财务会计档案信息化管理建设策略研究

2021-08-23张智界盖子涵

管理学家 2021年13期

张智界盖子涵

[摘要] 目前，我国社会处于信息化发展的重要阶段。财务会计档案信息化管理势在必行，尤其是在中建公司内部，财务部门需要结合财务会计发展的基本特点和档案信息化管理工作的实际，采取相应的措施，进一步提升财务会计档案信息化管理的整体水准。文章主要针对财务会计档案信息化管理及利用展开分析和探讨，希望对相关人员具有一定的参考价值。

[关键词] 财务会计；档案；信息化管理；对策

中图分类号： F244 文献标识码：A 文章编号：1674-1722（2021）13-0039-03

中建财务会计档案信息化管理主要就是指通过中建财务一体化平台，将财务会计的合同、发票、报销单据、付款单据、开户等多项业务，在计算机网络这一环境之下，实现财务会计档案相关信息之间的共享。这样不仅可以在很大程度上提升财务会计档案信息管理的整体效率，还可以进一步推进财务会计档案管理信息化的科学发展。所以本文主要針对财务会计档案信息化管理建设策略展开以下相关的分析和研究。

一、财务会计档案管理工作人员专业素养存在的问题

（一）档案管理工作人员专业素质不够

档案管理工作属于中建内部财务会计档案管理运行的关键环节，对于中建内部的发展具有十分积极的促进作用。但是在实际的财务会计档案管理工作之中，档案管理工作人员自身专业素质不够，使得档案管理工作的水准受到制约。尤其是在改革开放进入深水区以及社会环境发生变化，这对于财务会计档案的基本发展以及为社会服务的基本职能的高效实现带来十分严峻的挑战，也对档案管理的相关工作提出了更高的要求。而且，目前相关的财务会计档案管理工作人员自身的文化水准以及基本工作能力仍然无法满足档案的基本发展需求，未能更加充分地发挥出档案管理的相应价值，为中建内部财务会计档案管理运行提供支持[1]。而且，信息技术在财务会计档案管理之中的应用十分广泛，需要相关档案管理工作人员科学地学习一些相关的知识以及工作技能，但是一些档案管理工作人员的管理思想十分传统，并不能主动学习先进的技术，无法适应档案信息化管理的基本需求，而且很多档案管理工作人员对于信息技术以及相应设备的使用不熟练，无法形成科学的档案管理工作效果。

（二）档案管理工作人员的管理意识非常薄弱

当前，在财务会计档案的档案管理过程中，一般都存在档案管理不到位以及档案管理意识非常薄弱的问题。档案管理各个部门之间并没有形成一个完整的档案管理系统，中建内部财务会计档案管理工作十分混乱。一般情况下，档案管理只会将各种红头文件以及具体的实践载体文件作为档案管理中的档案进行保存，而针对中建内部财务会计在工作过程中所产生的一些具有一定保存价值的文件，保管的质量不高。

（三）档案管理工作人员不注重对于档案的保护

档案工作人员在进行财务会计档案管理的过程中，并没有形成比较科学的档案管理模式，而且，档案还需要在计算机中进行存档，然而一些工作人员在计算机网络安全管理方面、资料安全管理方面以及病毒预防等方面或多或少都会出现一些疏漏，再加上管理人员对于档案的收集以及整理的工作做得不够科学，因此，就会导致档案出现缺失或者损坏的现象。

二、中建财务会计档案信息化管理的主要要求

（一）加强信息化资源的创建

财务会计相关信息档案的资源主要包含对象数据、原始数据以及目录数据，财务会计的档案管理工作可以通过编写接口相应程序来获得原始数据以及目录数据，而且针对数据化的扫描纸质档案，更为广泛的采集一些数据对象，通过条码来识别对象数据进行自动化的传输到互联网服务器之中，使得原始数据以及目录数据等进行关联和存储。而且，进一步有效完善财务会计档案信息化管理的系统，优化档案相关检索以及收集等系统化模块，为客户提供更多便利条件，同时利用数码相机以及扫描仪器等相关的信息化设备，将财务会计之间的档案信息传输到财务会计档案管理的系统之中，创建出十分稳定的数据库。同时需要考虑到财务会计之间的交易以及相关业务的基本特点，做到满足多个角度的检索系统所提出的要求。

（二）实现资源共享

推进数字化财务会计档案管理的进一步发展，一方面可以实现财务会计档案的数据管理，创建出数据库，并且进一步完善。另一方面，需要科学健全财务会计档案相关信息化体系，并且结合实际的财务会计档案的相关信息，进行更多的分析以及阐述[2]。

（三）加强档案的安全性

财务会计档案信息化管理制度要进一步加强自身管理的安全性，避免因为软件以及硬件系统受到外来病毒的侵害以及人为的破坏，针对财务会计的档案相关数据需要展开保密工作，保证系统可以更为安全的运行。而且财务会计之中的档案管理部门需要针对不同的用户所拥有的权限展开科学控制，核心以及机密的财务会计档案相关数据，通过分散的使用以及集中管理基本方式，全部的财务会计拥有者在访问自己的财务会计档案信息之时都需要做到向档案管理部门进行申请，然后才可以查阅，确保财务会计档案相关信息和资料的安全性。

三、中建财务会计档案信息化管理建设策略

和其他档案管理信息化管理工作进行比较，中建企业内部财务会计档案管理工作的整体利用价值会更高，因为其主要是针对中建各个方面财务会计工作的科学记录，对中建日常的工作有指导作用，也是中建内部财务决策的重要依据，所以展开中建财务会计信息化管理具有十分重要的价值和意义[3]

（一）强化思想上的认识

随着现代化科学技术的不断发展，应用信息化的方式，对不同的领域与行业的发展，具有重要的意义。而中建内部财务会计档案信息化管理，对于企业的可持续发展来说，有着积极的意义[4]。特别是结合企业自身的实际情况来说，需要不断投入人力、物力、财力，做好财务会计的档案信息化方面的管理与建设。另外，财务会计管理部门还需要通过宣讲的基本形式提高财务部门工作人员的档案安全意识，而且需要采取相应措施、利用比较先进的网络信息化技术有效加强网络信息的保护工作。中建内部的财务部门还需要提高档案管理工作人员的思想素养，并且针对工作人员展开定期的档案管理工作素养的考核。

（二）做好健全信息化的管理体系

在进行中建财务会计档案信息化管理的时候，不能够和正确的思想认识相背离，还需要对于财务会计档案资料加强管理，保证档案的管理人员，能够对于财务会计档案信息化管理的重要意义有正确的认识，提升工作人员的积极性。同时，财务会计档案工作应与财务会计行业发展趋势和社会需求相结合，引入自动化软件和相应的设备，更好地保证财务会计档案资料的准确性和完整性。中建财务会计档案信息化管理人员需要做到严格按照《档案管理制度》之中的每一项要求进行档案资料的收集、整理以及归档等。中建财务部门还需要在完善档案管理制度的基本之上，根据中建实际的发展水准对于每一个档案管理基本规则展开细化分析和制定，使制度得到落实。为保证信息化档案管理相关制度被科学推行，中建财务会计需要设置责任追究的相关制度，对泄露财务会计档案信息的行为以及一些违反规则的行为做到依法制裁。

（三）完善档案的编研

在信息时代发展背景下，为了能够更好地提高在财务会计档案管理方面的工作水平，需要根据财务会计档案信息化的管理原则进行积极的管理。在开展档案编研的时候，进一步保证财务会计档案管理工作，涉及营销合同与电子文档，应包含设计合同与投标标书等各种文件与资料。根据目前日常工作之中的服务要求与档案需求来说，需要依照一定的规范，合理地将分散的资料进行编制[5]。

（四）加强对于档案管理的人才培养

近些年来，财务会计的发展十分迅猛，而且在中建企业之中的财务会计工作涉及的钱款和账务比较复杂，需要工作人员具备更为专业化的工作素养，这会使得针对财务会计相应档案管理工作之中的查阅需求不断增强[6]。所以，在中建内部的财务会计相关档案管理系统需要实现更容易操作、更为便捷的特点，进而可以做到满足实际的财务会计相关档案资料查阅的基本需求。为了有效提升财务会计档案信息化整体的管理水准，需要创建出一支精通财务会计档案管理工作的专业化管理团队，团队人员需要具有科学技术、文化素养以及档案管理经验等多个领域以及学习的相应知识技能。所以，财务会计企业需要进一步加快对于档案管理人才的培养工作，鼓励相应的管理工作人员更加积极地学习财务会计档案信息化技术知识，熟练使用计算机信息技术。例如：在计算机信息技术的环境之下，虽然可以在很大程度上提升档案管理工作的效率，但是也会面临很多安全性的威胁，这对于财务会计档案管理工作方面具有很多威胁[7]。所以工作人员需要优化服务器机房的主要配置，通过科学有效的防雷、防水以及防火等方面的科学化工作，防止外界一些不良信息的入侵。还需要针对财务会计的档案信息数据展开备份，加强对于病毒的防治以及处理，避免财务会计一些数据出现丢失现象。

（五）充分认识财务会计档案信息化建设在中建的地位

首先，提高领导层对财务会计档案信息化建设的重视程度，争取获得领导对工作的支持[8]。其次，在中建内部的财务会计档案管理相关部门需要将每一份管理工作做到细化和分工，为每一项和信息化建设相关的档案管理工作设置专门的管理岗位，并且使得信息化档案管理工作从被动逐渐转向主动。最后，中建内部的财务会计管理部门还需要展开更为丰富的宣传实践活动，为工作人员普及信息化档案相关管理知识，进而做到提升中建内部对于财务会计档案信息化建设的整体重视程度。

（六）完善财务会计档案信息化建设之中的基础设施

对中建内部财务会计档案信息化建设所需要的软件和硬件设施，需要进行完善和更新[9]。第一，有利于促进财务会计档案信息化的基础性建设；第二，提高财务会计档案信息化管理整体的质量以及效率。所以，中建不仅要做到为财务会计档案管理配置良好的计算机系统，而且还要做到防患于未然，在进行财务会计档案信息化建设的过程之中投入资金聘请专业的信息技术专员，为网络信息系统设置更为严密的安全防护系统[10]。