浅谈关于高校教学秘书工作的几点思考

摘 要：高校教学秘书作为教学工作最基础的管理者，是教学管理部门和教师、学生之间的纽带。明确教学秘书的工作职责，使教学秘书做好教学通知的传达和反馈、教学工作的管理和监控、教学竞赛的组织和总结、教学资料的汇总和归档，不断建立并健全高校教学秘书的岗位职责、完善高校关于教学秘书的管理制度，做好教学秘书对外交流和学习的工作，将会稳步提升教学秘书的工作能力和管理素质，才能进一步保障教学工作顺利进行。

关键词：高校;教学秘书;管理工作

教学秘书是高校教学工作最基础的管理者，教学秘书工作能力的高低将直接影响教学管理的过程，对教学运行正常、顺利地进行有着至关重要的作用。教学秘书作为高校教学管理队伍的重要成员之一，处于学院教务管理的重要岗位，是联系校系与师生工作的桥梁，是学院各种政策和制度落实的关键环节，更是領导的重要助手，在教学管理中肩负着极其重要的职责[1]。因此，做好教学秘书的工作，努力提升教学秘书的工作能力和工作水平，是维持和保障学院、学校教学工作正常运行的重要前提。

一、高校教学秘书的主要工作职责

（一）做好上级部门通知的传达和后续工作的反馈

学校教务处下达各项教学工作的通知，作为高校的教学秘书，准确地筛选、分类、提炼工作内容，并正确无误地传达给学院相关的老师和学生，是至关重要的。例如新学期教学计划的核对、选课工作的安排、各类考试的通知以及各类奖项的申报等工作，都涉及全院所有的教师和学生。因此，在收到上级部门下达通知的第一时间，教学秘书应尽快详细地阅读并理解文件要求，按照工作对象、工作内容、工作要求、时间截点等分类，并详细地下发通知。在工作完成的时间截点之前做好提醒工作，再次通知相关教师和学生尽快按照文件要求在截止日期前提交材料。随后，教学秘书汇总学院各部门上报的材料，呈报教学院长阅览并确认无误后，方可将文件上报至教务处。因此，做好上传下达的工作，是高校教学秘书重要的工作内容之一。

（二）做好教师和学生意见和建议的上报

教师、学生与学校教务处等管理部门接触和沟通的机会和途径较少，很多关于教学管理方面的意见往往较难反映，因此，教学秘书就是信息传递最好的桥梁。在教学工作中，教师对于教学通知的传达、教学活动的组织，以及学生对于教师教学方法和教学效果等方面均会有许多意见和建议，此时，建立良好的信息反馈机制，更多、更广、更全面地收集并汇总各类反馈的信息，并分类上报给教务处及教学监督部门，可以使得上级部门更好地制定相关政策，进而推动学校和学院教学工作改革的发展。

（三）做好日常教学各个环节的管理和教学工作的监督

教学质量是高校开展教学活动的生命线，因此，教学秘书的核心工作应该是协助领导更好地落实教学管理任务，保障教学工作有序平稳地开展[2]。作为一名合格的教学秘书，应协助教学院长做好教学过程各个环节的具体事务及日常管理及监督工作，确保教学计划顺利、有效地推进并实施。高校教学秘书日常的主要工作有：

1.教务管理工作

主要包括：新学期教材的领取及发放、下学期教材的征订工作、汇总授课计划并核对上报、各类考试的安排及通知（期末考试、补考（考试安排、试卷印刷）、四六级考试）、编排新学期的课表（核对教学计划、确认教学进程）、专业选修课/公共选修课的选课工作通知、各类教学工作量的统计及报送、学期各类教学资料的归档及报送、学生加课/退课/课程置换等工作。

教务管理工作是教学运行工作的重中之重，关系到教学工作是否能正常、有序地进行，是保障学校、学院教学秩序稳步推进的基础。因此，在日常工作中，高校教学秘书须认真、细心地对待每一项工作，确保各类教学工作的安排与上报准确无误，保障教学运行工作准确、有序地进行。

2.学籍管理工作

主要包括：各类学籍异动手续的通知及审批、新生学籍信息的核对、学生学信网学籍自查、重修课程的安排、学分核查及学业预警工作、审批各类考试的缓考、正考/重修/补考成绩单/教学日志的收集整理及报送、学位授予工作的开展、毕业班毕业证书/学位证书的领取及交接、毕业生学历图像信息采集工作、有误成绩修改审批、联合培养学生的成绩置换等工作。

学籍管理工作涉及的范围较大、人数较多、类别较广、时间跨度较长，全覆盖了学院所有年级、所有专业的学生。对每位学生来说，学籍管理工作至关重要，尤其是日常工作中各类学籍异动（如：休学、退学、复学、留级、转专业）的处理、联合培养学生的成绩置换、学位授予的审核等工作，均和学生息息相关，此类工作将直接影响学生是否能正常、顺利地毕业。由于学生人数较多，因此学籍管理工作体量极大，这就需要高校教学秘书耐心地对待和处理每一位学生的学籍材料，确保学籍管理工作准确推进。

3.教学研究工作

主要包括：本科人才培养方案通知/资料报送等对接工作、本科课程教学大纲通知及报送、各类奖项/教学竞赛申报的通知/上报工作、公共选修课的申报工作、工程教育专业认证专业教师的培训等工作。

教学研究工作主要的交流对象是学院的教师，人才培养方案的修改和制定、省/市/校级各类奖项及教学竞赛的申报等工作，是教师们提升教学质量、积累教学成果的重要组成部分，是学院进一步提升教师教学能力的重要保障。因此要及时向教师通知相关文件并积极沟通各项修改和申报事宜。

4.实践教学工作

主要包括：实验室开放项目申报/立项的通知及资料报送、收集/归档上一学期实验/实习等实践教学总结/统计相关资料、优秀实验室/本科毕业设计（论文）优秀指导教师等评审工作、毕业设计（论文）工作计划安排/题目拟定/学生选题/学生开题/各项专项检查/学术不端检测/毕业答辩/总结及归档工作、省级实验教学示范中心等关于各层级实验教学中心的申报、高等学校实验室信息统计数据工作、假期实验室安全专项检查及自查工作、当前学期实验/实习等实践教学总结/统计相关资料等工作。

实践教学工作是教学工作中极其重要的一环，是学生巩固理论知识、提升实践能力的重要教学环节，是理论联系实际的重要教学手段，是培养高素质、综合性专业技术人才的重要途径。因此，高校教学秘书要积极配合上级部门在学院开展各类实践教学活动，积极总结和反馈在实践教学过程中的各类问题，确保此项工作顺利进行。

5.教学质量及监控工作

主要包括：每月课堂教学质量评价表的整理/汇总及报送、各类教学问题的对接、期中教学检查工作、各类教学材料的检查工作、学生/教师评教等工作。

教学质量及监控工作是监督教师教学质量及教学成果的重要环节，是提升教师教学能力、促进教师教学水平的基础与保障。因此，高校教学秘书应及时向学院教师反馈上级部门的各类教学问题，有助于快速提升学院的教学水平。

除了常规的教学工作之外，在日常教学运行过程中，协助教学院长做好以下工作：教学过程各环节的具体事物及日常管理工作、制定学院教学管理制度、教学工作计划、做好全院教学质量的检查/考核/评估等具体的组织与安排工作。

组织各类教学检查，及时汇总检查结果并反馈至学院各教学单位，督促教学单位根据反馈意见有效整改，确保教学质量。根据检查结果，协助教学院长，不断完善学院教学监督工作的制度、提升教学监督工作的水平。

（四）做好各类竞赛的赛前组织和赛后总结

在高校中，各类教学竞赛是教学活动的重要组成部分。协助教学院长完成国家级、省级、校级等各类教学竞赛也是教学秘书的基本工作内容。稳步、有序地开展教学竞赛，可以加强教师之间的教学经验交流。增加不同专业、不同年龄的教师关于教学方法的讨论，从而逐步提升教师的教学能力和水平。因此更全面、科学地组织教学竞赛就显得尤为重要。教学竞赛后，教学秘书应做好竞赛的汇总工作，将竞赛过程和结果呈报教学院长，同时做好归档工作，以便更好地和其他教学竞赛对比、分析，为下一次的活动做更充分的准备，更好地促进教学竞赛的组织能力和管理能力。

（五）做好教学资料的汇总和归档

高校教学秘书的工作内容贯穿整个学期的始终，教学资料涉及的范围广、时间长、体量大、对象多。因此，在日常教学运行过程中做好资料的汇总及归档工作极为重要。例如，将不同类别的工作细化、分类，准备多个文件盒并详细制定标签，如：学籍管理资料、考试资料、教学运行资料、教学竞赛资料等。按照学期对每个文件盒进行分类，每完成一个阶段性的工作，都将资料汇总分类，并按照时间顺序装入文件盒，在学期末时再统一整理和汇总一遍，可大大提高资料汇总的类别性，也有利于后期快速寻找相关资料，提高工作效率。

二、做好高校教学秘书的能力和素质要求

（一）较强的沟通和协调能力

教学秘书与学校多个行政部门以及教师和学生打交道，就需要具备一定的沟通和协调能力，在科学合理工作方式的辅助下，能够更加高效的协调各方面的关系，对于构建相互信任、共同进步的关系具有重要意义[3-4]。在日常教学工作中，教学秘书既要承接学校上级部门的通知传达，又要和学院的教师互相沟通，还要经常帮助学生解决各类问题。因此，上傳下达、下情上达以及与各部门之间各类信息的沟通和协调工作至关重要，只有具备较强的沟通和协调能力，才能确保信息准确、畅通地传递。

（二）较高的学习能力

在日常工作中，教学手段和工作方法是不断更新和发展的。因此，勤于并乐于积极学习先进的教学管理理念和教学管理方法，是提高工作效率、提升管理能力的基础。学习能力对于教学秘书来说尤为重要，这直接关乎是否能快速适应不断变革的专业发展和高校发展模式。因此，在信息更新日新月异的今天，只有不断学习并接受新鲜的教学管理理念和教学管理方法，才能更好地做好教学管理工作。

（三）较强的逻辑思维能力

高校教学秘书的工作极为繁杂，工作量大、任务繁重、范围较广，且对时效性要求较高。因此，简化、分解、高效地处理并完成工作非常重要。具有较高的逻辑思维能力，则会拥有较强的信息处理能力，能快速分析并对工作进行分类，进而阶段性地完成并汇总工作。因此，不断锻炼并提高逻辑思维能力，大大有助于做好教学管理工作。

（四）较强烈的责任心

马卡连柯说，教师的威信首先建立在责任心上。高校教学秘书往往经常和教师、学生打交道。在和教师沟通方面，最重要的工作涉及教学任务的安排与调整、教学计划的变更、调停课的处理等;在与学生交流方面，要经常向学生讲解教学管理制度、学籍管理制度等，每一项工作都极为重要，稍有不慎便很可能引发教学事故。因此，只有拥有较高的责任心，才能更细心、耐心、主动、更一丝不苟地完成各项工作。

（五）较好的创新意识和创新能力

高校教学秘书要具有较高的创新意识和创新能力。现今社会的发展日新月异，教学工作也随着时代的发展不断变革。教学秘书在工作时也需要不断学习和创新，持续更新工作方法和管理途径，快速适应高速发展的高等教育管理体系，更好地完成教学管理工作。

（六）较强的文字表达和写作能力

在高校各类教学工作中，教学秘书往往会面对很多需要撰写材料的情况，例如：教学安排及调整的通知、各类会议的记录及总结、教学文件的起草和修改、教学工作的梳理和总结等。拥有较高的文字表达和写作能力，才能简洁、准确地传递教学工作的信息，做好汇总和归档工作。

（七）较高的身体素质和心理素质

高校教学秘书的工作量极大，涉及的工作对象较多，且很多工作的时间跨度很长，如此繁重的工作反复循环，常常会使人身心俱疲。在工作中，教学秘书要学会自我调节，保持良好的心态，积极、阳光地面对每一件工作。同时，加强体育锻炼，使身体维持较好的状态、充满活力，才能更好地开展工作。

（八）能够牢固树立服务意识

教学秘书的工作以服务学校、服务学生为主要目的，引导学生树立正确的价值观和思想体系，帮助教师更好地开展教学活动，保证高校教学活动的持续开展[5]。在工作中牢固树立服务意识，深入理解服务学校、服务学生的理念，细心、耐心地对待每一位学生和教师，“想学生及教师所想，急学生及教师所急”，积极主动地帮助学生和教师解决问题，才能更好地开展教学工作。

三、提升高校教学秘书工作能力的建议

（一）建立健全高校教学秘书的岗位职责

一些高校并未特别重视教学秘书的工作，因此，关于高校教学秘书的岗位职责并不明确，这就导致教学秘书在部分工作中无规则可循，甚至不清楚自身工作的范围及职责，这将严重影响教学工作的管理和改善。因此，建立并健全高校教学秘书的岗位职责，对加强教学秘书的素质培养、提升教学工作的管理水平、推进教学改革的稳步发展有着极其重要的意义。

（二）完善高校关于教学秘书的管理制度

只有完善的制度才能更好地促进教学秘书工作的开展。学校应更加重视教学秘书管理制度的修改和完善。一是要增加奖励评价机制，做到奖惩分明。不能仅仅只有上级管理部门对教务秘书的考核评价，也应该建立健全教务秘书对相关部门的评级机制，才能相互监督、相互促进[6]。教学秘书的工作重、任务多，难以在教学和科研方面获得成果，若引入奖励机制，则会大大激发教学秘书的工作热情，提高教学秘书工作的积极性，使其更能全身心得投入工作中。二是要完善教学秘书人才队伍建设。在招聘高校教学秘书之时，尽量使相同类别专业的人员从事教学秘书的工作。拥有相同专业的知识储备，会使教学秘书快速适应角色并加深对专业管理的认识。若教学秘书和所服务的专业对口，在具有较高的专业认识和能力的情况下，将有益于其深入理解和开展教学工作。

（三）增加高校教学秘书对外交流和培训的频率

教学管理方法和途径持续更新，只有不断地学习才能始终保持一流的管理水平。高校应大力支持教学秘书的对外交流工作。即使是相同的工作，不同的人也有不同的工作方法;不同的高校、不同的专业甚至不同的年级，在日常教學管理工作中均有些许差异。因此，增加和不同高校、不同专业教学秘书之间的交流和沟通，可以使其互相学习管理理念，有助于促进教学秘书管理能力的提升，进而更高效地完成各项工作。

四、结语

高校教学秘书是高校教学工作管理中至关重要的组成部分，教学秘书的管理能力和专业素质对教学工作的开展影响颇深。因此，作为教学工作最基础的管理者，应明确工作职责，做好教学工作的各项内容。高校应不断建立并健全高校教学秘书的岗位职责，完善关于教学秘书的管理制度，增加教学秘书对外交流和学习的机会，保障教学工作顺利、有序地进行。

参考文献：

[1]张晓梅，赖剑明.高校院系教学秘书的素质和能力探讨[J].教育与职业，2007，000（018）：191-192.

[2]陆艳梅.关于做好高校教学秘书工作的几点思考[J].西部素质教育，（12）：17.

[3]翟佳会.教学秘书工作在高校教学管理中的特点及作用分析[J].科技经济导刊，2020，28，727（29）：141+242.

[4]王丽艳，鲁美池.浅谈做好高校院教学秘书工作的思考[J].现代经济信息，2018，000（031）：396.

[5]陈小元.谈高校教学秘书工作的专业化[J].佳木斯职业学院学报，2015（1）：125-126.

[6]李婧.教务秘书在高校教学管理工作中的作用与困境[J].绿色科技，2018（19）：255-256+258.

作者简介：樊怡（1993— ），女，汉族，陕西西安人，硕士，助理工程师，研究方向：教学管理。