企业信息化采购管理系统设计与应用研究

2021-09-18叶剑亮陆继山

中国管理信息化 2021年15期

叶剑亮，陆继山

（1.上海浦东发展银行，上海 200120；2.云南省政府发展研究中心，昆明 650000）

0 引言

2020 年春节，新型冠状病毒肺炎疫情肆虐，这场疫情让许多企业猝不及防。随着疫情的不断加重，政府采取了各类措施进行疫情防控，由于疫情有人传人的特点，很长一段时间，员工不能上班，企业无法复工。在这样的情况下，许多企业遭受了巨大的经济损失。在社会大部分企业处于停摆的状态下，很多企业还要承担房租、水、电和员工工资等重担，但企业的营业额收入却基本为零。显然，这样的打击是巨大的。

这次惨痛的教训引发了很多反思。如果企业的信息化建设足够完善，软硬件配套设施足够先进，相关企业之间建立起很好的信息化关联机制，这样的话，可以在疫情和突发情况发生之时，将损失降到最低点。

因此，企业信息化系统的开发建设十分必要，它不仅关系着企业的生死存亡，还是一件有关国计民生的大事，对维持社会稳定具有十分重要的价值和意义。

1 必要性及技术可行性分析

1.1 必要性分析

一方面，信息化采购系统可以提升工作效率。对许多企来说，融资困难、成本居高不下一直是困扰企业的问题。通过开发信息化采购管理系统，可以实现全自动操作和办公，足不出户就可以通过网络将各类审批、产品质量分析、数量清点、价格分析、出入库监测管理等相关操作完成，可以节约很大一部分人力、物力以及有关资源。另一方面，信息化采购管理系统可以应对突发事件等风险挑战。在面对诸如疫情等社会突发事件，只要提前将有关单位和人员通过系统进行连接，就可以在家实现会议召开、物资采购、库房监测管理，甚至是非接触式生产加工等工作。可以在关键时段保障物资供应，减小企业运营成本和经济损失。

1.2 技术可行性分析

信息化采购管理系统的设计基础为B／S 结构，也就是浏览器／服务器（Browser／Server）模式。WEB 浏览器作为客户端，是我们熟悉的一款操作软件。这种软件和模式的优势在于可以将系统的客户端进行整合集成，而服务器则承担了系统里面最重要和最核心的部分。这使得系统的开发维护和使用都变得更加简洁有效。只要在电脑上安装一款市场上常用的普通浏览器，服务器端安装SQL server、Oracle、MYSQL 等成熟的数据库，客户端通过web server 数据库进行数据交互，就可以实现预期操作。本设计采用JSP 作为主要端口的开发工具，可以将Web 逻辑与Web 设计和显示分离，支持可重用的基于组件的设计，并使基于Web 的应用程序开发变得快速而简单。因此，从技术层面来分析，开发本系统是完全可行的。

1.3 系统功能概述

信息化采购管理系统主要用于便捷企业采购管理渠道，并在应急状态下实现快速反应保障机制。本系统主要包括供应商管理、商品管理、商品入库管理、商品出库管理、库存管理、订单管理、库存统计等几个模块。从功能评价方面来说，从商品物资进入一个企业或单位开始，该系统就可以对这些商品物资的来源渠道和供货商进行准确详细的登记，在商品入库的过程中对商品进行入库记录，对每个订单基本情况进行详细记录。可以通过系统客户端管理人员查询到每件商品采购的时间、地点、数量以及价格等有效记录。同时，在商品出库的过程中，通过系统填写详细出库记录，管理人员还可以对商品数量进行实时统计，时刻进行状态管理。

这样的功能特点不但可以避免人为清点记录时造成的错误和误差，也可以对库房进行实时监控，对商品数量的准确性和精确度实施评价。同时，对采购以及出入库的各个环节进行优化处理。

1.4 系统数据库E－R 模型设计

数据库E－R 模型设计是本系统设计的关键和核心部分，是实现系统功能运转的主要方式。

E－R 图（Entity Relationship Diagram）代表实体联系图，可以提供实体联系的类型、方法和模式等等。E－R 图可以明确表示出数据库中各数据之间的关系，图1 为本系统的E－R 图。

图1 信息化采购管理系统E-R 图

信息化采购管理系统可以科学体现实体与实体之间的关系，一般来说，按照角色进行需求分析，可以将角色分为库房管理员、系统管理员、供应商、收费员几大类。每个角色都可以根据自己的职能职责以及用户权限对有关信息进行添加、修改、删除等管理。在此过程中，有关用户可以对其中的表格等进行下载和修正，而系统则会对所有数据进行实时更新。

2 主要模块功能设计及功能实现

2.1 登录管理设计及功能实现

一般来说，登录是系统的最基础功能，本系统提供了两种用户管理权限，包括管理员权限和普通用户权限。系统管理员拥有最高权限，可以对所有用户的用户名以及密码进行修改，对商品以及出入库信息进行成批量的导入、导出等一系列功能。普通用户权限主要是一般的库房管理员使用，可以对库存商品进行日常维护和数据更新。同时，普通用户还可以查询商品的出入库时间、价格以及质量层次等。

登录功能的实现操作简单，企业用户只需要在显示界面输入登录口令即可，正确填写用户名、密码以及验证码就可以进入操作管理系统。用户一旦完成系统登录，就可以在相应权限内对有关模块信息等进行管理和监测。

2.2 供应商管理设计及功能实现

供应商的管理首先应该包括新供应商有关信息的管理，在对供应商管理板块进行管理的时候，需要增加供应商的联系人名称、联系方式、所在地址等情况，同时，这一模块对供应商有关信息具有修改、删除以及查询等功能。具体功能实现如图2所示。

图2 供应商管理系统功能图

从功能图可以很清晰地看出，商品管理员登录系统以后，可以进入供应商管理界面，在这一界面可以完成新增供应商管理操作，在对新增供应商界面的输入信息进行合规性和准确性检查之后，就可以进行更新，增加新的信息模块。

2.3 商品管理设计及功能实现

实现商品的快速有效管理，是设计本系统的初衷和核心要素，对一个需要具备抵御风险能力的企业来说，利用本系统实现商品物资的精准管理是十分必要的。本系统在此模块设计了以下功能：商品的添加、商品的修改、商品的删除、商品信息的导入导出以及信息查询，同时还可以检索商品信息以及供应商的状态信息，具体功能图如图3 所示。

图3 商品管理系统功能图

2.4 入库管理设计及功能实现

入库管理模块主要对新进入库房商品的各类信息进行全面记载，这一模块的主要功能包括对进入库房各类信息的录入、修改等，同时可以对批量导入和导出的有关数据进行查询。如图4 所示。

图4 入库管理系统功能图

从图中可以看出，管理员登录入库管理界面后，可以实现四个方面的功能，即添加、修改、导入和导出。作为核心模块之一，从入库管理界面可以辐射新增入库界面、修改入库界面、系统显示导入界面以及浏览器显示下载界面四大板块，完成新增、下载、浏览、重置等一系列功能。

2.5 库存管理设计及功能实现

库存管理模块是本系统十分重要的一个部分，主要是对商品的库存量进行统计，根据统计的情况，对成本进行全面核算，以便对经营进行全面指导。功能主要包括对所添加的商品信息进行修改、删除等，同时对成本价格以及销售价格进行实时监测，具体情况如图5 所示。

图5 库存管理系统功能图

从图中看出，库存管理界面可以辐射四大板块，新增库存信息界面、修改库存界面、系统显示确认删除界面以及主界面显示查找后的结果，通过这四大板块，可以实现更新库存界面、更新主页面库存信息、更新库存信息界面以及价格搜索等功能。

3 系统测试

3.1 测试目的

对系统进行测试，主要是为了检验系统功能实现的准确性以及稳定性，判断有关数据的精确性。在进行系统测试过程中，如果发现存在问题，可以进行重新调试，包括对存在问题模块的有关程序进行重新检查和验证，通过修正有关程序后，确保有关功能和数据能够正常运行。

3.2 测试方法

常规的测试方法有许多种，本文主要采用单元测试、动态测试和黑盒测试相结合的办法对系统进行测试。

单元测试的核心是对所有模块进行测试，主要是对每一个模块的输入按钮、输入框以及显示页面进行逐一测试。这一测试方法可以将该系统的所有连接环节进行全面的检查和梳理，可以及时纠正连接功能环节存在的问题和故障特征。通过这一测试，企业用户可以避免出现功能连接失效等问题。

动态测试实际上是为了完成整个系统在运行过程中实时数据的动态检查和监测，尤其是对关键功能的运行是否符合企业用户需求进行全面检查。通过动态数据监测，可以将测试数据进行记录分析，同时与实际数据进行全面比对，通过比对得出系统的稳定性和效率情况。

黑盒测试主要是把研究对象看成一个盒子，在对系统内部结构和模块不清楚的情况下，有关人员根据所提供的功能特征，采用一些实际例子进行分析的方法，这种分析测试的特点主要是关注临界值，如果临界值发生错误，那么根据所采取的案例，可以对系统的边界值进行重新评估，通过多个案例分析，求出中间值，与理想值进行比对，最终提高测试效率。