论创新引领档案室档案工作高质量发展

摘 要：创新是引领发展的第一动力，以信息化为核心的档案现代化的今天，档案工作创新显得尤为关键。现以新时代档案室档案工作新特征与挑战为背景，以创新引领档案室档案工作高质量发展需要着力解决的问题为导向，以中共广西区委党校 广西行政学院档案工作实践为基础，提出四点创新做法，分别以创新工作载体、创新工作方式、创新工作思路以及创新“专业思维”理论输出为切入点，介绍我校（院）档案工作创新路径。旨在提高档案工作效率，实现档案工作服务经济社会发展的作用，达到为中国特色社会主义事业服务的目的。

关键词：创新;档案工作;高质量;发展

创新发展位于五大发展理念之首，处于核心地位，重点解决发展动力问题。抓住了创新，就抓住了发展的“牛鼻子”。新时代档案室档案工作要高质量发展，必须让创新发展贯穿档案工作的全过程各方面，面对百年未有之大变局，以创新作为发展的驱动力，档案室档案工作必定大有作为。我校（院）档案室在档案工作创新方面进行了积极探索，并取得了良好成效，如2010～2019年连续10年获得档案工作优秀单位;档案室荣获广西壮族自治区2012～2018年档案系统集体二等功等。本文以新时代档案室档案工作新特征与挑战为背景，聚焦档案工作方式方法创新，为更多档案室提供参考。

一、新时代档案室档案工作新特征与挑战

新时代档案工作随着档案数量剧增、种类增加、标准出台、规范提高，“海量数据信息资源的收集、归档、存储、管理、开发利用对档案工作是一个全面的、全新的挑战”，展现出新的特征。

1.档案室档案工作主要矛盾发生了新变化

党的十九大报告明确指出：中国特色社会主义进入新时代，我国社会主要矛盾已经转化为人民日益增长的美好生活需要和不平衡不充分的发展之间的矛盾。与我国社会主要矛盾相对应，档案室工作的主要矛盾逐步展现出业务部门的美好利用需求与室藏不平衡不充分发展之间的矛盾。其主要存在的问题在于档案收集难、数字化选择不平衡、档案检索不智能、档案审批程序繁多，服务方式被动等。

2. 档案室档案管理对象新增四类档案

国家档案局制定的《机关档案管理规定》第二十三条规定：机关档案包括業务数据、公务电子邮件、网页信息、社交媒体档案。这就意味着档案室在对档案的形成与收集、整理与归档、保管与保护、鉴定与销毁、利用与开发、统计与移交等工作都要增加相应的工作内容和任务，这对档案人员的专业思维、业务素质以及学习能力都有了更高要求，倒逼档案人员转变工作模式、工作流程以及工作思路。

3.电子档案与传统载体档案具有同等效力

“互联网+”改变各行各业，OA办公系统普遍运用，加之落实“存量数字化、增量电子化”信息化战略，传统载体档案的数字化工作基础已逐步夯实，电子档案于2020年6月20日纳入新《档案法》，电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用，《会计档案管理办法》第八条“单位内部形成的属于归档范围的电子会计可仅以电子形式保存，形成电子会计档案”。电子文件如何转变为电子档案，以何种格式、处置方式、标准规范、操作步骤以及如何利用等成为档案室需要首要面对的新问题。

4.档案信息化建设纳入新档案法

新《档案法》专门增设了第五章档案信息化建设，明确各级人民政府应当将档案信息化纳入信息化发展规划，保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用。如何推进电子档案管理信息系统建设，如何与办公自动化系统、业务系统等相互衔接，如何对电子档案进行检测、备份、利用等工作将成为档案信息化建设所面临的新课题。

二、以创新引领档案工作高质量发展着力解决的问题

随着巡视工作的各项抽查，专项工作的轮番检查以及业务部门业务翻查需要，档案利用越来越频繁，档案利用者对档案需求逐步变为“三更需求”，即“对内容要求要更准确更多样，对调档要求更迅速更便捷，对服务要求更主动更专业”。如何满足利用者的“三更需求”将成为创新要着力解决的问题。

1.着力解决部门档案的收集难问题

档案收集工作是档案管理的第一个环节，亦是源头，是档案鉴定、整理、编目、保管、统计、利用和编研工作的前提和基础。面对新矛盾、新问题，尤其是在信息化建设中，电子档案管理信息系统建设要充分考虑办公自动化系统、业务系统的充分衔接，在传统载体档案与电子档案收集上寻求创新，可以促使室藏档案的齐全完整、丰富多样，更便于档案利用的需求。

2.着力解决管理系统的功能性问题

档案管理系统关联着档案管理的八个环节，直接影响着档案利用，其功能强弱直接决定了档案管理效率，然而档案管理系统升级和成本维护、与OA办公系统和业务系统数据兼容等新问题层出不穷，以创新思路解决档案管理系统功能升级，将会大大提高档案管理水平，还能产生一定的经济效益。

3.着力解决档案室的被动服务问题

档案利用工作是档案工作的中心任务，是实现档案工作目的的主要手段，然而被动服务一直以来成为档案室服务常态，通过创新服务方式来实现由被动服务转变为主动服务，才能更好提高档案服务质量和充分发挥档案价值，才能真正让档案“活”起来，让历史说话。

4.着力解决档案管理员的能力问题

任何一项工作都是由人来完成的，档案员的档案政治素养、职业道德、专业知识以及业务技能都直接影响档案工作的全过程各方面，通过创新工作思路提高档案管理员的能力，才能使档案员在档案工作中游刃有余，才能推动档案工作各项发展，才能提供更好更优良的服务。

三、档案室档案工作创新实践

我校（院）室藏档案共10743卷又64353件，档案起止时间为1950～2019年，上架排列长度约1000米，数字化成果约130万页。主要由党群类、行政类、外事类、教学类、科研类、出版类、基建类、会计类、实物类、声像类（照片类、录音录像类）等10类档案构成。档案工作实践证明，领导决策、工作参考、编史修志、举办展览、科学研究、学员人事档案补充以及巡视检查、专项检查等对档案的利用需求越来越多，档案工作发挥着越来越重要的作用。

檔案利用的新需求，档案管理对象的新增加，档案整理方式的新要求以及档案信息化建设面临的新情况，都需要档案室工作进一步创新。如何“创新管理模式，助力档案工作转型升级”，在认真学习关于“创新”重要论述和对档案工作要“走向依法管理、走向开放、走向现代化”的根本遵循的基础上，我校（院）档案工作以“创新”为灵魂，从唯物辩证法的“对立统一规律、质量互变规律、否定之否定规律”三个基本规律出发，注重课题和调查研究，以问题为导向，找到突破口，闯出新路子。

1.创新工作方式，采用通报刺激、强制登记以及细化标准，依法治档解决档案收集难问题

对于传统载体档案与电子档案的收集，都需要加强组织领导，完善制度，明确标准规范，操作步骤、流程以及加强时间控制。

（1）通报刺激，增强档案意识

为增强业务部门领导、专兼职档案员以及工作人员对档案工作的重视，增强校（院）档案意识，对档案移交工作进行通报，并适时列入我校（院）委督查内容之一。档案移交通报分四个步骤：一是在档案收集通知发出前对上一年档案工作进行通报;二是在档案收集通知中，加入通报提醒内容;三是在档案催交通知中，明确不按规定移交将会被通报批评;四是在档案通报中，再次提醒部门查漏补缺，将应归档案补交归档。

（2）强制登记，注重前端控制

运用了文件的“前端控制”思想，施行在机要科和24个业务部门的预归档登记制度。强制各部门文件经办人员在使用校（院）公章和部门公章前进行预归档登记，由档案室编制《文件材料预归档登记表》，内容包含序号、文号、题名、页数、日期、经办人、移交日期等，明确规定经办人不归档留存文件的不予盖章，并将预归档登记表一并列入档案移交清单的附件，作为档案收集齐全完整的依据，保障所有正式文件和合同的及时归档。

（3）细化标准，完善收集制度

一是分别编制校（院）和24个部门《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》，明晰我校（院）及各部门应归档文件和保管期限、元数据等内容;二是明确移交标准，要求部门指定专人负责，提交档案和移交清单，认真自查齐全完整程度，执行双方分管档案工作领导和专兼职档案员签字手续，保障所有业务部门档案及时归档。

2.创新工作载体，以信息技术为手段，通过档案管理系统功能升级、档案编目程序研发提高服务水平和工作效能

保持档案管理系统功能升级的持续性。陆续结合档案工作实际订制多项个性功能，逐步探索电子档案的形成、采集和归档。如档案功能分类由固定式转自动式，解决了档案数据的准确性和一致性问题，系统还可以根据档案编目、鉴定销毁、统计等不同需求，自由切换复合式的档案分类排序，使得档案条目数据可以自动跳转到管理需要所设定的分类法中;订制了“总检索”模块，运用关键词+空格+关键词+……的输入习惯进行定位查询功能;订制档案目录数据的“电”“移”“电移”的醒目标识以及档案自动统计等。

强化档案编目的自主研发和应用。如在原有收集惯例基础上，尤其是OA系统的档案条目数据采集和接收上，运用程序研发进行档案智能分类、档号自动编制、自动著录、自动统计等。再基于Excel，运用 VBA程序开发，研发了校（院）各门类档案编目智能生成工具，实现“秒杀”的档案自动著录功能，提高N倍工作效率，减轻了专兼职档案员工作任务。

推进数字档案室建设的设计和部署。以问题为导向，通过课题研究探讨突出问题，通过调查研究提升工作能力。对校（院）数字档案室建设进行了初步探索、设计、沟通、部署;在电子档案归档方面，以“嵌入式”和“开发式”两种模式分步骤部署实施，逐步探索电子文件的收集、归档以及利用方式方法。

3.创新服务方式，运用“专业思维”探索档案理论的输出方式，为各项工作服务

（1）服务方式：转“一对一”为“多对多”

手填式的查借阅利用手续一直是档案利用传统做法，但是随着查档的人次、件次增多，工作效率和便捷程度越来越低，已经无法满足档案利用的速度和多向利用的需求。如何让利用者满意，减掉繁琐的登记手续呢？如何勇于担当，把“活”揽过来，让利用者只经历签字这个环节就能解决问题？我们采取以电子表格为数据源，电子表格与Word 表格的“邮件合并”功能，减掉利用者繁琐的登记手续，也同时解决了档案利用统计问题，由“一对一”转为“多对多”服务。

（2）服务方向：转被动为主动

千磨万击还坚劲，任尔东西南北风。档案员不仅仅关注自己的一亩三分地，还主动作为、敢于担当，深度挖掘档案理论的输出，从档案整理思维出发，参与校（院）迎评迎检工作，如设计整理完成全国文明单位创建、复查工作以及全国行政学院的督查工作材料征集和整理;参与完成巡视组材料整理和归档工作。组建多个团队，完成档案编研任务，明确分工，如编制《全宗介绍》《档案利用效果汇编》《专题文件汇编》《大事记》《组织机构沿革》《校史资料展览》《地方志》《史料》以及各类《画册》《作品展览》等成果，为校（院）教学、科研、咨询、管理等工作服务。

4.创新工作思路，以流程为主线，制订分类方案、工作步骤、时间控制、业务细则等，提高档案员工作能力

档案管理流程与标准规范是做好档案管理工作的关键和依据，“深入调研、科学制定”是我校（院）档案创新工作的花与果，梳理档案管理流程可以使专兼档案员在档案管理中有据可依、得心应手。我校（院）陆续编制了《档案分类方案》《各门类档案整理细则》《八环节工作步骤》《档案工作流程与时间控制》等，档案工作思路的定式提高了档案员的工作熟练度和精准度，激发了档案员的工作创新能力。

遵从档案工作流程管理，团结合作、任务互换、相互讨论、相互提高，尤其注意体力脑力相结合方式。表现形式贯彻档案工作八个环节，如档案收集时，主要包括清点、核对、统计、审核、抽查、登记等，收集流程管理：1人清点核对、1人统计审核、1人抽查登记，每一批次轮番往复，合作完成;档案分类整理时，主要包括分类、组件、打码、分类、排序、编号、著录、装盒、著录、装盒、上架等。分类整理流程管理：2人鉴定，其余2～3人流水线式完成;档案统计时，配合统计档案实体和系统数据的一致性等。合作可以使档案员之间产生交流，从而不那么单调、重复和孤寂，给档案员一种心理慰藉，增强档案工作凝聚力和创新力。

四、结语

档案室是各机关（包括团体、学校、工厂、企业单位等）统一保存和管理本机关档案的内部机构，是国家档案工作体系中基层的档案业务机构。以创新为档案工作引领，切实推动档案工作高质量发展。如档案收集和服务方式的创新，保证了档案的应归尽归;档案管理系统的不断升级，为党校数字档案室建设奠定了基础;档案编目工具的研发和应用，减轻专兼职档案员的工作量，无缝连接档案室和业务部门，避免重复工作，产生了一定的经济效益等。因此满足了档案利用者快速、高效的调档需求，促进了党校教研咨一体化建设，发挥了服务经济社会发展的作用，充分发挥了档案工作的基础性支撑性作用。

参考文献：

[1] 沈玉瑾.新时期档案工作的创新、发展、探索[J].机电兵船档案，2020

[2]《机关档案管理规定》（国家档案局令第13号）[S].国家档案局局长办公会议审议通过，2019

[3]《会计档案管理办法》（财务部 国家档案局第79号）[S].财政部部务会议、国家档案局局务会议修订通过，2016

（作者单位：中共广西区委党校 广西行政学院）

基金项目：2019年度中共广西区委党校（广西行政学院）校（院）级课题《新时代档案室档案工作创新研究》（2019QN12）-青年项目阶段性成果

作者简介：常兰会（1982-），女，汉族，山东冠县人，硕士研究生，讲师，中级职称，研究方向：档案学理论与实践