文书档案整理归档流程及注意事项探究

摘 要：文书档案整理归档有着明确的归档流程，需要结合文书档案管理的特点和规律，运用合适的归档方法，做好立卷、接收、鉴定、整理等相关工作，并注意每个环节需要注意和解决的相关事项，不断规范文书档案整理归档流程，提升文书档案归档质量。

关键词：文书档案;整理;归档;流程

概述

《归档文件整理规则》《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的颁布和实施，为文书档案整理归档提供了根本遵循。但在具体执行过程中，不同行业及单位在文书档案整理归档中的具体要求存在较大差异[1 ]。本文，立足文书档案管理工作实践，提炼出整理归档流程及方法，以及在文书档案整理归档过程中相关问题及解决措施。

1 文书档案立卷的一般原则

按照一定原则、方法，将处理完的、具有保存价值的文书资料系统整理并组卷。文书档案立卷需要坚持如下规则：一是集中与分散相结合。即，将综合性、一般行政性公文集中于档案管理部门，采用统一整理、归档、保管、利用，而机关人事、审计、会计、人事等特殊部门所形成的文件，则根据档案管理部门的相关规定及其指导下，自行整理[2 ]。二是以“件”为单位。根据《归档文件整理规则》的具体要求，文书档案整理以“件”为单位，分类则采用“年度-保管-期限”。三是立卷规则统一性。文书档案立卷和保管方法可选用“年度-机构（问题）-保管期限”或者“保管期限-年度-机构（问题）”，其中，“年度”“保管期限”是立卷保管需要包含的，且同一全宗应保持统一性、稳定性[3 ]。四是单轨制。随着计算机信息技术的发展和应用，电子档案立卷归档可采用“单轨制”，实行实时归档。

2 文书档案归档流程

2.1 分类

文书档案的分类一般选用“年度-机构（问题）-保管期限”三级分类法。其中，机构（问题）为一级目录，如行政管理类、人事类、党群类、业务类等;保管期限虽然是一项较为主观的分类标准，但该分类层次不可或缺。通过三级分类法，将单位中不同价值的文书档案从实体中进行区分，便于档案管理部门采用更合理的措施进行保护和利用。因此，要立足本单位实际，编制好文书档案的保管期限表，减少后期实际分类时的人为主观因素干扰。

2.2 排列

文书档案的排列以分类方案中的最低一级类目内，根据文书档案的重要程度及事由，并结合时间等因素，做好排列。尤其需要注意的是，不能机械地按文号排列，不能单纯的按问题排列，也不能固执地将全部文档按时间为序排列。在具体排列时，应把同一事由的文档排列在一起，在事由排列基础之上，再按照文书档案中的時间顺序或者重要程度进行排列。除了时间排序体现的客观性外，事由、重要程度多属主观判断标准，这就给文书档案排列更大的自主性和灵活性，因此，在实际操作过程中要不断的摸索、不断的总结和不断的提炼。

2.3 编号

将文书档案归档按照次序进行编号。一般，将“年度-机构（问题）-保管期限”，把同一年度、同一保管期限的同一问题，从“1”开始，逐件编排相应的流水号。便于后期的查找、利用、移交、鉴定，以及保管。

2.4 编目

归档的文书档案目录项包括文号、题名、页数、日期、文件号、责任者、备注等。需要注意的是，文书档案编目应逐件进行，且要确保编目全面、细致、深入、全面、精确，保证后期档案的检索和利用，防止因编目不当而出现的“死档”[4 ]。其中，文号应完整，无文号可空着，题名注意不得任意简写或省略;页数要连续，空白页不标页码;责任者应填写全宗名称或规范化简称，出现多个责任者，应选本系统、部门中的重要责任者。附件具有较强的独立性，无法在正题名中反映时，可在附件标题中一并抄录。

2.5 装订

文书档案以件为单位，装订时也要突出显示这一特点，要本着实用、经济、简便和保护的原则，做好文书档案装订工作。装订时需要注意的时，较厚的“件”，要选用“三孔一线”[5 ]。此外，在每一件档案的装订之前，要认真检查文书档案是否存在漏页、破损、残缺、遮字等情况，并针对文书档案的不同情况，选用表、补等措施，确保文书档案装订不影响档案后期查询和利用。

2.6 装盒

文书档案的装盒根据问题、保管期限的不同分类进行分类装盒，保管期限不同、问题不同，不得装在同一盒内。此外，要在“盒内文件情况说明”中详细注明盒内文件是否存在缺损、修改、补充、销毁等相关情况。

3 文书档案整理归档工作中需要注意的几个问题

3.1 接收

文书档案接收的方式主要包括定期接收和即时接收。前者，一般选择在每年的3月前，将单位上一年度的相关文书档案移交至档案管理部门;后者，则是指文书档案根据其文件材料，选择随办随归。文书档案接收时，需要注意：一是文件办结。即移交、接收的文件处理程序完成而非文件中记载事项的办结。二是程序规范。即文书档案资料的移交或者文书档案资料的接收都应履行相应的规范性手续，既要履行相应的移交手续，也要履行一定的接收手续，移交或接收有相关人员清点并签字，由移交、接收双方各持一份目录。涉密的文书档案，则需要根据文书档案管理规定，单独向指定人员或部门移交和接收，履行移交接收手续。三是明确责任。文书档案移交方应对归档文书档案资料的准确性、完整性和规范性负责。且发现在移交中错误或者遗漏登记的相关文件资料，应及时重新编制移交新的目录。

3.2 鉴定

在文书档案移交、接收后，档案管理部门组织专门的鉴定人员或委托相关部门汇通文书部门、相关业务部门进行鉴定。鉴定主要涉及五个方面：一是范围鉴定[6 ]。根据文件是否具有保存价值及合乎归档要求，从而作出其是否具有转化为“档案”的“资格审查”。根据《归档文件整理规则》的相关规定，以下三类文件不属于归档范围：文件不齐全、未处理完毕，《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》明确不属于归档范畴的。二是密级鉴定。根据文书档案公开程度，将其鉴定为公开、秘密。密级依据文件登记的密级确定，分为秘密、机密和绝密等。经鉴定属于秘密及以上的文件资料，应严格按照《保密法》规定，交由专人负责整理、归档。三是年度鉴定[7 ]。文书移交后的年度鉴定难度较大，涉及到不同情形时，选择不同的鉴定依据。如，文件签发日期通常为其年度;再如，跨年度的文件，以办结年度为分类归入依据;多份文件作为一件档案时，以装订排在前面的文件日期为年度。四是分类鉴定。依据鉴定前根据单位职能实际所制定的《档案分类方案》。五是期限鉴定。根据档案价值及性质，将其保管期限划分为永久和定期。其中，定期又分为长期（30年）、短期（10年）。

参考文献：

[1]倪雪芳.试析文件归档整理的注意事项[J].档案与建设，2004（6）：20—21.

[2]黄志恩.文书档案归档材料短缺问题及其解决措施[J].广东档案，2014（2）：35—37.

[3]胡建荣.文书档案归档范围与保管期限表编制中容易出现的几个问题[J].档案，2010（1）：47—48.

[4]贾珩.文书档案归档新规则的内容和方法[J].黑龙江史志，2015（8）：56.

[5]白钰铭.信息化的文书档案归档管理[J].才智，2016（19）：276.

[6]任玉清.如何有效的进行文书档案归档[J].青年与社会，2019（21）：136—137.

[7]李玉萍，刘新民，王雪宁.基层单位文书档案归档管理与思考[J].汉中科技，2008（1）：57—58.

作者简介：李媛，大学学历，内江广播电视台馆员，主要从事档案管理研究。