组织高效会议的原则分析

摘要：会议的根本是解决实际问题，低效会议即便能够解决问题所产生的额外成本也很高，唯有高效会议才能在最短时间内快速决策、最小成本下给出结果、最高执行力实施会议决策。然而高效会议如何组织困扰现代社会，为此深入探讨了组织高效会议的原则，希望对提高会议效率和品质具有参考和借鉴价值。

关键词：组织形式;高效会议;构建原则

中国式会议很难提高效率，往往是因为会议繁多、议题拖沓、领导一言堂，尤其很多会议中议不决、决不行、行无果，极大限制了会议效率的普遍提高。鉴于此，客观分析组织高效会议的原则就显得格外重要，即是保证会议顺利推进的要务，也是确保会议质量的前提。现做如下分析。

一、低效率会议普遍问题

1.1会繁多、议拖沓、一言堂

低效率的会议，最大特点就是会议数量之多，如同海量的繁杂信息毫无头绪。即便开会再多，也是无比拖沓，且多为领导一言堂。无论是会前、会中、会后，与会成员都基本无交流、无沟通、无议论。那么这样的会议即便做出决策结果，也很难表达集体意志，通常也很难做出正确的会议决策。

1.2议不决、决不行、行无果

也有很多会议，摒弃了领导一言堂的弊端，但是发言人数众多，各方议题观点不同，争论不休之下久久难以决策。即便开会数日最终投票完成决策，但执行力相对较低。那么会议决策无法形成高效的执行力，或者行动后无任何评判标准，各部门无任何反馈信息。行而无果不如不行，这样的会议决策也是无效的。

二、组织高效会議的基本原则

2.1明确核心主题，解决关键问题

组织一个高效的会议，必须明确核心主题。这个核心主题往往是组织内部当前最为关键的发展问题，如无法解决该问题则影响发展大局。核心主题与关键问题相当于会议主线，核心主题是中心点，向外可以扩展出诸多关键问题。组织会议前，明确核心主题后，需要依据各项关键问题的重要性依次排列。之后在开会时，先提出核心主题，然后再依据关联问题的重要性依次提出。可以认为，高效会议组织目标不在于开会本身，而致力于通过会议解决具体问题。因此，明确核心主题，解决关键问题，才是高效会议的首要原则，且决定了会议效率。

2.2确定唯一主持，精准会议流程

主持人是辅助会议顺利推进的关键，很多会议难以推进，总在某一处小问题上争论不休，就是因为会议主持人水平有限，没有实时推进会议流程。组织高效会议，必须提前精准校对会议流程，保证每一个议题都能在预期时间内完成讨论。既能够把控全局，又能够听取多方意见，才能够令会议顺利推进。而主持人便是执行者，提醒参会者发言时间和次序，提出下一项议题，引导参会者讨论，都是主持人需要完成的会议任务。很多企事业单位，往往会选择最大领导作为主持人，这样的人员配置形式才造成了领导一言堂的弊端。所以，主持人尽量不用第一领导，执行力较高的下属即可作为主持人，只要严格遵守会议流程即可，确保会议顺利推进。

2.3校准会议周期，锁定议题时限

通常情况下，会议时间越长，组织内部承担的会议成本越高。这其中包括了时间成本、人力成本、执行成本等等。提高会议效率，就必须缩短会议时间。但是很多发展问题并非一日决策，往往是动态发展过程中不断有新问题产生，又接连演化出更多联带问题。那么就需要校准会议周期，可以尽量与问题动态发展的频率重叠，再发现新问题产生时记录下来，在临近会议周期内提出。如果某一次会议通过讨论无法得出各方满意结论，则应当锁定议题时限，时限内无结果议题当顺延至下次会议。

对于一个高效的会议而言，必须提前约定四个关键时间点。其一，会议起止时间，可以提前到场，也可以留出稍许延时，但是总体会议时间的浮动性不能太大，否则会议效率难以提高。其二，与会人员的发言时间必须确定下来，超时必须打断发言，由下一人发言。其三，必须明确会议决策达成共识的具体时间，如期限内未达成共识，则转由下次会议决策，或直接投票决策。最后，必须确定一个标准的行动方案时间，也就是在得出会议决策后，必须有具体的执行方案，以及该执行方案的具体实施时间，确保会议决策能够顺利执行。

2.4讨论行动方案，而非问题本身

很多会议即便确定了议题时限，却很难在有限的时间内提出具体的解决方案。最为根本的问题就是会议始终在讨论问题本身，问题发生的时间、责任人、发生因素、最终后果等等，虽然也在议题范围之内，但是不提解决方案，会议效率始终难以提高。很多会议纠结于问题本身，往往是因为与会人员相互推卸责任，才限制了会议效率。鉴于此，可对具体责任人暂而不谈，只求解决方案。抓住有限的会议时间，争取提出至少三个针对同一问题的行动方案，做到行动决策有对比、有参考、有价值，才能从根本上提高会议效率。而最后与会人员，只要投票决策哪一项行动方案可行性更高即可，即便平票也可二次商议后再次投票。那么会议即便延时也不会太多，肯定能确定至少一个行动方案，确保会议决策具有执行力。

2.5关注会议结论，会后考察成果

无论大会小会，最终会议结论都要落实到执行层面上。那么会议本身的执行效果如何、执行方案是否可行，都有待后期考察。只要会议作出结论，议题便已经成为过去式，各部门必须坚决执行会议结论。会议中也需要选出执行方、检验方、第三方。检验方负责督促执行方实施会议结论，第三方负责监督执行方和检验方的实施成果。会议中也需要确定执行标准和验收标准，确保执行方实施会议决策有具体的参考标准，而检验方也根据该标准验收，第三方也参照该标准考察，形成多方合力之后，更有利于会议决策所得结论顺利实施，确保会后成果得到满意验收。

结论

综上所述，低效率会议普遍问题主要是会繁多、议拖沓、一言堂、议不决、决不行、行无果。为了进一步提高会议组织效率，建议明确核心主题，解决关键问题，确定唯一主持，精准会议流程，校准会议周期，锁定议题时限，讨论行动方案，而非问题本身，会议关注结论，会后考察成果。

参考文献：

[1]王峡.全流程无纸化会议系统——推动企事业会议信息化高效进行[J].数字通信世界，2020（12）：113-114+20.

[2]张念利.“三张清单”促会议筹备更高效[J].秘书工作，2020（05）：48-50.

[3]严长钧.“减负”背景下如何使会议更高效[J].秘书之友，2019（06）：20-21.

作者简介：伍波涛（1972-01） ，男，汉族，籍贯：广东省 中山市，学历：本科，研究方向：高教研究专业，实习研究员

中山大学新华学院