试论信息化背景下高校档案服务策略

刘晓瑛

摘 要：随着现代科学技术的进步和信息化技术的广泛应用，给人们的生活和工作带来了极大的便利。高校档案管理、服务与传统相比也发生了极大的变化，将现代信息技术应用于高校档案管理、服务，可以使档案信息的搜集、获取和利用更加高效、便捷，能够有效提升高校档案信息化服务的质量和效率。要满足校内师生及校外人士对档案服务的不同需求，就必须对档案的管理和服务进行创新，档案工作者也应该在信息化背景下加强档案服务策略研究。本篇文章首先阐述高校档案信息化服务的意义和必要性，再分析高校档案信息化服务当中存在的问题和不足，最后针对高校档案信息化服务的提升策略提出几点建议。

关键词：信息化背景;高校管理;档案服务

如今早已是信息化技术广泛应用的时代，先进的计算机、多媒体、大数据、人工智能和云存储技术逐渐融入到了工作、生活当中。自教育信息化推广以来，高校的信息化建设一度成为了教育领域的关注焦点，无论教学管理还是教学方式都开始应用先进的信息化设备和技术。高校档案作为档案系统的有机组成部分，也是高校中不可或缺的管理部门，檔案服务工作的信息化势在必行。在信息化背景下，不断提高高校档案的服务能力，为校内师生和校外人士提供便捷、有效的档案信息资源，服务高校建设和教学工作，对于实现高校档案的价值具有十分重要的意义。但客观事实是，很多高校档案服务的效率和实际效果仍然处于较低的水平，服务功能的发挥受到了一定限制，主要原因在于档案工作人员观念陈旧，服务方式较为单一，档案信息不够完善，资金投入较少，这在不同程度上影响了高校档案信息化建设的进程，无法为档案利用者提供更加便捷、高效的服务。

一、高校档案信息化服务的意义

首先，高校档案信息化服务工作的开展，目的在于更好为高校教师、学生以及社会人士提供档案相关服务，这就意味着高校档案服务工作的开展和改革，必须要以满足学校与社会实际需求为主要核心。社会以及高校工作节奏的加快要求档案服务工作也具有较高的时效性，但传统的档案管理模式较为落后，资源处理效率较低，无法满足师生以及社会各界对高校档案服务的实际需求。随着档案库藏数量的不断增大，传统的纸质档案的弊端也更加突出，一是占用的空间大，二是利用效率低。运用现代信息化技术，能够实现档案管理的数字化，无论文件、学籍、图片还是影像资料，都能够实现数字化的转换并存储到数据库当中，数据库存储空间的可扩展性，完全能够满足高校档案信息的海量存储需求。录入操作和检索获取过程也极为便利，相比单纯的无声纸质载体而言，数字化的档案管理更加立体，也更加全面。

其次，高校是进行各项科学技术以及文化建设相关科研的主阵地，在进行科研信息获取、科技创新以及科学技术应用研究等方面都有着极为明显的优势，由此衍生的档案资源有着极高的保存和利用价值。而档案资源的信息化管理，可使档案根据需要改变存储媒介，而且不受时空的限制，对于存储环境的要求相比传统的档案存储也大幅降低。

高校档案管理的对象流动性较大，包括了教师、学生、科研人员、管理人员、离退休人员等，档案的种类较为繁多，而传统的档案管理方式，需要分门别类进行存储，这使得查找和调阅的难度增加。实现信息化管理后，能够最大程度上提高档案检索的效率和服务水平。

最后，高校档案信息化管理模式的应用可实现档案的及时更新。高校所存储的档案信息包括了学校的发展历史、精神内涵以及文化底蕴。同时，在高校运行过程中每天都会产生大量的数据信息。包括教育、教学工作，以及科研团队研究进程的相关信息。如果仅凭纸质的记录和存储，需要耗费大量的时间和纸质资源。同时难以实现相关信息的关联修改和更新，整体效率较低。而利用现代信息化技术，实现管理、储存以及信息化服务，能够有效地提高档案更新的效率和准确性。无论是教师、学生还是科研团队，都可以通过对档案信息的随时调阅来获取信息，无论对于教育教学的改革创新，还是科研团队的研究推进，都能够提供及时、准确和快捷的档案信息服务。

二、高校档案服务信息化的必要性

高校档案信息化服务主要是用信息化方式对档案信息进行获取和实际应用，使档案能够充分发挥出社会效益和经济效益，最大限度对使用者的实际要求进行满足。

高校档案信息化服务是建立在计算机存储技术以及数字化技术基础之上，通过对各类档案信息数据的获取、整合、管理，使档案利用者能够根据自身的需求进行相关信息的检索，并进行数据信息的下载加以利用，使档案信息管理更加系统化。

在进行档案信息化服务的过程中，档案管理人员需要注意以下几个方面：

一方面，要能够科学合理地整合现有的档案资源，将各项相关资料进行数字化后，存入指定的数据库当中，在查阅过程中实现全面覆盖。另一方面，在信息整理过程中，数据库必须要按照相关的标准进行规范化的管理，要能够做到明确的分类，建立快捷的检索途径。同时，为了有效提升信息数据检索的效率和精确性，需要针对信息化检索平台系统加以技术上的完善，使相关的信息数据文档能够与链接之间做到高度的匹配。

另外，必须要注意的是，由于现代电子信息技术的发展速度较快，所以，高校档案信息服务系统也必须不断进行更新、升级，使数据库和检索系统能够保持最佳的运行状态。

在档案信息化建设完备之前，为了防止数字化档案出现遗漏或缺失，要确保纸质档案的完整性，需要相关管理人员将数字化文档和纸质文档进行相互比对，确认无误后同时进行妥善地存储。

高校档案信息化服务对于教师、学生以及档案管理者来讲，能够带来很高的社会效益、经济效益，因此高校档案信息化服务的有效管理和科学完善有着很高的必要性。

三、高校档案服务存在的问题

1.服务理念落后

高校档案管理人员的服务理念落后，工作中存在重收藏、轻服务的现状。长期以来，人们对档案工作的理解就是收集和保管，这种观点是片面的。档案工作的保密性和封闭性，导致公众对档案工作不了解，对档案工作的服务功能有所忽视。有些档案工作者认为自己的职责只是在使用者主动到来时被动地为他们提供相应的服务，这种服务理念完全落后于时代发展，不能满足新形势下查档人员的需求，也使档案馆处于半封闭状态。纵观档案的发展历程，提供服务才是档案工作的主旋律。