内控视角下的高校智能报账体系探索

王 靖

（清华大学财务处）

2015年3月，李克强总理在政府工作报告中首次提出“互联网+”行动计划，标志着“互联网+”时代的到来。如何利用现代互联网信息化技术优化高校经费报账模式，有效防范经费风险，提高核算质量和财务管理水平是高校普遍思索的课题。

目前大部分高校积极探索新的报销模式，比如排队取号报销、物流式报销、收单式报销和网上预约报销然后投递等。以T高校为例,从2017年开始推行网络报销，实现从手工接单报销到网络预约报销的过渡，大大缩短了报销经办人的现场等候时间，提高了核算效率和服务水平。

一、网络预约报销的现状

网络报销模式是项目负责人在项目系统里授权，经办人拿到相关票据整理粘贴，在网报系统的授权项目里填写票据明细，提交报销单并打印，交项目负责人签字，将报销单后附原始票据通过投递机或现场投递，财务人员拿到纸质报销单据审核后，出纳通过网银系统支付。具体流程如图1：

图1 现行网络报销流程图

网络预约报销，改变了传统的现场接单的模式，经办人不用在现场等待，可以通过PC端或移动端在任何时间和地点操作，避免因时空受限而影响报销时效，也适当避免因等待时间过长或沟通不畅而引发的矛盾冲突。改变了支付方式，由以往的刷卡或现金支付调整为网银支付，降低了资金管理风险，提高了资金结算的安全性，系统及时反馈，确保了资金的安全和可追踪性。由于经办人在提交报销单前会整理票据，适当减轻财务人员整理审核票据的压力，从而提高了财务审核的工作效率。

二、现行网络报销运行中存在的问题

（一）前期票据整理不规范，信息维护错误，退单率较高

在网络报销实行的初期阶段，各环节的票据审核仍然主要依靠人工操作没有统一的判定标准。由于部分经办人财务制度意识薄弱，财经专业水平有限，会出现此类问题：如不能有效遵守“一事一报”“一类一报”等基本报账原则，导致报销原始单据整理不符合要求；原始单据不全、贴票混乱；取得的发票不符合报销规定；报销单填写不规范；相关附件不齐全；电子发票重复打印或无预算、超预算支出等原因导致退单。这给财务审核人员增加了较大的重复工作量和审核难度，同时也使得财务报销的退单率居高不下，沟通的时间成本较高。

另外，网银支付的银行信息是经办人在系统中手工维护，容易出现银行卡号输入错误发生退款的情况，影响报销款及时到账。如果借款人在冲账时未告知提前借款的情况，还可能导致重复转账现象的发生。

（二）信息孤岛现象仍然存在，存在信息断层

“信息孤岛”的现象依然存在，尽管形式上财务系统与相关业务系统部分模块连接，但一般多为单向传递，未能形成有效的信息交互闭环。另外，有些信息共享没有延伸到业务前端，对于前台报账的操作员来说仍处于信息断层的状态。以科研预算业务为例，项目预算只在项目经费查询系统里可以看到，但是网络预约报账系统并不显示相关项目预算剩余额度。容易出现即使做出报销单也因预算额度不够不能报销导致退单的情况，不利于科研项目的预算管理。

2019年实行新政府会计制度，基于权责发生制的财务会计收入支出核算要求财务部门与相关业务部门联系更为紧密。以科研事业收入为例，科研合同的完工进度是否能及时反馈到财务系统，或财务报账情况是否能真实反映科研业务进程，对财务报销信息化建设提出了更高的要求。

（三）原始单据传递过程中存在缺失风险

原始单据作为财务报销的重要数据支撑和依据，包含了大量的经济信息，由于单据流转，在投递和保管过程中存在丢失的风险。比如票据粘贴不当，投递点设置不科学，投递机出故障而未能及时投递，与系统信息不同步，发生退单来回取单据等原因都可能导致原始票据丢失。电子发票还可以补打，纸质发票如果丢失，会给经办人、报销人和财务人员都造成很大影响。

(四)仍以线下手工审批为主，“形式审批”较多，容易出现漏洞

由于没有全面实现财务票据影像化，经办人仍然要拿着纸质发票找项目负责人签字审批。对项目负责人来说，为了加强管理，几乎每张报销单都需要负责人签字，超过一定金额还需要财务主管和相关部门负责人签字审批。部分经费的报销从事前审批到实际开支审批可能需要审核签字多次，在某种程度上占用了审批人的时间成本。对经办人而言，有可能从拿到发票开始就要跑各部门去走手续签字审批；也可能存在因经办人能力受限事前审核不完整导致未经过相关部门及院领导批准，采取事后审批方式报销，形式上审批的情况居多，对业务实质不能起到充分的控制监督作用。

另外，由于报账审批流程是线下的，经办人和相关负责人无法通过信息系统查看报账进度，这种信息不对称现象也不利于报账效率和满意度的提升。

（五）侧重财会监管的事后监督，对事前、事中控制缺乏有力的监控手段

目前我国高校在经济活动的内部控制中，大多注重财会的事后监督工作，比如加强账务复核，注重审计和巡查等。但在事前预防、事中监督方面一定程度上没有引起高度重视，容易在问题出现之后再去整改，缺乏有力的监管手段在事前防范经济风险的发生。监督形式比较单一，财务监督工作容易出现漏洞，给违法违纪人员以可乘之机。比如票据造假，伪造签字，实际发生业务与票据不符，虚假列支等，都会导致高校财务资产流失，引发经济风险。

三、优化建议

针对以上问题，高校应当优化财务信息系统报销流程，以政府会计制度改革为契机，借助信息化手段，梳理内控流程，将内部控制理念和制度浸入到财务报账的各个环节，建立一体化智能财务报账体系，加强监督管理机制，实行财务监管模式、签字审批形式、电子发票报销监控和资金支付方式的改革创新，实现贯穿事前防范、事中控制、事后监督的全过程管理，提高高校的财务治理水平。

一体化的智能财务报账体系应与预算系统、资产系统、科研信息系统、业务平台比如差旅平台等系统相关联，实现数据高度共享和交互。如图2所示，一体化智能财务报账体系主要包括：（1）网络预约报销系统，其主要功能如项目授权管理，网上预约填报、预算额度审核、提交票据、修改信息、生成报销单等网上报账信息维护；（2）数据监控平台：从事前、事中、事后根据风险规则从后台稽核异常数据，提示防范财务风险；（3）网上审批系统：审批人通过该系统在线审签经办人提交的业务单据，也用于记录其审批内容及流程；（4）接单系统：实现单据物流化管理，主要包括接单、分单、记录留痕、统计、数据传接等功能；（5）账务核算系统：处理业务的核心财务软件。主要包括制单、记账、复核、账表查询、项目管理等功能；（6）银校互联系统：银行专线与财务内网的直接链接。实现出纳复核、实时转账、查询、打印银行回单及对账功能；（7）微信平台：包括业务培训和查询模块，业务培训模块普及报销指南和财经规章制度，查询模块可以推送和查询报账进度、项目预算执行情况等信息；（8）电子档案系统：用于存储电子化会计凭证和原始数据，对数据操作进行记录存档，确保数据处理可追溯，保证电子信息的真实、完整，为后续的数据挖掘和决策管理提供支撑。

图2 一体化智能财务报账体系流程图

一体化智能财务报账体系相比于已有网络报销系统主要改进如下：

（一）网络预约报销系统：会计档案影像化、AI预审和预算额度审核，实现事前控制

探索推进报销凭证影像化试点，随着电子发票的普及，在网络预约报销系统通过二维码扫描或手动上传电子发票图片，并存储在“电子票据”模块，在填写报销单时选择要报销的电子发票。对重复提交的电子发票，系统会与存储库自动比对，提示重复，避免电子发票重复上传报销的问题。财务部门将报销的关键词、要求、额度等标准化信息在后台予以设置嵌入，就可以通过AI（人工智能：Artificial Intelligence）图像识别技术从电子发票版式文件中自动识别报销内容并对比信息来完成单据的预审工作。同时，发票信息与税务系统直接对接，对上传的电子发票直接验证，不需经办人再提供验真结果，避免伪造发票信息的情况。通过会计凭证影像化实现电子发票报销监控，加强财会监督。

通过与项目预算模块连接，进行项目预算额度审核，在事前申请报销时，系统对所选择的业务类型进行预算校验，如果预算通过则可以提交，同时冻结相应预算额度，没有额度则无法提交。审批人进行业务审批时冻结相应额度，审批驳回时同时释放冻结的额度，财务审核付款后占用预算额度。并对报账业务根据预算自动分类，规范报销用途，避免纸质票据分类混乱的情况，自动生成报销单。通过在网络预约报销系统设置预算审核模块保证负责人能及时掌握预算执行情况，强化对经济活动的预算约束，使预算管理贯穿于经济活动的全过程。另外，在经办人提交借款时，设置预计还款时间，根据预计还款时间在系统里设置还款预警，避免暂付款长期挂账。

网银支付通过系统提取银行账户信息，对公付款自动识别和提取电子发票上的开票方银行账户信息，对私报销将个人银行账号与银行代发系统相关信息关联，避免手工填写银行账户信息错误而发生退单的情况，也避免了收款单位与开票方不一致的问题，防止伪造业务代开票的情况。影像化和AI预审等将财务人员从繁重无聊的发票审核比对中解放出来，大大节省人力成本，大幅提高报账效率。

报销完成后凭证和票据信息自动保存到电子档案系统，实现去纸质化报销，财务人员、经办人和相关负责人经授权可以实时查询电子凭证和附件，方便项目结题审计或其他情况查阅凭证，避免大量人力去手工翻阅纸质凭证。

（二）网上审批系统：重建审签流程，结合票据影像化，实现网上一体化审批，强化主体责任

网上审批系统将手工签字审批转移到PC端或移动端操作，相关审批人可以不受时空限制，在审批系统上查看经办人提交的票据信息及附件，通过密钥和电子签名校验对报销业务进行逐级审批，最后推送到财务人员。经办人和审批人都可以通过审批系统查看审批的进度。该系统将报销经办人、审批人和财务人员紧密联系在一起，跨越了以往当面审签、柜台报销的时空限制，节省时间成本，大幅提高了审批和报销的效率。

通过在审批流程中预先嵌入内控和相关报销制度，在审批环节中只能按照规定流程进行审批，一方面对分区审批核算的情况可以统一把控执行标准尺度，提高审批标准化；另一方面可以有效杜绝越级审批和人为干预改变审批流程，从而有效地提高内控力度，降低了财务风险。对审批人而言，由于网上审签具有保留审批意见痕迹、信息相对公开等特点，将督促审批人根据岗位职责及权限内容认真审查审批事项的真实性与合理性，有利于进一步规范经济行为。对经办人而言，系统能记录经办人提交的业务单据内容、报销金额、发票张数、业务流程及时间等相关报销信息，对处理过的信息做了备忘，建立了一种自主监督监控方式。

（三）对接业务平台：加强业财融合，从业务前端开展风险控制

与业务平台对接，对容易出现风险的业务活动从源头上进行控制。比如：T高校近两年推出网络报销系统与差旅平台对接。差旅平台是T高校针对差旅报销提出的个性化服务，该平台提供预订国内机票、火车票、酒店等出行服务，可通过手机端和PC端实现票务和住宿的预订以及改签，因公出行订票时，可以直接选择付款的财务项目，行程结束后，财务部门对因公差旅费用集中结算，不再需要个人办理差旅借款和报销。一方面在经费报销中缓解了师生出差垫付资金的压力，使订票更加便捷，报销更加简化；另一方面考察了差旅业务的真实性和合规性，提高了差旅透明度，有效降低了差旅业务中出现假发票的情况。

通过与其他业务部门的信息平台对接，建立财务部门与其他部门协同配合的联动工作机制，打破部门之间的信息壁垒，促进业务财务深度融合。如通过建立设备全生命周期平台，与财务核算系统对接，打通采购和资产管理各环节，做到全程透明、可追溯的设备全生命周期管理；资产建账环节引入采购、发票、实物图片等信息，信息在线推送到财务系统完成报销并记账，实现资产账与财务账的实时对接。资产系统引用财务项目经费、设定折旧年限，与财务系统信息共享，全方位实现了财资结合的动态实时监管。

科研信息系统与财务信息系统之间信息实时共享，全过程在线管理。从科研经费的到款认领开始，到经费拨入具体项目，财务核算所需的项目基本信息和科研合同信息均可从科研信息系统读取，为权责发生制记录科研合同完成进度提供支撑，实现科研经费的全过程监管。

（四）数据监控平台：建立数据监控平台，加强事前、事中、事后稽核，实现全过程监督

建立数据监控平台，从系统后台梳理风险规则，制定事前预防、事中监控、事后复查三种防控稽核模式，通过系统直联，在网报环节、账务处理环节中，嵌入风险预警服务功能，从经办人提交网报预约开始稽核风险，控制报销的合规性和规范性，对形式和实质不符合财务规章的票据和业务在网络报销系统中给予警示，在财务核算环节规范账务处理，将风险防控由事后监督前移到事前和事中，事后对经济业务复查，对问题凭单统计分析存入风险库。真正做到事前预防，事中监控，事后复查，进行全流程监控，有效降低经济风险。

四、建立高校一体化智能报账体系的保障措施

为了加强内控防范风险，有效建立高校一体化智能报账体系，提高财务报账效率和质量，需要有以下保障措施：

（一）增强内控意识，精心组织智能财务报账系统的顶层设计

学校管理层应高度重视，充分发挥在内部控制和信息化建设中的组织引领作用。在此前提下，增强全员的内控意识，统筹规划，在现有资源的基础上，精心组织一体化智能报账体系的顶层设计，以内部控制为抓手，以信息化技术为手段，明确任务分工，梳理流程，进行流程再造，制定详尽的系统架构方案与计划，各部门间打破壁垒，密切配合，加强系统间的数据对接，为一体化智能报账体系的顺利运行奠定基础。

（二）技术上确保信息系统安全和稳定，加强财务信息网络安全防范

建立高校一体化智能报账体系离不开信息技术的有力支持。一方面需要加大资金和技术投入，不断完善基础设施建设，保障系统正常运行，保证大量数据信息的兼容和存储，维护数据安全、稳定；系统服务器定期维护和升级，以适应报账需求。另一方面，要加强网络安全防范建设，运用先进的防火墙、数据加密、权限准入等技术，建立网络安全防护体系，规范操作，有效防范数据丢失与被入侵的风险，建立数据备份库，确保财务信息安全性与稳定性。

（三）财务人员转变理念，促进自身转型

随着互“联网+”教育时代的到来，高校财务工作不再是传统意义上的核算，财务工作的重心逐渐由“核算型”向“管理型”转变。高校财务人员对高校业务的参与度越来越高，高校的管理决策也越来越需要财务数据的支撑，培养业财融合型的财务人员已经成为高校财务管理转型与创新的重要人力资源保障。如何不被人工智能取代，掌握自身的核心竞争力成为财务人员普遍思考的问题。为适应新环境的要求，财务人员应不断更新专业知识和理念，积极适应新变化，从单调重复的报账中解放出来，释放更多的精力和活力去向数据分析和财会管理转型，从财务视角为高校的管理决策提供专业支撑，为一体化智能保障体系不断完善优化提供人力保障。