利用网络投稿平台促进期刊管理和品牌建设实践

杨静

摘 要 结合《甘肃教育》编辑部最新应用的期刊投稿平台的应用实践，介绍管理流程中审稿环节控制、工作质量保证等方面的做法，并提出进一步优化平台系统、提高管理效能的措施。实践发现，建立网络投稿平台是期刊品牌打造和平稳发展的重要举措，在下一步工作中，应该结合信息技术和全媒体技术，提高期刊的运行效率和影响力。

关键词 网络投稿平台；期刊管理；品牌建设；甘肃教育

中图分类号 G2 文献标识码 A 文章编号 2096-0360（2021）10-0046-03

随着网络技术不断发展，网络投稿平台的使用对建设期刊品牌、提高期刊影响力、提高审稿效率和期刊管理水平具有重要意义[1-3]。网络投稿平台在学术期刊中的应用逐渐普及，已经被大多数作者、审稿人接受，也成为提高期刊管理的最有效措施[ 4 ]。司珊珊[5]比较了国际ScholarOne与国内玛格泰克、勤云、腾云等期刊采编系统之间的功能和流程。田欣等[6]认为网络采编平台能够集成专家数据库、学术不端检测、文献管理工具，提高期刊的高质量发展。魏希柱等[ 7 ]以《哈尔滨工业大学学报》为例，介绍了期刊采编系统如何提高学术期刊审稿流程。姜梅等[8]介绍了《含能材料》借助整合的排版云平台与采编系统，实现了科技期刊的采编与排版、发布的一体化。

《甘肃教育》编辑部于2020开始使用网络投稿平台，在此过程中，有效地提高了期刊的管理效率，为广大教师、专家提供了个性化和便捷化的服务，提高了投稿论文的质量、大大降低了论文学术不端行为。本文介绍了《甘肃教育》基于投稿系统形成的一整套管理办法和具体措施，为更多期刊推进品牌建设，提高期刊审稿和管理效率提供借鉴。

1 保证全流程顺畅，满足期刊发展新需求

期刊的审稿流程是控制论文质量的基础。提高期刊论文质量，需要有完备的审稿制度，并与时代的发展相适应。《甘肃教育》严守“三审三校”审稿流程，结合网络投稿平台系统的工作流程，优化了资源配置。首先，利用网络投稿平台提高了期刊的学术不端行为，如通过平台杜绝了人情稿，让所有投稿都进入规范化审稿流程，实现了期刊编辑的优化管理，让每位编辑负责特定的专栏和方向，优化了后期分配稿件的工作；再次，对于终审人员来说，可以完全掌握之前的审稿意见和流程，能够更好地判断论文的最终结论。让期刊稿件的平行分层工作转换为编辑、主编、社长多人协同工作，保证了整个审稿流程的顺畅，提高管理效率，满足了新时期的工作发展需求。

2 细化审稿阶段，提升工作效率

2.1 初审阶段

利用网络投稿系统，能够在初审阶段帮助编辑做好整体把关工作。投稿论文的初审阶段是控制整体审稿最重要的步骤，从期刊内容来看，初审编辑需要从论文的政治性、选题方向、创新程度、语言文字等多个方面进行审查，还要结合办刊宗旨、受众需求等宏观要素上进行筛选审核，而网络投稿平台则是完成该项操作的便捷载体。

第一，编辑人员可通过投稿平台中的预览功能，细致审读分析稿件，并能方便快捷地撰写审稿意见。对于初审通过的稿件，复审人员可同步在系统中清晰看到评审意见；而对于初审被驳回修改的稿件，作者亦可及时看到修改意见，省去了与复审编辑及作者在此过程中的沟通环节。

第二，网络投稿平台依托中国知网期刊学术不端文献平台，可以很方便地监测论文的复制比。在审稿平台中作者初投稿件进行查重检测是必选环节，检测通过后才能顺利上传；另外，作者在进入网络投稿平台投稿之前，需要注册登录，填写详细的个人信息，稿件经过查重检测并上传成功后，初审编辑可将投稿人的注册账号信息和文章作者信息进行比对，若发现身份不一致的情况，则有代写代发的可能性。这一系列环节，将系统检测和人工比对相结合，可大大减少学术不端情况的发生。

第三，网络投稿简化了缴费环节的工作。在初审环节中，系统可自动检索论文总字数，预估所需版面及版面费用，编辑只需要在后台确认系统自动生成的版面数及版面费用后，一键提交，省去了与作者之间关于费用的商讨流程，另外，对于通过终审未缴费的稿件，初审编辑可在网络审稿系统中选择点击“短信提醒缴费”，方便通知作者，省去致电或发邮件通知的环节，同时有效避免了一些作者关于“期刊版面费不透明”的诟病。

第四，投稿平台对于稿件的管理颇有帮助。编辑每期备稿之前，可在“入选文章”选项中快速检索到可使用的论文，且能便捷高效地按缴费先后顺序选用论文，这些功能大大提高了初审的工作效率和质量。

第五，在作者退改环节中，网络投稿平台大大提升了编辑与作者之间的沟通效率。对于期刊的发展来说，论文质量是核心影响因素，而审稿环节的准确性和严格性则是论文质量的保证。网络投稿平台的优势在于作者、编辑、主编之间的信息传递和不同阶段的时间管理。通过网络投稿平台，可以精准便捷地管理各层级的意见、期刊论文写作规范等要求。不仅如此，网络投稿平台可直接从后台联系作者，不仅能及时反馈各层级的审稿意见、修改意见，还能保证不同层级审稿记录的保存和管理。当作者将论文重新修改上传之后，初审编辑能第一时间看到修改版本，让琐碎而又重复性极高的工作更加高效。

在整个初审阶段，利用网络投稿平台，可实现对人员、稿件的一体化管理。协调了作者、初审编辑、复审编辑和主编之间的多阶段工作，提高了论文的学术质量。投稿平台可保留所有的流程信息，这样就可以对每篇论文进行追溯和查询，也可以对期刊编辑的工作量进行统计和管理，对于多个编辑协作和分工大有裨益。

2.2 复审及终审阶段

在完成初审环节之后，复审编辑可获取到更加完整的论文信息以及初審编辑对于稿件的整体评价，在此基础上，需要对初审编辑的意见作出判断，如同意初审意见或驳回修改；而社长作为审稿环节的终审，需要确定论文最终是否录用，在作出决定之前社长可在网络投稿平台中掌握到更加全面的意见。初审编辑和复审编辑的意见一般只基于自己的业务范围和办刊标准，难免对宏观方向把握不准。所以，社长在最终决定之前，可以通过网络投稿平台查阅所有的审稿流程和不同层级审核编辑之间的意见，同时，也可以利用文中列出的关键词来检索类似的论文来确定其新颖性。通过以上工作，最终慎重、公平地完成定稿工作。对于终审人员来说，利用网络投稿平台，不仅可以考虑平台提供的多重意见，还可以兼顾期刊的定位和作者分布，最终发表更加具有影响力和符合期刊宗旨的论文。

3 期刊管理升级方案

自《甘肃教育》杂志使用网络投稿平台以来，期刊论文质量得到明显提升，编辑的审稿工作得到了一定程度的简化与优化，便捷的投稿体验也在作者群体中得到了一定好评。但目前期刊对于网络投稿平台依然处在初步调试阶段，存在审稿时滞、追踪困难等问题，需要进行升级优化。

3.1 明确审稿期限，缩短刊发周期

优化审稿环节工作。期刊论文的出版周期一定程度上体现了期刊的出版质量，期刊时效性强，就能产生一定的吸引力和品牌效应。网络投稿系统的使用是提高时间效率的有效保证。为保证审稿各环节的流畅，网络投稿系统可以给作者、初审编辑、复审编辑、终审编辑分别设置固定的时间期限，对审稿时间进行管理，此项操作可在期刊琐碎的工作中起到检查工作进度、消化超期审稿，保证各审稿环节的流畅性与高效性等作用。《甘肃教育》考虑到教师基数大、教师评职称难的情况，应尽力提升审稿效率，缩短刊发周期，将初审时间设定为10天，复审设定为15天，终审设定为20天。如果超过时限，便会自动在系统中用红色感叹号提示。

3.2 适时追踪，实现管理目标

期刊审稿环节需要追踪和定期检查。一般来说，可以两周定期检查一次超期稿件等问题。如果遇到稿件驳回修改超期的，可以通过系统短信来发催稿信，对及时发现的问题及时处理，增加时间的效能。每月的检查重点问题是排版的稿件数据量、栏目安排，稿件存量等问题，以达到期刊出版工作优化的目的。

在网络投稿平台中，可以实现统计功能和工作完成情况的量化指标。如选定相应的日期，就能统计一定时间内的投稿量、退稿率、编辑处理进度等。这样可以帮助主编或者管理者对期刊现状、编辑工作情况等进行判断。根据这些指标，一方面可以调整审稿、约稿的策略，还能对优秀作者、编辑工作量进行快速统计，最终提高各环节的效率，促使不同工作者之间紧密协调，实现管理目标。根据以上分析的结果，及时按需调整，合理分配工作，加强编辑之间的协调，提高工作效率和实现管理目标。

3.3 嵌入文本模板，简化编辑工作

在网络投稿平台中，编辑需要为每一篇论文撰写审稿意见或修改意见，这对编辑来说是一项较繁杂的工作任务，在今后的系统优化工作中，可在系统中嵌入各种文本模板，如收稿信、录用通知、常规审稿意见、版面费通知等，编辑可根据需要撰写的内容，选择相应的文本，再稍加修改即可。

3.4 增设细节功能，精准管理数据

网络投稿平台的工作后台类似于一个大型数据库，可以支持对整个工作流程的统计管理。目前，系统主要设有任务中心、用户管理、数据管理三大板块，其中任务中心板块下设“我的任务”“可认领任务”“任务历史”；用户管理板块下设“作者”和“用户”选项；数据管理板块中下设“入选文章”“查重列表”“稿件管理”等选项。每个板块中设计的功能选项可用于查看投稿量、通过终审稿件、稿件审核记录、缴费情况、查重数据、作者数据库等，基本涉及了期刊的所有工作流程。但在工作实践中，一部分编辑在刊发稿件环节因为审稿量大且稿件选题相似度高等因素而出现稿件混淆问题，将已刊发过稿件当作新稿源的情况时有发生，面对这种情况，可升级系统功能，在“入选稿件”中加入“已刊发稿件”的选项，这样便可避免稿件混淆问题的发生。另外，在“用户管理”中，可加入“重点检测”选项，将在审稿过程中发现的有学术不端行为或代写代发嫌疑的作者纳入此列表，加入此项功能之后，便可在一定程度上减少代写代发等情况的发生，提升期刊口碑。此外，编辑需要注重数据分析，挖掘数据中蕴含的潜在规律。例如在审稿专家建库和完善的过程中，要目的明确、细致分类，利用网络信息广泛、传达便利的优势，努力丰富专家资源。

4 结语

《甘肃教育》自2020年运行网络投稿平台系统以来，通过严格的线上审核制度、高效便捷的交流载体以及详尽的工作流程记录，极大地提升了编辑工作效率，也为期刊质量的稳步提升提供了保障。在大数据时代来临之际，网络投稿平台的使用是期刊发展的最优选择，也是形成具有强大传播力、影响力、引导力、公信力的全媒体发展的基石[9]。因此，建立稳定的、可兼容、可扩展的投稿系统是实现在线投稿、编辑审稿协同发展的重要举措。另外，网络投稿平台与其他文献数据库的集成，也能大大降低学术不端现象的发生，确保了期刊论文的原创性和新颖性。实践证明，网络投稿平台的使用，是期刊品牌打造和期刊发展的有效策略。在下一步的工作中，期刊借助信息技术实现编辑工作的优化，降低编辑工作量，将更多的精力用在约稿和宣传环节，使期刊进入一个稳当发展的新阶段。

参考文献

[1]俞菁，陈波.充分利用采编系统，提高期刊竞争力[J].科技与出版，2013（10）：51-53.

[2]范永德，薛爱华，张晓进，等.采用稿件网络采编系统对期刊论文出版时滞的影响[J].中国科技期刊研究，2013，24（3）：491-493.

[3]高岚.互联网背景下的科技期刊影响力提升实践：以《中国舰船研究》为例[J].编辑学报，2019，31（S2）：174-178.

[4]李家红，莫雅贞，谭宁，等.《岭南心血管病杂志》的数字化实践[J].编辑学报，2011，23（2）：160.

[5]司珊珊.基于在线投审稿系统的科技期刊论文质量控制[J].编辑之友，2017（11）：37-42.

[6]田欣，馬瀚青，郑军卫，等.国内外5种主要网络同行评议系统平台对比研究[J].中国科技期刊研究，2014，25（11）：1363-1368.

[7]魏希柱，刘彤，叶虎，等.基于勤云采编系统的学术期刊审稿专家评价与优选[J].编辑学报，2019，31（S2）：59-60.

[8]姜梅，张桂弘，王艳秀，等.《含能材料》基于XML技术的编排一体化数字出版实践[J].中国科技期刊研究，2020，31（2）：173-178.

[9]肖叶飞.新型主流媒体的基本特征、构建路径与价值实现[J].编辑之友，2020（7）：52-57.