优化文物藏品档案管理对博物馆工作的重要性

刘艳萍

摘 要：在我国悠久的历史中诞生了丰富璀璨的文化艺术。博物馆是研究历史、传承文化的重要场所。在保护、宣传、利用历史文化艺术的过程中，博物馆是十分重要的媒介。只有妥善管理博物馆中的文物藏品，才有可能确保文物藏品的安全性和展览陈列的高效率。文物藏品的档案管理工作在博物馆对文物藏品开展梳理、推动文物资源的维护管理等工作中有着重要意义。

关键词：档案管理;博物馆;优化

0 前言

随着我国社会经济发展和人民群众文化水平的提高，博物馆早已是我国文化输出的重要部分，对我国文化发展具有重要的促进作用。我国的博物馆总数稳居全球前列，藏品的数量更是不计其数，妥善管理博物馆的文物藏品档案是博物馆管理方面的重要部分。在互联网技术和大数据高速发展的今天，管理文物藏品档案的方法多种多样。尽管我国博物馆文物藏品档案的管理方法已有很大发展，可是依然存在很多管理方法上的问题，不利于文物信息的记录和维護，也会影响文物藏品的安全性。博物馆档案管理工作对文物管理方法和博物馆发展具有十分重要的作用，笔者在本文中提出了博物馆文物档案管理提升计划及方案，致力于提高文物藏品档案管理的工作质量。

1 文物藏品档案管理的具体内容

1.1 文物藏品的历史文献

博物馆中的文物藏品不但供人们参观，还具有深厚的历史价值，因为相关历史资料的丰富会让历史研究更具有实际意义。在管理文物藏品的过程中，必须对文物有关的历史文献和实际信息开展收集和填补工作，而且要进行科学的归类和记录，并统一管理。严格执行这样的工作流程才能够实现快速地对文物藏品进行等级分类，及时登账、著录和进库，确保信息的详细、有序。

1.2 文物藏品的评定记录

评定记录是文物藏品真实使用价值的重要凭据，必须对相关的评定记录开展收集和梳理工作，并妥善保存相对应的历史文献和评定的过程及结果。在开展档案梳理的过程中，文物评定工作组的构成人员应具备专业能力，才可以确保评定和审批的过程中更具专业性，评定工作人员在评定审批的过程时要秉持技术专业核心理念，严格执行自身岗位职责，对文物的时代、真假、级别等进行详尽记录。管理者需将这些信息分类整理后进行档案归档。

1.3 文物藏品档案管理记录

文物藏品进库以后必须进行相对应的管理档案记录。文物藏品在入馆以后，必须严格依照有关要求开展维护和修补工作，还要按时维护文物藏品，文物所需的特殊温度和环境湿度等信息都需要详细地记录下来。工作人员在维护文物时需要备案，确保文物藏品的安全，一旦发生文物毁坏的状况要立即汇报、及时采取措施。

2 博物馆文物藏品档案管理存在的不足

2.1 档案管理缺乏新技术应用

档案管理的工作中，互联网信息技术的应用可以大大提高档案管理的质量和效率。可是现阶段许多博物馆的档案管理工作中并没有应用这些先进技术，仍然选用传统的文物档案管理方式，达不到网络时代对文物档案管理的要求。缺乏对新技术的应用会影响到档案管理工作的总体实际效果和品质，不利于对文物藏品的档案信息进行更精确的归类和更有效的管理。

2.2 管理机制不全

外部环境对文物藏品档案的管理方面影响很大，针对我国情况分析，文物藏品档案管理存在下列三个方面的问题：首先，没有创建专业、系统的文物藏品档案管理机构。现如今全国各地相继建立了5000多家博物馆，各个博物馆中的藏品总数也在不断增加。管理方面均由各地政府承担，这种模式在文物维护工作中产生了阻碍，没有技术专业的文物藏品档案管理机构就无法创建标准的文物藏品档案。其次，绝大多数博物馆是非营利组织，这使博物馆的运营资金基本依靠政府部门拨款，这让部分博物馆的维护保养管理方面无法全方位进行，也造成文物藏品档案管理工作无法顺利进行，这是博物馆文物藏品档案管理工作上的较大阻碍。最后，每一个博物馆的标准不一样。相比于大中型博物馆，中小型博物馆由于藏品少或是藏品价值不高等原因不被重视，造成博物馆针对文物藏品档案的管理方面也欠缺足够的重视与技术、服务支持，不利于文物藏品档案的创建和管理。

2.3 外部管理工作不足

文物藏品档案管理在外部管理方面存有下列问题：首先，复合型人才的缺少。除了大中型博物馆具有技术专业的文物藏品档案管理工作人员以外，绝大多数博物馆都缺乏相关的专业工作人员，甚至许多博物馆文物藏品的评定、备案、修复等工作全是由一个人承担，这也严重阻碍了文物藏品档案管理工作的顺利开展。其次，文物藏品初始原材料搜集不详细。由于没有统一的原始材料，在搜集材料的过程中常常草率收场，过于简单化工作内容。这违反了博物馆藏品管理相关条例的要求，使文物藏品的原始材料太过简易，无法产生合理的数据信息收集，对文物藏品档案管理工作导致了负面影响。最后，文物藏品档案没有标准、统一的规范，全国各地博物馆的文物藏品档案质量差别非常大，有的内容详尽、事实论据充足，有的原始材料简易，这导致各馆之间无法共享资源，进行沟通交流和参考。而评定规范的内容主要是架构和文件格式，没有规范的架构和文件格式，也让文物藏品档案的管理工作无法进展顺利。

2.4 文物档案利用率仍需提高

文物档案利用率需要得到提高，博物馆应对档案信息的智能化、信息化进行分析利用。虽然绝大多数博物馆在发展过程中都创建了官方网站等信息沟通交流和推广的系统服务平台，但发展现况和执行的实际效果没有达到预估的总体目标。大多数基层博物馆的网址信息量不够、内容不足、方位不全，一般是对博物馆的详细介绍，或是对某些文物或展览的介绍等。网站建设过于传统，欠缺对大众的吸引力，无法激发人们的兴趣，影响了参观频次，点击访问量也较低，无法充分发挥出文物档案信息资源的使用价值。

3 博物馆文物档案管理提升计划方案

3.1 创建翔实细致的文物藏品档案

博物馆的工作人员在对文物藏品开展原始建册时，理应在一开始就对文物藏品的有关信息进行详尽的记录，为档案的管理奠定扎实的基础。在文物藏品建册过程中，要依照我国文物藏品建册的规范和统一序号开展建册工作，才能确保文物藏品信息的一致性和全国各地博物馆文物藏品建册序号的统一性，便于文物藏品开展配制和展览。博物馆中文物藏品的得到方式一般有征选、捐助、挖掘等几类，针对不同方式入馆的文物都需要详细记录，才能便于以后开展管理工作，另外也为后续进行文物的科学研究工作奠定基础。

3.2 健全严格的文物藏品管理方案

博物馆中的文物管理涉及好几个行业，在管理文物的过程中涉及很多必须进行记录的内容，评定记录、收藏记录、等级划分、拓片、检测报告等都是文物藏品档案管理信息的重要部分。在管理档案的过程中要健全文物藏品管理方案，根据管理方法对文物进行合理统筹。管理方案的创建可以确保档案管理工作人员和实际操作工作人员在管理方法和实际操作的过程中进行合理规划，避免错误操作，更能降低管理时的主观性、随机性。文物藏品管理方案还可以进一步应用信息化技术和网络科技，提高档案管理的质量和效率。

3.3 建立合理的人员及设备配置

在档案管理优秀人才缺少的问题上，博物馆要及时将工作人员配置汇报至上级领导管理机构，同时积极招募文物档案管理专业的优秀人才。

在维护设备仪器的工作中，应当完成对文物存放工作及相对的档案管理要求，防止文物由于储放环境问题发生损害。文物档案管理工作还必须在组织架构方面开展精细化管理。过去针对文物类型的区别不够精确，大、中型器皿和小物件杂类等类型诸多，所需档案管理工作人员总数繁杂，无法进行合理的工作人员配置和调节，要在档案核查及其排查效率上达到新规范、新高度，才能进一步完善管理方法。

3.4 按时对管理者开展学习培训

档案管理工作人员的工作能力对档案管理的整体质量有重要影响，因此在日常工作时要重视对管理者的学习培训。在学习培训的过程中要对档案管理的方式、档案管理核心理念以及信息技术的实际操作开展学习。另外，要重视提高档案管理工作人员的技术专业管理能力和安全防范意识，降低因文物藏品档案管理工作中的疏忽而导致的损失。

3.5 充分合理地运用信息管理方法技术

信息技术可以大大地提高档案管理的效率，确保档案管理的精确性，博物馆文物档案管理的建立过程中要充分利用信息管理技术。在引进信息技术时要充分利用现有资源，分配项目资金进行档案管理信息系统的创建。另外，要提高信息管理方法技术的应用和管理能力，还应该进行数字化档案管理方式的学习培训，避免档案数据信息的遗失，进一步提高档案管理工作的效率和安全系数。

3.5.1 做好档案数字化的早期准备

文物收藏品档案数字化管理措施之一是做好档案数字化早期准备。一是要做好早期调查。对数字化档案资料目标开展调查分析、把握标准和对技术性能量的分析等，为之后的档案数字化工作打下基础。对数字化档案资料的总数、种类、时代、全宗、现况等情况开展数据分析，制定数字化实施方案，明确数字化需要的资金和物力资源。二是制定规章制度规范工作流程。依照《纸质档案数字化规范》《录音录像档案数字化规范标准》等要求，制定数字化档案资料考评、工程验收标准规范。三是要制定档案数字化监管步骤，如定编《档案数字化案件材料交接表》《数字化生产加工文档验收表》等，健全岗位工作职责、保密管理制度。四是要分析技术性能量。档案数字化工作内容多、时间长，根据分析判断档案数字化需要的电子计算机、信息技术等技术性能量，创立专业的档案数字化组织，配置技术专业力量，拨款项目资金。博物馆应提供专业的、相对单独的办公场地，分配专职人员做好档案数字化过程中的提档、备案、拆卷、网页页面整修、图像处理、工程验收等，尤其是要做好数字化过程中档案资料进出库房的管理，避免档案丢失、信息泄漏等。

3.5.2 实行云储存和云服务器

文物收藏品档案数字化管理措施还需要实行云储存和云服务。在档案资料数据化管理过程中，根据云计算技术，档案管理工作人员要积极主动地使用云储存和云服务器，改正传统式档案管理工作上的缺点，保证档案管理工作可以迅速完成发展转型。实际工作过程中，档案管理工作人员要有效设定云存储服务器，提高数据处理方法工作效率。除此之外，根据云服务器的互动特点，档案管理工作人员应让档案资料中的公共数据具有较高的传递性，推动多元服务项目的产生。

3.5.3 创建和健全文物档案资料信息化网上平台与共享资源体制

博物馆应搭建比较详细的信息化网上平台，依据具体的情况创建和健全统一的数据库管理和信息共享资源体制，方便文物相关资料信息的查看、检索等，提高各单位间的沟通交流与协作，加强信息资源的互通，实现资源共享，合理地发挥文物档案管理的使用价值。

3.6 提高文物档案管理工作中的安全防范意识

新媒体技术的发展和应用为文物档案管理工作提供了更丰富的管理方式，可视化工具创新了有关信息材料的获得方法，提升了文物档案管理的质量和效率。可是，新媒体技术的发展和应用也加大了文物档案管理中的安全隐患，博物馆必须搭建文物档案数字化、信息化管理方法安全防护系统软件，提升文物档案管理的安全系数。管理者要按照标准实际操作，提高安全意识，制定有效的安全管理制度，提升技术管理能力。另外，应该利用有效的木马查杀来提高文物档案管理安全系数，不断学习文物档案安全管理的最新知识和技术，形成严谨的安全实际操作观念。应用一台或几台服务器虚拟机，根据电脑硬盘、云储存等多种方法进行信息的储存，做好文物原始记录的扫描和储存工作，防止文物档案管理信息内容丢失。

4 结语

我国的博物馆数量从起步时的屈指可数，到现在的有204家国家一级博物馆、455家二级博物館、565家三级博物馆以及数量更多的基层博物馆，规模发展快速。可是由于发展时间不长，博物馆的文物藏品档案管理工作中还存在部分问题。伴随着科技与经济的发展，人民群众及社会各界对历史和博物馆也更为关注。做好文物藏品档案管理工作，在对维护历史文化遗产、传承文化精粹、推动我国精神文明基本建设上都具有十分长远的实际意义。笔者对博物馆文物藏品档案管理的实践活动提出了一些建议，以期提高我国博物馆文物藏品档案管理的水准。

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