信息化技术在企业人力资源管理中的应用

黄小梅

（江西省地矿测绘院，南昌 330030）

0 引言

信息化人力资源管理的基础是信息量巨大、运转迅速的硬件以及先进的、前沿的信息技术软件。相关工作人员应通过灵活运用最新的信息化人力资源管理理论与知识，有效利用企业内外的各种人力、物力及财力等资源，完成人力资源管理的使命［1］。

1 企业人力资源信息化的含义及内涵

1.1 企业人力资源信息化的含义

企业信息化指的是企业通过应用包括网络以及计算机等在内的现代化技术，开发及利用资源来提高决策、管理、经营以及生产等的水平及效率，从而不断提高企业的市场竞争力以及经营效率的过程。企业的信息化可以分为3 个层次。第一，手工处理自动化。相关工作人员通过应用信息技术，采用计算机自动处理的方式来代替一些原来需要公共处理的工作，从而明显提高工作质量及效率，进一步控制处理成本，但是这一阶段的信息化层次不高，信息技术自身的潜力没有得到充分发挥。第二，基于信息技术的组织再造及企业流程的重组。相关工作人员采用信息技术重新设计企业的原组织结构及业务流程，删除非必要的环节，采用并行处理代替原本的串行处理方法，并采用网络技术以及共享数据库等方式来进行异地协同工作等。第三，基于信息技术的战略重定位以及管理模式的变革。相关工作人员可采用战略性应用信息技术，实现企业管理模式的变革，并对企业进行新的战略定位，以取得战略优势。

企业人力资源管理信息化建设就是企业在人力资源管理过程中，利用现代化技术以及人力资源管理信息进行深入开发，使企业的人力资源决策及管理水平与效率不断提高，使企业竞争力以及整体效益不断提高的过程。由此可见，人力资源管理信息化过程是一个从局部到整体、从内部到外部、从简单到复杂、从信息技术到管理的一个不断发展的过程。

企业人力资源管理信息化主要包括两个方面：一是管理内容信息化，二是管理手段信息化。管理内容信息化就是要侧重信息资源的管理，为基层管理人员提供任务信息，为中层管理人员提供战术信息，为高层管理人员提供战略信息；管理手段信息化则是通过信息技术来发挥管理职能，从而给企业带来更强活力［2］。

1.2 企业人力资源管理信息化的内涵

人力资源的信息化管理并不是单纯在人力资源管理中应用信息技术，而是对工作资源与工作方式进行改进，对管理理念进行更新。企业人力资源管理部门除了要缩短行政事务处理时间，重新定位人力资源部门的角色，还要规范建设人力资源管理体系，整合企业资源，实现人力资源价值，提高企业价值，才可能成为企业的战略合作伙伴。企业人力资源管理信息化不仅可以带来使沟通渠道更加畅通、优化业务流程、提高效率、降低企业管理成本等有形的改变，还可以带来无形的改变，如让员工更加满意，形成全新的企业面貌、给员工及企业提供增值服务以及实现企业核心价值观等。

实现企业人力资源管理信息化并不是要用机器代替人的所有工作，而是通过信息化管理人力资源，对企业的管理内容以及管理方式进行不断改进，进而实现企业利益的最大化。具体而言，可实现企业人力资源管理的信息化，以获得以信息为基础，保证计划的合理性以及科学性，同时还可以结合环境变化来灵活求证，从而让组织适应环境的变化。控制职能尤其是事前控制可以发挥更大的作用，能及时反馈并纠正各种误差；指挥路线从以往的从上而下的单向指挥增加自下而上的反馈，形成双向指挥，可及时反馈指挥效果，提高部门交流的便捷性与效率。

2 企业人力资源管理信息化建设的内容

企业人力资源管理信息化的内容包括了企业内部人力资源管理的各个方面，但从整体上来看，可以分为以下6个部分。

2.1 组织机构及岗位管理

相关工作人员应在系统中储存定员情况、组织机构以及岗位设置等情况，加强管理及维护，并统计、分析各阶段的企业组织机构、岗位设置以及定员情况，为工资计发、员工配置等工作奠定基础。在企业过渡时期，单位面临人员重新安排问题、拆并问题，通过信息系统可以比较方便地统筹各种工作，减少误差。单位的改革需要循序渐进，不能搞一刀切，因此会面临新老过渡的问题，将信息化技术应用于单位的改革中，可以很好地简化新老衔接。

2.2 辅助决策人力资源规划

企业人力资源管理系统可以模拟比较、运行分析企业组织结构及工作人员所编制的各种方案，采用直观的图形来对管理人员作出最终决策，并分析过去及现在的人员成本，预测将来的人员成本，基于企业资源计划（Enterprise Resource Planning，ERP）集成环境来为企业分析成本提供依据。同时，该系统还可以制定职务模型，其内容涵盖职位要求、升迁路径以及培训计划等。此外，该系统可基于担任相关职位员工的条件与资格，提出相关培训建议，当发生职位变动或者机构改组时，该系统可以提出相关升迁建议以及职位变动建议。

2.3 招聘管理

企业最为重要的资源就是人才，一个企业只有拥有优秀的人才，才能在市场竞争中获得比较大的竞争力。招聘系统可以从以下几个方面着手：第一，在管理招聘过程中，对招聘过程进行优化，从而减少工作量；第二，可以科学管理招聘成本进而控制招聘成本；第三，提供辅助信息以确定聘用人员的岗位，为企业挖掘人才资源提供帮助［3］。

2.4 工时管理

相关工作人员可以以本国或者当地的日历为依据，对工作人员的作息时间表以及企业的运作时间进行安排，并通过远端考勤系统，在主系统中记录工作人员的实际出勤状况，将与奖金及薪资相关的事件数据导入成本核算及薪资系统中。

2.5 工资核算

企业可以根据不同工种、不同部门、不同地区的不同薪资结构以及相应处理流程来制定相应的薪资核算方法。并与其他模块结合，自动根据要求对薪资结构进行调整，对相关数据进行计算，及时更新，动态化核算员工薪资。

2.6 差旅核算

企业在人力资源管理信息化建设时，对差旅申请、批准以及报销等的整个流程进行自动控制，经集成环境在财务成本核算模块中导入核算数据。

3 企业人力资源信息化的建设步骤

3.1 形成数据流意识，对数据流程进行分析

传统的人力资源管理需要管理人员长时间从事各种繁杂的事物，而信息化管理首先就是要将管理人员从这些事务性工作中解放出来，超乎于具体的业务操作，根据数据流的增减、形成以及变化趋势来对人力资源管理工作的各个环节进行分析。这项工作的直接成效并不明显，但确实是信息化管理的前提，且深度分析会对后期的工作效率以及信息化管理方案的成败造成直接影响。

3.2 形成数据模型

人力资源管理业务包括招聘、劳动合同管理、考勤、绩效评估、调动、薪金制度以及培训等。从数据流角度来看，人力资源信息流动于各个模块，完成的是以人为中心的管理工作，形成历史数据流以及当前数据流。对数据流进行充分分析后，企业可借助数据库原理，建立涵盖社会关系、教育培训、工作分配、劳动合同以及人员信息库等子集在内的数据库。同时，企业在建立数据库模型时，要结合实际工作，达到三范式以上的约束标准，尽量控制冗余项，从而提高模型的可靠性、稳定性［4］。

3.3 选择eHR 系统

企业在选择自己的eHR 系统时，要综合考虑产品价格、服务水平、供应商实力、方案可行性以及系统功能。对于前3 项，企业可以根据经验进行判断，对后两项需要合适的标准进行指导，从而选择出合理的eHR 系统，具体见图1。

图1 HR 系统图示

3.4 使用eHR 系统

企业在使用eHR 系统之前，要先充分且客观地评估自己，了解当前自身在人力资源管理方面所处的阶段、引入管理咨询的需求度以及实施eHR 系统的预算等，确定eHR 系统的边界与范围。一方面要立足于企业的实际情况，不能一味追求时髦，要做到量体裁衣，通过准确的自我定位来制订最为合适的方案；另一方面要充分考虑eHR 系统是否能提高HR管理层次，不能仅局限于满足HR管理需求［5］。

4 结语

当前我国的企业管理还处在不断摸索阶段，企业人力资源管理的信息化发展还有很长一段路，就入职培养以及人力招聘等方面都要借鉴大型成熟企业的管理经验，同时与自身情况相结合进行相应调整。对企业中的人力资源管理部门来说，每一次改变的目的都是要做更好的自己，因此人力资源管理工作任重道远，相关工作人员需要在不断地学习、探索过程中完善自己存在的不成熟部分。