高校档案管理中信息资源共享意义与构建方法研究

李建春

摘 要：随着我国现代化信息技术的飞速发展，使得传统的高校档案管理模式已经不能满足社会发展的需要，一直以来，各个高校的档案管理工作都存在着管理模式落后、重视程度不够、信息化建设不足等问题。因此，高校应该积极创新档案管理工作模式，及时建立档案信息资源共享模式，从而为师生和社会提供更好的服务，满足高校自身的发展需要。本文主要对高校档案管理存在的主要问题进行分析，然后说明了高校档案管理中信息资源共享模式构建的意义，提出了高校档案管理中信息资源共享模式构建的途径，从而保证高校档案管理工作的高效、有序的开展。

关键词：高校;档案管理;信息资源;共享意义;构建方法

作为高校的宝贵资源，档案信息资源是学校发展的重要记录，记录并保存着学生从入学以来的活动成果、思想面貌、学习成绩、教师的教学成果和科研业绩等等，对高校及师生都有着重要的价值和意义。高校档案管理工作就是对这些重要的信息资源进行整理和保存，具有独立性、封闭性、依赖性等特点。因此，在信息化时代背景下，高校档案管理工作必须实现现代化、共享性及信息化。科学的利用信息化技术促进高校档案管理工作的开展，加速构建信息资源共享模式，从而将高校档案信息资源的价值充分发挥出来。

一、高校档案管理工作概述

高校档案就是指高校在招生、教学以及科研等活动当中记录下来的对学校、师生或者社会有价值的一种内容，其形式主要有文字、报表、视频等等。一般而言，高校档案管理工作主要包括信息资源的输入、输出、处理、存储等过程，属于信息控制的范畴当中。然而高校档案又和其他类型的档案具有一定的差异性。首先，信息资源积累速度较慢;其次，管理过程具有阶段性的特点，档案管理工作主要依赖于档案的形成者;最后，对于社会领域而言具有封闭性的特点。

我国的高校档案管理模式来自于国家最初实施的计划经济模式，具有高度统一的管理模式特点，其档案管理和相关的工作人员都是各级政府进行任命。所以，各个高校间的档案管理工作是封闭不连通的情况。而档案信息也保存在高校的档案室当中，不会对外开放，不支持资源的共享。在这一前提下，高校档案管理工作在一定条件下发挥了突出的作用，建立了科学的管理制度和管理体制，但是仍然存在着各种各样的问题。

二、高校档案管理存在的主要问题

1.高校对档案管理工作的重视程度不够

档案管理工作需要高校各个部门以及全体师生的共同努力及配合，但是大部分高校都没有对档案管理工作给予充分的重视，忽视了档案管理工作对高校自身发展的重要性，从而给档案管理工作带来了信息资源不完整、更新不及时等一系列的问题。此外，由于高校领导的重视程度不够，使得档案管理工作缺少必要的资金支持和技術支撑，造成档案管理工作停滞不前。再加上档案管理设备的陈旧、老化，使得一些高校的档案室过于陈旧、简单，大部分纸质档案出现破损、照片损坏等问题，这都给档案管理工作带来了不利的影响。

2.高校档案管理工作的信息化水平有待提高

目前，虽然大部分高校都已经使用了较为先进的办公设备，但是信息化档案管理机制尚不成熟，还存在着很多问题。比如，缺少整体规划、信息资料处理能力不足、信息化技术的应用范围较小等等。对于核心化的数据分析、信息优化与共享等方面而言，虽然一些高校的档案管理工作有所涉猎，但是整体的信息化程度不高，信息化建设水平有待加强，所以给高校档案管理工作的顺利开展带来了阻碍。

3.高校档案管理工作人员的专业素养有待提高

档案管理工作人员直接决定了档案管理工作的质量及效率。但是大部分高校的档案管理工作人员缺少专业的素养，并且工作态度散漫，没有认真、严谨的对待档案管理工作。其主要原因有两个方面，首先，高校对档案管理工作人员的选聘较为随意，任务分配也存在着一定的问题，使得专业水平存在较大的差异性，档案管理工作人员不能履行相应的职责;其次，高校对档案管理工作的重视程度不够，没有定期对工作人员进行培训，使得档案管理工作人员容易产生松懈、懒散的态度，严重阻碍了高校档案管理工作的创新发展。

4.档案信息服务过于单一化

高校档案管理是由多个类型的档案组成的一个整体，不同类型的档案应该有相应的功能作用，要充分的发挥出其作用。高校档案的服务对象不仅包括师生和科研工作者，还应该包括部分社会公众，但是就目前来看，高校档案服务社会这一功能并不突出，信息服务过于单一化。这主要表现在两个方面，一方面传统档案管理模式的束缚;另一方面档案管理结构有待完善。

5.高校之间不能做到信息的互联互通

一些高校的档案管理思想较为传统，认为信息资源不能对外公开，要做好档案信息的保护工作。但是这一思想具有封闭性，不能使得各个高校之间实现信息资源的共享，从而使得信息利用率得不到有效的提高。此外，还要一些虽然意识到高校之间信息互通的重要性，但是缺少必要的信息协调互通制度，使得实际的工作流于形式。

三、高校档案管理中信息资源共享模式构建的意义

1.信息化建设的需要

在信息化时代背景下，现代化的发展模式已经成为主流趋势，各行各业也都积极的追随社会发展的步伐，不断的加强信息化建设进程，进行信息资源的整合与优化。信息资源有着重要的价值，其中包括了大量的研究成果及内容，信息化建设的重要作用就是将一些研究成果应用到其他资源当中，实现两者的整合与优化。因此，实现信息资源的共享是促进社会发展的重要动力源泉。

对于高校档案管理工作而言，其信息资源主要为科研工作者的研究成果和贡献，包括相关的科研信息、数据结构及结果等等，不仅有着重要的学术价值，而且可开发利用的空间较大，而通过构建高校档案信息资源共享体系，可以保证资源的高效利用。所以，高校要积极的开展信息化建设，促进档案资源共享模式的建设进程，从而发挥出积极的作用。