新时期企业人事档案管理的深化和创新探析

2021-09-18长沙市南湖新城建设开发有限责任公司王嘉伟

区域治理 2021年23期

长沙市南湖新城建设开发有限责任公司王嘉伟

人事管理是企业管理工作中的重要组成部分，且地位也在不断提升，是企业吸收人才的主要方式。很多职工都很关注自己的档案内容和储存问题，然而在当下，人事档案管理和利用还存在不足，例如，一些领导对于人事档案管理缺乏重视、档案信息化水平较低、档案材料制作缺乏规范性、人员素质问题等，在职工工作调动时可能出现“无档”或是“死档”的问题，也有部分企业由于缺乏有效的管理制度，无法给职工提供档案接收以及储存服务，导致档案信息不够齐全。当前市场竞争不断加剧，人才是企业间竞争的主要内容，关系到企业的发展，而人事档案就像是人才信息库，对企业发展具有重要影响，因此，企业需要加强人事档案管理，采取有效的措施，充分发挥出其应有的作用。

一、新时期企业人事档案管理的作用

人事档案就是对一个人人生中事迹的记录，在很多方面都发挥着重要的作用，如财产继承、职称评测以及学历提升等，同样也是组织选拔干部或是离退休政策的依据。企业人事档案管理具有重要的价值，如下面图1所示。

图1 企业人事档案管理作用

首先，给人才选拔提供依据。为了科学合理地选拔人才，应该先掌握人才的能力情况。档案管理部门应综合的考察人才，并做出客观的分析，及时更正职工信息，确保档案信息的可靠性。部门还要通过合理的管理给企业制定用人决策提供依据。比如，拿业绩考核来说，其和职工的职业发展前途具有紧密的联系，为了提升业绩考核的效果，需要有大量的考核记录，使人力资源部可通过人事档案，全面客观地评估职工的素质[1]。其次，优化人力资源配置。人事档案除了可以客观评价职工的经历之外，还能够展现出职工的能力及素养情况，以为人力资源的合理配置提供依据。人力资源是动态变化的，如岗位变动、人员流动等等，但是人事档案管理依然可以对人才实施有效的评价，基于人力资源信息共享，让人才在各个行业、地区、组织间进行合理流动，科学的配置人力资源。最后，可以提供真实可靠的信息资料。人事档案是对职工个人事迹的真实记录，可以为人事工作的开展提供依据，档案管理部门可在原始档案资料基础上，结合历史材料和现阶段的政策规定，核对查实，给人才使用部门提供信息，提升人才利用的科学性。立足于企业层面来说，要想充分发挥出人才的作用，科学地配置人力资源，就要了解职工的真实信息，除了专业素质水平以及业务能力之外，还有思想品德、人生经历等，而人事档案可以为了解职工的真实情况提供有效的参考，为人才选拔以及任用提供便利[2]。

二、新时期企业人事档案管理的深化和创新策略

当前企业需要进一步深化人事档案管理，并进行有效的创新，通过采取有效的措施（如图2所示），提升人事档案管理的水平。

图2 人事档案管理深化及创新策略

（一）采取动态管理模式

在对人事档案信息进行收集时，需要关注完整性和以及及时性，通过有效的筛选，剔除不真实的信息；在整理信息时应做到认真严谨；调用人事档案时保证安全性，由于档案涉及职工的隐私，管理人员需引起重视，当信息变化后，应及时地更新档案。档案管理人员需做好档案材料的更新以及补充工作，防止产生没有必要的问题。针对一部分工作调动的职工，应该在原始的电子文档中进行标记。企业中的人事档案就是一个人才库，要想实现企业的可持续发展，将需要构建优秀人才库，把具有工作资质或是专业技能证书的职工加入其中，为选拔以及任用职工提供便利，提升工作的效率以及精准性，更好地发挥出人事档案的价值[3]。

（二）加强人事档案信息入档及修复工作

人事档案信息管理中包含较多的环节，如收集、录入以及验证等。在信息化建设中，管理人员需要落实好档案的后期检查以及修复工作，如果出现任何问题，应及时的调取数据实施比较，及时地进行更改，确保数据信息的可靠性以及真实性。

（三）加强人事档案信息化建设和管理

为了提升工作的有效性，需要构建基于信息技术基础上的系统。但是也不可以彻底抛弃以往的管理方式，而是应该做到取其精华去其糟粕，形成纸质档案和数字档案结合的管理系统，提升信息化程度。人事档案信息化建设的内容包括对各种形式的档案信息实施数字化、对数字化档案进行数据化、建立人事档案数据库和建立人事档案的数据化目标[4]。人事档案信息化建设基本过程与内容如图3所示。通过构建管理系统可以将所有职工的信息都录入到数据库中，并借助先进的技术将纸质档案变成影像资料，同时保存于职工档案中，提升工作的效率、信息化及网络化水平，只需录入一次数据就能够重复使用，为信息的调用提供便利，使纸质档案也可以获得更好的保护，降低纸质档案丢失的概率。

图3 人事档案信息化建设的基本过程与内容

（四）提升档案管理人员的专业性

人事档案信息化管理对管理人员提出了新的要求，要想确保管理工作的效果就需要注重考虑人的因素，培养更多符合要求的人才，不断补充管理人员的专业知识。对于档案管理人员的管理工作，企业应该不断提升其思想道德素质水平，引导管理人员树立较强的责任感，还需要通过多样化的方式鼓励管理人员提升自身的业务能力，基于组织开展教育培训活动树立终身学习的理念，不断增加自身的专业知识，提升信息技术操作水平，加强文字处理以及综合分析能力，让自己变成复合型人才[5]。

（五）丰富人事档案内容

当前要想全面发挥出人事档案管理的作用，就应该补充以及完善档案内容，除了要记录职工的工作经历和内容之外，还要加入其他内容，如业绩能力、个人素质和职业道德等方面，提升档案的客观性、完善性，真实地体现出职工的情况，给人员任用和调动提供依据。对于管理工作中的问题，企业应结合具体情况采取相应的解决措施。首先，应改变以往人事档案中记录的内容，重视职工工作能力和个人素质的记录，主要包括职工的组织能力、专长，工作业绩等，为人才选拔提供可靠的参考。其次，提升档案的可靠性以及客观性，认真的记录好职工的优缺点，通过加入客观资料，提升档案可信度，保证企业可以通过人事档案真实地了解职工的情况，充分发挥出人事档案的作用。