政府管理部门办公自动化存在的问题与对策

王铠宁

(朝阳市新型农村社会养老保险管理办公室,辽宁 朝阳 122000)

办公自动化是指在办公过程中采用各种电子设备、应用通信网络技术迅速完成各种日常办公业务的一种办公模式[1].随着互联网+、物联网、人工智能、5G等技术的不断更新,现代办公技术越来越成熟,政府管理部门办公业务多、流程繁杂,通过办公自动化管理能够全面提高办公质量,促进办公规范化、流程化、标准化,对于日常办公和未来的发展起到极大的推动作用,可以明显提高办公效率、降低办公成本、改善办公环境[2].

1 政府管理部门应用办公自动化存在的问题

1.1 办公自动化利用率低,无法充分发挥自动化的特点

目前,很多政府管理部门办公人员对办公自动化的重视程度不够,仍然习惯使用传统办公方式,办公自动化利用率不高.另外,存在着各部门的办公系统之间相互独立、缺乏协作的现象,不能充分发挥自动化的优势,严重制约了政府管理部门办公业务水平的提高.

1.2 移动办公发展滞后,无法跟上时代发展的潮流

随着移动技术的不断发展,无线网络的网速、稳定性、安全性都有了质的飞跃,以笔记本、手机等现代电子设备为代表的移动办公设备性能也不断提升,这些都为移动办公提供了充足的硬件条件,移动办公已成为办公自动化的一个重要发展领域.但目前部分政府管理部门对于移动办公模式还不够重视,没有建设相应的无线网络系统及安全管理系统,移动办公发展水平严重滞后.

1.3 办公人员的综合素质存在差距,整体水平有待提高

计算机技术发展日新月异,其在办公自动化领域的应用也越来越复杂,这对于办公人员提出了更高的要求.由于办公人员在计算机基础知识、文化水平、年龄、专业需求等方面的差异,导致办公人员的业务能力差距很大,某些办公人员在职业素质、业务素质、计算机技术水平等方面急需提高.办公自动化并不是对软硬件设备简单的应用,只有高水平的办公人员才能适应现代办公自动化的需求,充分发挥出办公自动化的强大功能.

1.4 缺乏完善的办公自动化监督管理体系

办公自动化作为新型的办公模式,在发挥自动化优势的同时,也存在很多需要完善和改进的地方,如如何实现办公自动化中设备的管理,提升办公效率等问题,需要完善的监督管理体系.目前的状况是各政府管理部门普遍缺乏相应的规章制度及相关的管理软件,无法在政策法规权限范围内对办公自动化的整体流程进行合理的监督管理,无法有效提升办公效率[3].

1.5 对于信息安全问题重视程度不够

随着政府管理部门办公自动化系统的广泛应用,由于办公人员对信息安全问题重视程度不够,导致在办公过程中的信息安全问题愈发突出.无论是计算机、网络设备等硬件,还是操作系统、办公系统等软件,以及数据存储、网络安全等方面,都存在着安全隐患,信息存在着泄露的风险,这严重制约着办公自动化全面发展和普及.如何解决办公自动化过程中存在的信息安全问题是当前急需解决的一个热点问题[4].

2 提高政府管理部门办公自动化水平的策略

2.1 整合政府管理部门办公自动化系统,打造良好的办公自动化环境

目前,政府不同职能部门都已经开发或者采购相应的管理软件,例如数字统一认证平台、移动OA办公系统、财务管理系统、档案管理系统、考勤系统、科研统计管理系统、网站集群管理系统、微信公共平台、企业通信录、企业级别邮箱系统、网络实名认证系统等,拥有独立的办公系统.将所有的系统都整合到政府管理部门官方网站,统一按照职工号来分配不同系统的账户,建成一套高水平的办公自动化系统,将极大促进政府管理部门各方面工作的高效开展.

2.2 不断创新发展移动办公模式,提升工作效率

首先,在现有有线网络的基础上,在办公范围内安装无线AP,实现WiFi信号覆盖,以职工号为账号实名认证登陆,通过无线访问办公自动化平台实现移动办公.其次,利用WiFi投影仪、智能电视、高清监控等设备建设远程高清电视电话会议办公室,实现远程会议功能;充分利用QQ、微信、钉钉等软件的即时通信、视频会议等功能实现远程移动办公,突破工作时间和工作地点的限制,及时完成工作任务;利用华为、谷歌等各种云技术实现多人同时在线协同、移动办公,充分发挥云存储的强大功能,确保办公数据的安全性,提升办公效率.

2.3 采取多种措施整体提升办公人员的综合素质

针对政府管理部门办公自动化的业务需求,对办公人员存在的问题采取针对性的改革措施,以快速提升办公人员的综合素质.以计算机专业技术能力为例,首先,通过统一的培训提升办公人员的计算机技术水平;其次,对于不同业务范围的办公人员进行针对性的培训,利用微信或钉钉群对不同部门但有相同业务范围的职工进行在线培训指导;最后,在确保信息安全的前提下,通过群视频或共享等形式对个别问题进行技术支持,全面提升办公人员的工作能力.办公人员使用不同计算机技术可能存在的问题及具体提升措施如表1所示.

表1 办公人员使用不同计算机技术可能存在的问题及具体提升措施

2.4 不断完善办公自动化监督管理体系

为了充分发挥办公自动化的优势,政府管理部门应从整体上根据部门未来发展的需要制定相应的监督管理制度,同时根据单位办公实际情况开发相应的设备监控管理软件,对所有的办公设备进行统一的监测管理,优化设备配置参数,以共享办公、移动办公、异地办公等办公方式进行更安全的监控管理,确保办公自动化的安全、高效.

2.5 积极应对办公自动化的信息安全问题

对于办公自动化中存在的各种安全问题,应该积极采用安全防护措施,降低由于信息安全问题带来的损失,保证办公自动化的安全和效率.通过宣传培训提高办公人员的安全防范意识,制定详细的安全防范制度降低风险,通过自主开发或采购相关的网络管理软件对办公设备进行统一的安全策略设置和监控管理.目前,政府管理部门自建的内部网络基本能够保证内网的安全,也能有效抵挡来自外网的攻击.办公自动化存在的信息安全问题及解决办法如表2所示.

表2 信息安全问题及解决办法

3 结语

随着网络技术、移动通信技术的不断发展,计算机硬件的不断升级,多媒体、数据库、大数据、辅助决策等技术在办公自动化中的推广应用,政府管理部门办公自动化程度越来越高,不断推动现代办公模式的发展,提升办公效率,对社会其他行业的办公自动化改革起到积极的示范作用.