试论基于大数据时代的企业档案信息化建设方略

李笃

摘要：信息化建设已经成为企业档案管理的重要趋势和方向，通过有效开展档案信息化建设工作，能够实现档案管理水平和运用水平的提升，促进档案价值的全面发挥。尤其是近年来随着大数据技术的产生，企业档案管理面临着更大的机遇，企业应当积极对大数据技术进行运用，更好地对档案信息进行搜集，提升档案管理的有效性。文章分析了大数据时代下企业档案信息化建设的必要性，总结现有情况下企业档案信息化建设过程中面临的问题，并提出一系列完善措施。

关键词：大数据;企业档案;信息化建设;措施

中图分类号：TP311      文献标识码：A

文章编号：1009-3044（2021）21-0203-02

开放科学（资源服务）标识码（OSID）：

近年来，随着互联网的快速发展，一系列新技术不断涌现出来，包括大数据技术、云计算技术等，推动了信息流通，也为企业更好地开展工作提供了便利。在这种背景下，企业档案工作亟待进行转型，要突破原有的限制，提升档案收集、管理、保存的效果，这就需要将新技术引入进来，使大数据技术发挥更大的助推力。具体可以从如下几个方面入手开展档案信息化建设：创新档案管理体制;优化档案管理模式;充分运用大数据技术创新档案工作;保障档案信息安全。

1 大数据时代下企业档案信息化建设的必要性

1.1 提升企业综合竞争力的需要

在新时代下，我国市场经济发展水平不断提升，企业所面临的市场竞争也更为激烈，要想在激烈的竞争中得以生存，企业就必须注重内部管理，根据市场情况制定科学的战略规划。档案信息作为企业中的重要信息，不仅反映了企业的发展历程，而且对企业各个时期的发展情况进行了详细记录，企业领导通过有效对档案信息进行分析和观察，能够总结企业的发展变化，明确企业的发展前景，从而制定更为科学的决策规划。在传统模式下，企业档案管理采用的是手工模式，难以实现信息化管理，管理者对纸质档案信息进行整理和保管，这样企业领导要想详细分析每个时期的档案资料往往需要花费较长的时间去寻找，不仅效率低下，而且所保存的档案信息缺乏连贯性，难以发挥有利作用。而通过信息化档案管理的开展，则能够借助于计算机对档案进行搜索，提升效率的同时，还可以提升信息的完整性，从而能够促进企业领导做决策，推动企业综合竞争力的提升。

1.2 是完善企业内部管理的重要途径

企业档案信息作为企业发展过程中不可或缺的资料信息，是对企业整体运行情况的反应和体现，在大数据时代下有效对企业档案进行信息化建设，能够使档案管理者更好地运用互联网技术开展档案管理工作，实现档案信息的细化保存与管理，如此能够为企业领导更好地运用档案信息提供便利。例如，档案管理者可以将每个部门的档案信息进行分类保存，或者对信息进行筛选、记录等，详细对部门的情况进行体现，这样企业领导能够通过不同时期的档案信息对部门情况进行了解，并系统分析情况制定科学的部门发展规划、部门管理制度等，从而能够推动内部管理的健全与完善。详细来看，企业档案信息化建设需要做好六个方面的工作（如下图1），只有做好这六项工作，才能够对企业内部管理工作的有效开展发揮有利作用。

2 大数据时代下企业档案信息化建设面临的问题

2.1 档案制度落后，难以适应新形势

当前很多企业虽然开展了档案信息化建设工作，也引入了对应的信息化系统，但是所运用的档案制度依然是原有的，这些制度内容缺乏操作性，与现有情况下企业的运行情况不相符，所以难以发挥有利作用，亟待进行完善。在这种传统制度下企业档案工作的开展也受到了影响，如缺乏明确的参考依据，档案工作存在混乱现象，档案工作者的行为难以统一与规范，档案信息较为混乱等。可以说制度是工作开展的依据，在企业档案工作日益发挥重要作用的大背景下，企业必须对档案管理制度进行完善和创新，如此才能够为档案管理效用的提升奠定基础，切实使档案工作发挥更好的作用。

2.3 大数据技术难以得到充分运用

企业档案管理工作是一项重要的工作，大数据技术的运用虽然能够提升档案管理的效果，但是因为大数据技术是一种与互联网有关的技术，涉及档案管理者计算机能力、水平等的高低，而现有情况下企业档案管理者普遍存在大数据技术不高的问题，所以大数据技术在档案管理中的作用难以得到全面发挥。例如，很多企业仅仅是运用大数据技术开展档案信息搜集工作，并没有将其运用到档案信息整理与管理整个过程中。加之企业领导对大数据技术的运用不够注重，难以为企业档案工作者系统培训大数据技术，也影响了档案工作者大数据技能的提升，亟待对这一问题进行解决。

2.3 档案信息安全难以得到保障

大数据时代为企业档案工作的开展带来了便利，但是也加剧了档案工作的风险，因为大数据时代下企业档案信息化建设与互联网紧密相关，而互联网又具有开放性、共享性等特征，所以很容易导致档案信息被泄露，信息安全面临着威胁。通常来看，企业档案信息是企业发展的重要信息，甚至一些信息涉及企业的机密，一旦被不法人员所盗取，会为企业带来极大的损失，所以企业应当注重档案信息的安全管理。但是显然当前我国很多企业并没有做好档案信息安全管理工作，档案工作者以及其他职工普遍存在安全意识淡薄的问题。

3 大数据时代下企业档案信息化建设的措施

3.1 创新档案管理体制，优化档案管理模式

首先，要对企业档案管理体制进行完善和健全，明确企业档案部门为档案信息化建设的主要部门，构建档案部门与其他各个部门之间的沟通机制，做好职责的划分，对各个部门的工作进行统筹规划和分配。其次，对原有的档案管理制度和体系进行规范，结合现实情况制定数据处理、电子文件处理办法，使各项档案信息得到标准化管理。同时还要对数据、电子文件等的归档范围进行明确，确定保管条件，确保档案信息有效、长期可读。最后，加强大数据综合数字档案室建设，使档案管理工作与企业生产、业务、行政管理等数据的全面对接，使各类数据信息都能够在线运用，实现全程管理。具体来看，构建大数据综合档案室要对原有的档案收集、管理模式等进行改变，要将企业各个环节的数据作为档案管理对象，并将不同类型、不同载体等的档案信息都纳入管理范围内，切实使档案部门成为大数据综合档案信息部门。这就需要对原有的档案信息搜集系统进行变革，打通档案部门与其他部门的联系，构建信息化管理七大平台（如图2）。同时，档案工作者还要走出本部门，深入到企业的各个运行环节，对各个层面的信息进行调研，以掌握更为全面的信息。

3.2 充分运用大数据技术创新档案工作

第一，在档案编研中运用大数据技术。随着企业的快速发展，原有的纸质档案管理模式已经表现出较大的滞后性，难以满足现实需求，而依托网络平台以及计算机技术开发的新型档案编研出版物将会成为企业管理者的新宠，比如数字期刊、手机报纸、电子图书等。因此企业档案工作者应当积极学习互联网技术，对档案信息进行科学整理与保存，为企业领导提供更多有用的信息。第二，在档案推送中运用大数据技术。档案工作者要主动对大数据技术进行运用，提取企业运行中的有用信息，并将其分类保存下来，同时还可以运用大数据技术分析各位企业领导的需求，精准为他们推送档案信息，比如可以采用邮件推送的方式、专题汇编推送的方式等，更好地发挥自身的职能。

3.3 保障档案信息安全

第一，企业要加强安全管理有关的宣传。要定期或不定期为企业各个部门的人员尤其是档案工作者宣传安全管理知识，使他们认识到安全管理的重要性，积极主动参与到档案信息保密过程中，并做好网络安全风险防范。第二，以动态密码的形式设置文件收发密码。如档案工作者可以将电子文件上传到企业公有文件存储平台中，而企业安排专人对平台进行管理，保存文件动态密码，如果有人要用这些档案文件，那么要向管理者申请动态密码，在得到动态密码之后才能够打开文件。如此一方面能够降低文件传输风险，另一方面还能够降低密码外泄的概率，为档案信息安全保驾护航。第三，规定企业档案工作者要对电子档案信息进行备份，所有信息都要至少双份保存，避免因为信息丢失而对企业发展带来不利影响，最大限度地降低安全风险。

3.4 构建共享系统，促进档案信息的流通

企业档案信息化建设的作用并非仅仅在于提升档案管理的效率，还在于促进档案信息资源的流通，提升档案信息的使用效果。所以，企業应当构建共享系统，加强档案部门与其他各个部门之间的沟通与联系，为档案信息流通提供更好的条件。具体来看，企业应当借助于互联网构建相互之间的沟通平台，可以单独构建档案平台，也可以将当前各个部门所运用的系统进行联系，并在主系统中设置档案信息模块，这样一方面档案管理者可以通过系统更好地对档案信息进行搜集，另一方面企业职工可以通过入口获取自身需要的档案信息，更好地开展工作，档案信息的使用效率得以全面提升。

4 结束语

大数据技术为企业档案信息化建设提供了有利条件，能够促进企业档案管理水平的提升，并推动企业持续发展。但是当前我国企业普遍存在档案管理信息化建设水平不高的问题，具体表现在档案制度落后，难以适应新形势、大数据技术无法得到充分运用以及档案信息安全管理水平不高等方面，文章提出的一系列措施希望为相关人员提供一些参考，详细随着新技术普及度的不断提升，企业档案信息化建设的水平也将不断提升。

参考文献：

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[5] 张英奎，王飞，房彦君.大数据时代的企业档案信息化建设[J].北京化工大学学报（社会科学版），2014（3）：32-36.

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