低，这都大大降低了工作人员的积极性，因而办公室管理实效性差成为公认事实。针对工作人员被动执行上级文件命令，积极主动差的问题，应着重通过完善与优化办公室管理制度来改善。

（二）办公室职能目标不明确

随着高校教育规模的不断扩大，高校办公室的业务范围迅速扩大，业务的数量也呈现迅猛增长的态势。在一些新业务中，工作人员所处理的内容看似与办公室管理业务无关，但实质上却需要办公室工作人员通过正常执业来完成。毋庸讳言，这一定程度上会造成办公室职能目标不明确的现象。很多办公室管理人员由于专业能力以及个人精力有限，他们会将新业务处理作为重点工作来抓，而对自己分内的其他工作职能的有所忽视。另外，一些办公工作人员在管理工作的过程中缺乏与他人的沟通交流，这极容易出现职能交叉重叠、越级管理等现象。鉴于此，明确与优化办公室管理人员的职能已经迫在眉睫。

（三）管理人员的综合素质不高

人员是支撑高校办公室管理工作开展的核心与灵魂，高校办公室管理水平的高低与管理人员的综合素质有着直接的关联。目前，办公室管理人员综合素质不高成为制约高校办公室管理实效性的重要因素。一方面，办公室人员构成复杂，很多人员并没有接受过正规和专业的办公室管理培训，其在管理理念、方法以及模式上有所欠缺，故工作效率低。特別是，一些办公室人员服务意识淡薄，工作疏懒懈怠，不能更好地服务于高校师生。另一方面，办公室业务较多，工作人员缺乏自我学习时间，知识构成有待更新，岗位能力停滞不前。

二、高校办公室管理问题的应对策略

（一）优化与完善办公室管理制度

首先，高校办公室应实施公平、公正的人本管理制度。人本管理制度包括科学的考核制度、有效的日常管理制度。为了挖掘办公室人员的潜能，增强其工作主动性，创设人本管理制度，对办公室人员进行公平、公正考核与评价十分必要。在对办公室人员进行考核时，应秉承公正原则，根据其工作实际情况对人员实施定性与定量考核，实现对办公室人员的客观评价。科学的考核评价制度有利于营造良好的部门工作氛围，增强办公室人员的责任意识与服务意识。此外，应建立人本的日常管理制度。在日常管理制度中应明确办公室人员应履行的职责和应杜绝的行为。其次，高校应完善办公室管理的激励制度。高校办公室可建立领导带头的激励制度，领导可多与普通人员进行沟通交流，以自身的优良作风影响每一位办公室人员。另外，还应加强物质激励与精神激励，以提高办公室人员工作积极性。

（二）加强对高校办公室职能的优化

首先，应明确办公室总体职能。高校办公室应通过开部门会议、发放办公室工作职能宣传页、开主题座谈会等方式让办公室工作人员了解到办公室的基本职责。高校办公室主要有服务职能、协调职能、督办职能等三种职能。高校办公室的服务职能是指为高校内部管理各项工作提供服务，为教师“教”与学生“学”提供服务，办公室人员要牢记服务职能，做好活动安排、会议设置、文件编写等各项基本工作;协调职能主要表现在对重大活动的细节问题实施协调管理、协调高校各个部门的沟通、处理紧急公共事务等。此外，办公室还具有督办职能。这里的督办是指高校办公室内部要建立督办机制，加强跟踪监督，优化工作作风。其次，明确办公室人员的岗位职责。高校办公室应根据学校发展对办公室岗位的需求，建立责任明晰、目标明确、权限明了的岗位责任制度，确保人员岗位不交叉重叠。

（三）提高办公室人员的综合素质

提高办公室人员的综合素质是解决高校办公室管理问题的根本所在。首先，坚持以人为本的理念，加大对办公室人员的引入与培训。在人才引进方面，高校应根据办公室人员的需求情况，招聘一些思政道德素养好、专业知识扎实、综合能力较强的新生代优秀管理人才，以弥补办公室人员优秀人员不足的短板。在人才培训方面，高校办公室应通过多种培训方式建立学习型办公室。在日常工作中，高校办公室应有序开展业务能力、文化素质与互联网技术的培训，通过培训鼓励办公室工作人员不断提高自己的业务素质与综合能力。

其次，重点打造信息化管理的办公室团队。一方面，办公室应引入先进设备，并以信息化管理为目的构建信息化的办公室学习氛围。另一方面，高校办公室应正确看待信息化管理的重要性，并设置专门的岗位来负责高校内部各部门的信息化沟通工作。对于相关人员，高校应进行系统培训，通过线上、线下等各种形式展开培训，力求真正提高高校办公室信息化管理水平。

三、结语

当前我国高等教育正处于由外延式发展轨道向内涵式发展轨道迈进的关键时期，在这一特殊的时期，高校各方力量需要做到努力配合、共同奋斗。高校办公室管理在高等教育转折发展中的作用不言而喻。但就目前来说，我国高校办公室管理中存在着管理制度缺乏实效性、办公室职能目标不明确、办公室管理人员素质不高等一些问题。针对这些问题，高校应积极采取针对性的举措来妥善应对，以为高等教育的改革发展提供更强大的助力，实现自身育人功能的最大限度发挥。

参考文献

[1]王爱颖.高校办公室管理存在的问题及对策[J].办公室业务，2021（08）：13+19.

[2]金丽荣.高校办公室管理现状及改善路径研究[J].产业与科技论坛，2021，20（02）：272-273.

[3]瞿成雄.新时代背景下高校办公室管理工作面临的新问题及其对策探讨[J].课程教育研究，2020（08）：202.