关于专项档案规范化管理的新思考

2021-09-16宫本莲

探索科学(学术版) 2021年8期

宫本莲

丹东市自然资源事务服务中心辽宁丹东 118000

引言

在社会进程中经常发生重大事项或专项工作,随着专项工作和重大事项的发生,会产生大量文字资料形成专项档案。专项档案应当根据分类严格管理,保证档案文件的完整度和真实性,建立管理标准展开规范化管理,为档案后续应用和价值挖掘奠定基础。因此针对专项档案的规范化管理研究具有现实意义,有利于提高档案管理工作的科学性。

一、专项档案管理的问题

(一)征集渠道单一

目前专项档案管理存在征集渠道单一的问题,由于征集渠道单一造成档案完整性受到影响,很多资料未能及时归档。在项目进行过程中,流程复杂繁琐,极容易出现疏忽造成资料文件丢失,档案文件不完整。但在项目进行期间,档案管理工作并未落实到具体的部门身上,部门员工对档案管理责任意识不高,缺乏档案整理意识,容易出现档案丢失问题。

(二)档案管理标准不统一

专项档案管理工作中,档案管理标准并不完善,虽然规定了档案归档的模板和标准,但并未严格执行,很多文件和模板不符,格式不正确。档案管理人员并未及时整理,直接将文件放入档案中,影响到档案的规范化管理。档案管理标准也存在不统一的问题,不同地区、不同项目的档案标准不统一,很难实现跨地区或跨项目的档案管理。

(三)缺乏质量监管

档案归档后并未注意对档案的质量监管,很多档案管理问题并未得到及时发现和纠正,档案管理人员没能及时意识到管理不规范问题,造成管理不规范长时间存在,不利于规范化管理。针对档案的质量管理较为粗泛,大多核对编录和分类情况,对于档案规范性和管理标准并未关注,很多档案缺失也未能发现。质量监管未形成长效机制,未能全面覆盖档案整体。

(四)信息化建设水平不高

目前档案信息化建设逐渐完善,信息系统和电子档案建设已取得初步成效,但部分档案仍然需要人工扫描档案或录入档案,再上传至信息系统中,增加了档案管理的工作量[1]。且档案室信息化设备不足,监控系统存在死角,未能对档案室温湿度展开监控。由于信息化建设水平不高,影响到档案室的一体化管理,对于档案的二次利用也不充分,很难快速通过信息系统找到目标档案。

(五)忽略管理人员培训

传统档案管理被认为是简单的工作,档案人员长时间忽略自我学习和成长,自身素质水平落后于档案管理工作发展,档案人员没有坚持学习档案管理知识,难以满足规范化管理要求。同时缺乏对档案人员的培训工作,忽略了档案人员的专业成长,由于缺乏专业档案管理知识,自然难以满足档案管理规范化发展需要。

二、专项档案规范化管理的重点

专项档案大多为社会专项活动,具有社会性、综合性和阶段性的特点。通过档案记录项目全程,能够客观评估项目开展的成绩,总结开展项目的经验,对于未来我国经济发展和社会进步有重要历史意义。档案包括重要会议记录、实施方案、实施过程记录、作业单位、验收报告等重要文件,是明确责任、问题分析的重要依据。现阶段专项档案管理还存在一定程度的误区,认为档案管理工作为事后总结,完整收集资料即可,但档案资料具有重要的保存价值和记录价值,涉及到多个领域,在总结经验、社会发展等研究中有重要价值[2]。因此需要保证档案管理的科学性和规范性,保证档案资料得到完整保存。需要从档案征集、归档管理、质量监控以及档案人员等不同层面展开规范化管理,提高档案管理的完整度和规范性,为档案二次利用奠定基础。

三、专项档案规范化管理的对策

(一)完善档案征集渠道

专项档案管理为了保证档案资料完整性和规范性,需要完善征集渠道,有序开展管理工作。要求相关部门建立协同管理机制,要求全体相关部门一同参与档案管理,形成联动效应,将档案资料整合起来,提高档案完整度。为了完整呈现项目全程,档案馆也应面对群众开放资料征集渠道,让广大群众参与到档案管理中,提供更多元化的资料,包括视频、照片、物品等,充实档案内容。对档案征集工作建立规范程序,要求跟随项目的开展,进行全生命周期的档案征集。在项目开始到结束,均需要对应的部门做好档案整理工作,将整理好的档案完整封存,及时传递给档案部门,保证资料的完整度。

(二)完善档案管理标准

首先需要完善档案管理标准,明确详细的标准内容,展开标准化管理。明确档案资料纸质版和电子版的格式,由对应的部门整理提交,并做好责任签字,经过管理人员审核后才能保存至档案中。明确档案人员存档的程序和标准,要求档案人员按照规定严格执行。由2名以上管理人员核对确认后,签字存档,确保档案资料规范完整。其次对调取档案、修改档案等作出明确规定,要求管理人员严格制定程序,经过逐层审批和记录后才能调取和修改档案。电子档案也需要经过申请审批后,确定查阅档案的范围和权限,才能翻阅电子档案。所有查阅和修改信息均要完整记录。最后要求管理人员组建档案质检小组,定期或不定期对档案管理质量展开考核,按照档案管理标准进行检查,将检查中发现的问题第一时间指出,进行修补整改。并围绕问题对管理人员展开培训,指出管理人员的问题。对于反复指出问题不整改的管理人员,停职学习。

(三)建立PDCA质控模式

对专项档案建立PDCA质控管理模式,通过制定质量控制标准,展开全过程质量控制,持续性改进档案管理质量。以档案管理标准为基础建立质量控制要求,明确对档案管理质量的要求,对档案管理全过程展开管理。严格检查档案资料是否含有签审人员签字;资料格式是否规范;文件是否符合模板要求;档案完整程度等情况。详细检查档案编录、分类等情况,有问题立即整改[3]。针对质量管理发展的问题,对档案管理规范予以完善,调整档案管理标准。不断优化档案管理规范和管理质量。在PDCA质控模式下,要求档案管理过程中,需要在交接环节做好核对和验收,严格检查档案质量。对于重大专项档案需要进行多次审查,务必保证档案管理的规范性和完整性。验收是质控的关键,尤其是财务验收,务必以批准文件为依据,仔细核对发票和合同等资料,严格审查资金是否到位,预算执行情况等,保证资料内容有据可依,档案文件完整。

(四)积极开发档案信息系统

目前信息管理系统逐渐建设完善,让档案管理信息化进程得到推进。未来还需要进一步丰富信息系统的功能,提高信息系统的实用价值,并建立物联网,将信息系统和扫描系统、门禁系统、传感器等建立连接,各系统的数据均能第一时间传递至信息系统,形成一体化管理。如门禁系统人员数据、进入档案室数据等传输至信息系统,信息系统自动生成权限人员名单,档案室进出入情况。监控系统监控视频自动传输至信息系统中,一旦发生档案丢失等问题,可以通过查阅监控视频查找档案位置。另一方面,优化档案的查询功能,积极借鉴其他网站的查询程序,优化查询功能,丰富档案查询的关键词。可以通过查询档案项目、日期、负责人、关键词等内容查询档案,更有利于档案的二次利用。此外也可以积极和相关单位建立合作,对公开档案建立联网查询,满足档案异地查询功能,能够方便档案的二次利用。

(五)加强安全化建设

专项档案管理要高度重视安全化建设,不断完善安全管理漏洞。随着电子档案逐渐建设完善,对电子档案的安全管理成为重中之重。因此一方面,对档案室安装无死角监控设备,并展开24h电子监控,升级门禁系统,使用指纹解锁或面部解锁等先进系统,避免钥匙丢失等安全问题的发生。录入有权限人员的指纹或面部信息,使用智能化门禁系统,保证档案室的安全,并记录档案室进入人员。安装消防系统,一旦发生火灾事故能够第一时间灭火,保障档案资料安全性。使用空调系统控制档案室湿度和温度,建立一个规范的保存环境,并通过空调系统减少档案室灰尘。另一方面对电子档案加强安全建设,要求管理人员登录个人账号后才允许对电子档案进行访问和查询、删改。

(六)加强对档案人员培训

在传统观念中档案管理被认为是专业性低、简单的工作,随着档案管理意识的升级和修正,对于档案人员专业素养的要求逐渐提高,需要档案人员具备较高的专业素质和实践能力[4]。目前档案人员专业水平参差不齐,由于工作经验、学历以及知识面等存在差异,造成工作能力参差不齐,影响到规范化管理的开展。因此针对档案人员的工作岗位和职责,明确岗位要求和管理标准,展开对档案人员的职业培训。首先围绕档案管理标准和规范展开培训,要求档案人员熟练掌握档案管理规范,能够熟悉档案管理操作,在档案管理中严格执行规范化管理。其次经过培训后对档案人员展开考核,通过考核后才允许继续工作,未通过考核还需要进行重新学习。最后需要提供给档案人员深造的机会,积极和高校合作,提供给档案人员到高校档案管理专业进行深度学习的机会,充实专业知识,用理论知识指导实践工作,提高档案人员的专业素养。