浅谈高校秘书工作

董文颖

摘   要：高校秘书是大学里负责传递校领导信息、起草相关文件、收集学生档案的老师，是高校教学管理的核心负责人，也是学生与校领导之间沟通的桥梁。高校秘书的出现，既减少了各个分院冗杂的工作压力，又方便了各位学生与任课教师的沟通。高校秘书每天奔波于各个分院的相关教师与学生当中，所以高校秘书要具备良好的沟通能力、坚定的职业操守、良好的心理素质、优秀的协调能力及改革创新意识。

关键词：高校;教学秘书;改革创新

中图分类号：G64    文献标志码：A      文章编号：1673-291X（2021）23-0156-03

一、高校秘书的分类及主要职能

为更好协调各个分院，许多高校都设有高校秘书一职。高校秘书根据其职能的不同，主要有三种，即行政秘书、科研秘书和教学管理秘书。

（一）行政秘书

行政秘书是高校秘书的分支之一。行政秘书大多是处理与政治或政策相关的事务，是学院上下人员沟通的桥梁，也对其他部门发送来的建议及信件进行处理。行政秘书的工作任务是要与各分院院长一起做好专业课程和人才培养计划的修订，协助各分院院长开展新专业申报和专业建设，拟定各分院不同年级的学年教学计划，并检查教学计划的执行情况。在每学年开学时，收集新生家庭基本信息，核对无误后，登记在学生个人档案中。负责每学期期末考试和开学补考试卷收集、印制、保管和发放事宜，并做好试卷的保密工作，把学生的考试成绩准确无误地登录在案。办理学生休学、退学、入伍参军等相关手续，做好毕业生资格审查和毕业证书证书的发放。

（二）科研秘书

为了确保科研工作的顺利进行，科研秘书要整理保存有关科目的实验数据以及纸质版材料、电子版材料，并对其进行分类和整理，以方便在日后师生有需要时及时查阅。对于教师的教学情况，起草、保管和收发有关教学、教学研究方面的计划、工作总结，进行具有时效性、准确性的汇总与了解，记好教学大事记，做好教学改革立项、优秀课程和精品课程的申报和管理。协助行政部门，根据各系的教学计划，于每学期期末安排好下学期实验课的时间、实习等实践环节的落实、实验所需材料的分配、实验室资金的发放以及实验助理的配备。协助部门主任做好各种教学教研活动的开展，完成教务处、公共教學部安排的其他工作。指导学校有关部门，以全校为范围，大力宣传和弘扬创新精神，积极鼓励和指导学生创业，帮助大学生提高对创新能力的正确认识，强化创新意识和观念，追求创新精神。

（三）教学管理秘书

高校秘书在教学管理中占有十分重要的地位。它是教学管理的核心，同时也在稳定教学秩序、提高教学管理质量方面发挥很大作用。教学管理秘书隶属于高校的各分院，接受各分院教务处的指导和检查。行政秘书对各学期所开展设置的课程规划好后，教学管理秘书则要把计划发放给相关老师。因此，教学管理秘书的工作是作为学院和教师、教师和学生、学院和学生之间的桥梁，起着承接的作用。教学管理秘书有责任对教师的教学进度、质量等方面进行检查。还要负责在学院的通知下发后，将通知传达到相应任课教师以及学生手中。对学生而言，教学管理秘书则负责整理档案，登记、下发成绩。对于考试成绩不合格的学生，安排其补考时间。通知并组织学生有序进行选课、免修、重修、退选等前置事件与后续事宜等，在完成选课学生名单汇总后，将其交接给相应的任课教师。观念是行动的先导，只有正确的观念才能产生正确的行动。因此，要培养和提高大学生的创新能力，就要注重大学生创新观念的培养与更新。马克思指出，人的创造性、能动性是自然赋予人的潜能素质。因此，教学管理秘书应激发学生的创新能力，为社会输送高素质且具备创新能力的人才。

二、对高校秘书的要求

理论知识好似树根，它是否坚固、是否雄厚，很大程度上决定了你在这一行业是否具有发展的资格。但高校秘书不可或缺的是实践、是经历，实践出真知。要成为一位“全能型”的高校秘书，应当具备以下的能力。

（一）良好的沟通能力

正如上文中所说，高校秘书每天奔波于各个分院的相关教师与学生当中，既要传达分院院长制订的教学计划，又要统计四六级考试、计算机等级考试、普通话等级考试等相关考试的报名人员，并将名单核对无误后上交到有关部门。因此，良好的沟通能力显得尤为重要。一个高校秘书的沟通能力是否足够优秀，直接决定了其所在的各分院老师和同学所在的集体是否具有凝聚力。要想成为一个合格的高校秘书，单靠自己的摸索是不够的，还要学习前人的工作经验，并取其精华弃其糟粕，以提高自己的工作能力，增强自己的文化素养。

（二）坚定的职业操守

所谓职业操守，各行各业也许有不同的要求，但高校秘书的职业操守，总结起来就是做事忠实、做人本分、底线坚定。一名合格的高校秘书人员应该拥有极为灵敏的嗅觉与洞察力，对周围发生的事必须能够洞幽察微，窥一斑而知全豹，长于在复杂的环境中把握住事物的本质特征。应当具有爱岗敬业精神、实事求是精神和开拓创新精神，言行一致，不弄虚作假，并做到对学校的教育机密保密;此外，还应具备博大的胸怀、宽广的视野和高度的社会责任感。

（三）良好的心理素质

高校秘书每天面对繁重的工作，良好的心理素质便成为其必备条件。要做到心态稳定，无论事情多么复杂、多么没有头绪，都要保持一颗平常心，都不应被情绪所左右，都应以平和的心态从事自己的工作，否则是不可能做好秘书工作的。

（四）优秀的协调能力

协调是协作与调整的意思，协调能力如何直接影响着高校秘书的工作水准。协作各分院院长制订教学计划，对于时间上发生冲突的课程做出适当调整，并及时通知相关任课教师以及学生，提高办事效率;并应掌握一定的办事方法与技巧，将琐碎冗杂的工作变得井然有序，积极应对各种突发事件所造成的影响。既要干好参与决策、组织协调等重要公务，又要细致扎实地干好每一件具体琐事。