高职院校档案管理存在的问题与对策

李彩虹

摘要：在高职院校中，非常重要的一项工作内容就是档案管理，它不仅在行政管理中属于非常重要的内容，还具备了社会服务性和自然性的特点。在开展高职院校档案管理工作的过程中，相关工作者不但需要实时更新档案信息，还需要销毁那些已经失去价值的档案，并全面消除档案管理工作中出现的盲点，有效提升档案管理工作的效率。基于此，本文深入探究了高职院校档案管理存在的问题与对策。

关键词：高职院校  档案管理  问题

档案管理工作过程涉及的内容非常多，而且各种各样的工作都会形成相关的一系列资料，需要进行后续保存，为高职院校未来的发展提供详细的档案记录。

在高职院校实际发展过程中，档案管理工作属于非常重要的内容，而且实际档案管理工作模式也在进一步完善和成熟，相应的服务性功能也在进一步凸显。

如今高职院校档案管理工作仍然存在一定的问题，高职院校必须采取有针对性的措施来改善档案管理工作的现状，全面提升高职院校档案管理工作的水平，全面凸显高职院校档案管理工作的价值和意义。

一、高职院校档案管理工作的职能

对档案管理工作而言，人们越来越认识到档案管理工作的重要性。从档案功能的角度分析，开展档案管理工作不但可以全面提升高职院校的行政管理效率，而且对于其本身的职能而言，还具备社会服务性和自然性的特点。

简单来说，首先，高职院校档案管理工作具有一定的基础性功能。高职院校档案的收集和保存工作，主要是将高职院校在招生就业、科研、社会实践等方面的真实情况客观地反映出来;其次，高职院校档案管理工作是基于新时代背景的，还具有一定的社会服务功能。

与传统的高职院校档案管理工作相比，我国现阶段的高职院校档案管理工作已经有了非常巨大的变化，在逐步朝着系统化和规范化的方向发展。但是在实际工作开展过程中，仍然存在着一些问题，导致高职院校管理工作的顺利开展受到了一定的限制和阻碍。

第一，高职院校档案管理工作存在较大难度。由于在实际发展过程中，高职院校不但存在学生的人员变动，还存在体制等一些客观影响的因素，最终影响档案管理工作的顺利开展，导致高职院校不但不能及时更新档案，同步相应的档案信息，而且会导致档案管理工作的滞后性，降低了档案工作本身的可信度。

第二，高职院校档案工作内容自身的缺失。在当前阶段，我国大部分高职院校都会采用合并或者升级的方式管理档案，档案管理标准仍然存在不够健全和完善的问题，导致高职院校档案信息的完整性受到影响。例如，一部分高职院校的学籍档案已经中断了相应的学前信息，还有一部分档案的构成方式极为简单，只是由在校的成绩构成，制约了学生未来的发展。

第三，实际的信息化建设水平严重落后。在档案管理工作开展过程中，信息技术的应用为档案管理带来了更大的活力，但是要想全面完成高职院校档案管理工作信息化的建设，就要加大资金和人力的投入力度，而现如今在实际档案管理工作过程中，高职院校并没有加大信息化建设的力度，也没有投入大量优质的资源，这制约了高职院校的档案管理工作现代化建设。

第四，高职院校档案管理工作没有得到合理有效的应用。理想状态下，高职院校档案管理工作者应该更加重视档案的采集和整理，但是在实际工作过程中，档案工作者并没有重视档案的采集和管理，也没有将相应的档案工作和生活全面结合在一起。

对于教师的教学档案而言，教师在制定教学大纲和教学内容的过程中，需要查阅大量的教学档案改善教学内容，但是就现在的档案管理工作而言，档案的使用概率非常低;对于学生档案而言，不论是相关教师开展教学工作，还是企业开展后续招聘工作，都与学生的档案有着紧密联系，但是高职院校档案工作者并没有重视档案在此方面的应用，而学生也没有重视利用自身的档案。

在高职院校档案管理中，这些问题是潜在的隐患，如果档案管理工作者不能进行系统地分析和有针对性的改善，就会使得高职院校档案工作的全面持续发展受到消极影响。

二、优化高职院校档案管理的措施

1.提高重视程度，完善各类档案

要想全面改善高职院校的档案管理工作，首先，档案管理工作者要以学校内部实际情况为出发点，重视相关的档案管理工作，并加大对相关工作的重视程度。只有提升自身的思想意识，才能全面提升档案管理工作水平。

高职院校必须加强对档案工作的重视程度，加大对高校档案工作的投入力度;一些负责档案管理的工作人员必须加强自身的责任心，认真对待档案管理工作;教师和学生也要提升自身对档案运用的意识，提高高职院校档案管理工作对自身的帮助力度。高职院校应更加重视相关档案工作，进一步降低高职院校档案管理工作的难度，提高高职院校档案管理的实效性，促进高职院校的发展;其次，从社会的角度进行分析，不论是政府，还是企业，都必须提升对高职院校档案管理工作的重视程度，在与相关高职院校进行沟通和交流的过程中，有效运用高职院校的档案管理工作，全面改善档案管理工作的整体现状。

2.成立专门的管理机构，培养高水平人才

高职院校必须提高自身对档案管理工作的认知程度，并以自身的实际情况作为主要出发点，进行相应的档案管理工作。

首先，高职院校必须建立一套从上到下的档案管理系统，全面改变传统的档案管理的混乱性，避免出现相关工作者管理不到位的情况;其次，高职院校要进一步加大对档案管理工作的力度，建立统一的档案管理机构，使档案的安全性得到保证，还要以各部门的实际使用情况为依据，分类储存或者备份实际的使用情况，既能统一档案管理的权利，又能避免各部门在使用档案的过程中受到影响;最后，高职院校要想全面建立完善的档案管理系统，还需要全方位培养档案管理人才。

只有保证执行的专业性，才能使各类规则和计划实施的完美性得到保证，所以高职院校必须加大人才引进力度，对档案管理人员进行相应的专业培训，档案管理工作人员也应该主动学习先进的管理方法，提升自身的职业素养，最终有效落实先进的档案管理理論和策略。

3.完善档案管理制度，加大宣传力度

首先，高职院校以自身的实际情况作为依据，对档案管理工作方法全面完善和细化，并设立相应的监管机构，公平公正地实施赏罚措施。与此同时，还要保证相关措施的有效落实。其次，高职院校要加大档案管理工作相关法律法规的宣传力度，全面提升整个高职院校的法律意识，减少高职院校档案管理工作的违规现象。

三、结语

总而言之，现如今社会需求在不断变化，对于高职院校而言，其本身就具备一定的优势，但是在实际发展过程中，高职院校档案管理工作仍然存在一定的问题，所以高职院校必须认真反思实际存在的各类问题，采取有针对性的措施，提升高职院校的档案管理工作的实效性，促进高职院校的全面发展。

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（作者单位：天津电子信息职业技术学院）