融媒体时期的档案管理信息化

2021-09-16侯清杰

理论观察 2021年4期

侯清杰

摘要：“档案”本质上而言是指社会活动中形成的各种具有保存价值的原始数据，确保档案管理工作的规范化开展不仅为行业转型升级提供了规划指导，与此同时在提升行业市场竞争力、提高档案利用价值等方面也发挥了重要性作用，是现阶段保障行业可持续发展目标实现的重要保障。在融媒体时代背景下，信息数据的飞跃式发展为行业发展注入了新动力，在档案管理中加快档案管理信息化建设对于全面提升档案管理整体水平而言具有重要意义，为此本文主要系统化剖析了融媒体时代下档案管理信息化建设意义，就建设问题的有效性处理对策展开了深入探讨，以便于保证档案信息资源共享效益的最大化。

关键词：融媒体时代;档案管理信息化;建设意义;建设路径

中图分类号：G212 文献标识码：A 文章编号：1009 — 2234（2021）04 — 0100 — 03

引言：融媒体时代下，传统媒体（广播电视）作为社会舆论导向机构，档案管理工作质量和效率从某方面来讲不仅关乎媒体经济效益，与此同时还是影响社会效益的重要因素之一，确保档案管理的高效化则是现阶段行业转型升级的重中之重。就目前来讲伴随社会网络化、数字化的快速化发展，“三个走向（走向依法管理、开放、现代化）”是习近平总书记基于融媒体时代下提出的传统媒体档案管理转型方向，管理信息化建设工作的规范化开展在一定程度上为行业发展注入新动力的同时，也为社会各方面提供了独具特色的信息化服务，为信息资源的有效传播和共享创造了良好条件。

一、融媒体时代下档案管理信息化建设意义剖析

在经济快速化发展和科学技术不断进步的大数据时代背景下，现代化先进技术的有机整合从某方面来讲为档案信息远程传输和社会共享的完整服务体系的构建创造良好条件的同时，若相关企业在档案管理仍采取传统化人工检索的模式，势必在消耗企业资源、增加企业运营成本的同时阻碍了企业的转型和升级，因此为响应时代号召，加快档案管理信息化建设工作现已迫在眉睫。从某方面来讲，档案管理信息化建设是一项系统化转变工程，自2014年被提出后社会各界对档案信息化建设工作的关注度也在不断提高，与传统依靠手工检索模式相比，档案信息化建设工作的规范化开展表现出了如下优势：

（一）有利于提高企业办公质量和效率

在以往档案管理中，面对传统媒体产生的大量信息资料，人工作业管理手段的实施在增加了工作量的同时也极易导致资料漏写、漏抄等问题的发生，档案准确性大打折扣的同时也不利于行业的转型和升级。伴随社会网络化、数字化的快速化发展，借助信息化管理平台进行档案管理，在一定程度上不仅有效简化了管理工作流程、降低了管理工作量（文件资料的收集、储存、分类、统计和查阅），与此同时还避免了大量人力、物力、财力资源的损耗，对于全面提升档案管理工作时效性、准确性而言也具有重要意义。

（二）有利于提高档案的再利用价值

档案作为重要的原始数据资料，由于传统信息资料大多是纸质媒介，在查阅时部分文件需要靠邮政系统进行传递，不仅传递时间较长且还增加了档案丢失概率，在影响信息利用价值的同时也不利于行业的转型和升级。现阶段在档案管理信息化建设过程中，传递的文件主要为电子文档，信息需求用户可登陆信息数据库下载所需文件，在打破传统信息传递时间和空间限制的同时还显著提升了文件传递信息的安全性、时效性，并由此全面提升了档案的再利用价值。

（三）有利于提高信息查阅的便捷性

从某方面来讲在传统档案管理过程中，企业信息从某方面来讲无法做到信息共享，大量信息限制在增加信息管理成本、导致信息资源浪费的同时也无法给予用户舒心的服务体验，给行业整体发展造成了极为不利的影响。不同于纸质档案服务形式的单一化（收集、整理、鉴定）和收集过程的繁琐化，在融媒体时代下将现代信息技术合理化应用于档案信息化管理，管理工作实现了从“案卷级、单途径、对档案外部特征管理”到“文件级、体系管理、內外部特征合并管理”的转变，传统档案管理形式与格局被打破的同时借由新媒体档案信息管理的高速化、开放性等特点，不仅显著地提高了信息查阅的便捷性，与此同时通过与其它企业建立互联的信息系统，为真正资源共享目标的实现创造了良好条件。

（四）有利于保证信息保存的安全性和完整性

相比传统化纸质资料，电子管理档案最显著的优势在于储存时间的久远性，因此在融媒体时代下保证档案管理信息化建设工作的规范化开展，对于提高信息保存安全性和完整性而言具有重要意义。纸质载体在很大程度上，保存时间取决于纤维素性质和保存的外部环境，在某些恶劣环境下纸质资料信息破损和丢失问题给企业发展造成了十分不利的影响，反观在大数据时代下，借助现代化信息技术手段来整理电子文件，不仅有效地提高了查阅便捷性，与此同时电子文档受外界影响程度相对较低，具有很强的稳定性，融媒体背景下档案管理工作人员通过量馆藏电子信息资料直接挂接到档案网站，并通过及时的进行档案归档，计算机储存、备份，由此在保证储备安全性和完整度的前提下，提高信息储存安全性。

二、融媒体时代下档案管理信息化建设现状剖析

（一）档案信息化管理中技术性人员缺失

不同于其它档案资料，传统媒体档案由于涉及声像视频资料格式转化和数字化信息转化，在管理时需要专业技术人员进行操作及管理，目前来讲在档案管理信息化建设过程中，从事传统媒体档案管理的人员虽然具备档案管理的专业素养和经验，可由于专业能力的欠缺在影响整体管理質量和效率的同时也阻碍了行业的转型和升级。对于传统媒体而言，在大数据时代下档案管理工作的实施往往需要专业技术人员借助软硬件平台，在确保信息采集、保持、量化和编码作业有效落实的同时对其进行数字化处理，在管理工作从“案卷级、单途径、对档案外部特征管理”到“文件级、体系管理、內外部特征合并管理”转变的时代下，企业对档案管理工作人员的专业能力也提出了新要求，工作者信息技术操作熟练度不足、技术应用技能偏弱等问题的存在，不仅增加了管理工作难度，档案完整性也由此受到了一定影响。

（二）原始数据资料损失现象较为严重

原始数据作为行业转型和升级的重要战略指导，数据完整度以及信息利用率的高低是影响行业可持续发展目标能否达成的重要因素。传统媒体机构自成立初期，由于行业技术更迭速度较快，以往信息资料丢失问题较为严重的同时不仅不利于行业的成功转型升级，与此同时对媒体社会导向作用的发挥也造成了一定影响。在大数据时代来临前，传统媒体影视资料和信息存储媒介主要是磁带、钢丝带、半导体、胶片等。由于儲存媒介极易受到外界环境的影响，显著增加了保存难度，此外再加之在行业发展中，需要经常查阅相关资料，虽然目前我国传统媒体建立了完善的档案管理平台，可由于“重建设轻使用”理念的存在，档案信息化管理工作形式化问题较为严重的同时资料信息利用率也始终处于低迷化状态，信息建设效能也由此受到了一定影响。

三、融媒体时代下档案管理信息化建设问题的优化处理对策

（一）确保档案信息管理人员树立正确的信息化管理意识

档案管理工作人员作为档案信息管理工作的实操者，自身档案信息化管理意识的强弱从某方面来讲，是影响管理工作质量和效率的重要因素。从某方面来讲“档案管理”是企业管理体系中的重要一环，在融媒体时代下为确保高质量管理目标的实现，传统媒体机构需首先提高管理人员的选拔标准，确保聘用者职业素养、专业能力和计算机操作水平均满足管理工作的标准化要求，并通过加强与高校的合作交流来引入与之相关的专业人员，由此在保证管理团队专业性的同时为后期各项管理工作的高效化开展创造良好条件。就目前来看为不断增强管理人员的使命感、责任感，当前传统媒体机构还要建立健全完善的培训机制、考核制度，通过加强对管理者的再培训、再教育，以便于在强化档案管理者信息化档案管理理念的基础上打破固有档案信息管理模式，由此为后期各项工作的高效化实施提供保障。除此之外档案管理者专业能力水平的强弱在一定程度上，是影响档案管理整体成效的决定性因素，为此传统媒体机构还要结合新媒体发展趋势，在明确群体需求的基础上对管理手段进行不断革新、对操作规范进行统一规定，以便于在约束管理者管理行为的前提下通过多种方式来强化他们的业务能力，最终保证了信息资料价值的最大化发挥。

（二）不断提高档案信息化管理技术水平

就目前来讲，在融媒体时代下传统媒体在档案信息化管理中，信息化水平的高低是影响管理工作成效的重要因素之一，换言之为改善当前整体管理现状，不断提高档案信息化管理技术水平现已迫在眉睫。新媒体背景下档案信息化建设工作开展过程中，全面数字化技术水平是档案信息化管理基础建设工作的重中之重，就目前而言为保证信息化建设目标的达成，首先传统媒体需对管理技术进行不断更新，在保证储存格式和设备（计算机、路由器、扫描仪等）先进度的前提下确保各项工作的高效化实施，与此同时为便于管理以及提升与用户之间的衔接性，当前在融媒体背景下传统媒体还需要在信息化建设过程中引入大量资源、资金和人才，以便于在保证系统软件开发和完善工作规范化实施的同时建立起一个庞大的数据库，由此在保证档案中心目录数据化的前提下全面提升数字化档案管理媒介的交互性，最终为行业的转型和升级创造了良好条件。经调查在以往信息管理中，档案信息来源不清晰以及统一标准化格式的缺失，是影响信息化管理工作质量的重要因素，故此为避免出现“信息孤岛”，在档案信息化管理时管理工作人员需根据信息来源对其进行系统化分类，之后通过建立健全完善的统一化标准管理体系来讲信息数据化，并通过采取“双套制保存”的方式，结合当前融媒体时代下行业转型升级发展要求，对档案管理形式进行不断调整，借由“上网信息加密储存”来全面提高信息的安全性。

（三）建立健全完善的档案管理规章制度

在档案信息化管理中，管理目标达成的重要前提是管理规章制度的标准化和规范化。不同于其它企业管理，传统媒体档案信息化管理从形成到归档中间的环节构成较为复杂，因此在一定程度上管理规章制度的缺失在影响管理工作有效落实的同时也不利于行业的转型和升级。就目前来讲在档案信息管理制度完善过程中，传统媒体机构除了要秉承“合理化、科学性以及契合性”的原则外，与此同时还要保证制度具有一定的可操作性、便捷性和指导性，由此在对各项管理工作进行有效约束的同时推动档案的标准化、信息化。就目前来讲在融媒体时代下，传统媒体机构在构建档案管理服务体系时，为保证体系应用效益的最大化发挥，机构需做好如下工作——安排专门档案管理员来收集和分类各类材料，将整理后的资料及时上传到档案室的共享平台中;制定相关制度来规定档案管理部门、使用部门与形成部门的权责，保证彼此之间的相互监督和管理;建立完善的电子档案管理标准化制度，保证管理工作顺利实施;完善企业考核指标，做到责任到人。

四、结语

总的来说，在融媒体时代下，现代化信息技术手段的不断发展和广泛应用，在全面提升行业的市场核心竞争力的同时，也为行业转型升级注入新动力。档案作为企业的原始数据资料，档案管理工作的高效化实施有利于促进行业自身长远发展，故此为改善当前管理现状，加强对档案管理人员的培训力度、不断提高档案信息化管理技术水平以及建立健全完善的档案管理规章制度，现已迫在眉睫。