文书电子档案四性自动检测试探

陈世雄

（中国电建集团福建省电力勘测设计院有限公司，福建 福州 350003）

1 前言

在我国电子档案施行中，为保障电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性，便于电子文件归档以及电子档案移交、接收和长期保存过程中的检测，国家档案局在2018年发布并实施了文书类电子档案检测行业标准。目前，中国电建集团福建省电力勘测设计院有限公司（以下简称福建院）数字档案馆进行的四性标识，只是手工检测，工作量巨大，完全没有利用信息技术实现自动检测，不能保证检测的完全正确，应该按照电子档案四性检测国家档案局标准，尽量减少手工检测，才能保证检测的有效正确。因此，现四性检测功能离标准要求还差很远，需逐步改进完善。福建院数字档案馆文书档案模块，前端软件是中电建办公自动化 OA系统，文书电子文件由该OA系统提交归档。福建院在数字档案馆升级建设前期，依据国家档案局提出的文书类电子档案检测一般要求，以文书类电子档案为对象，研讨电子档案四性自动检测规则和方法，为开发实现相应功能的软件先行试探工作。

2 文书电子档案四性自动检测规则及方法

基于国家档案局文书类电子档案四性检测的一般要求，列出如下附表1所示的文书电子档案归档环节检测项目内容及方法。

表1

3 文书电子档案实现四性自动检测功能试探

1）前端软件元数据采集要求。福建院数字档案馆文书档案模块，前端软件主要是中电建办公自动化OA系统。该系统生成的原始电子文件为doc、xls等格式，扫描或转换后数字化文件为pdf、tif等格式。该OA系统提交文书电子文档归档到数字档案馆时，要采集元数据信息。 元数据项项目内容如下附表2所示。2）四性自动检测功能采用采集的前端元数据信息，自动执行检测。3）四性自动检测功能设置有检测状态、真实性、完整性、可用性、安全性5个标志位，记录最新的检测结果。5个标志位状态值设置分为未检测、通过、不通过三种状态，默认为未检测。当真实性、完整性、可用性、安全性四项检测全部通过，检测状态则为通过，有一位为未通过则检测状态为不通过。4）四性自动检测时间点定于档案人员确认接收文书电子档案从数字档案馆预归档库移到正式归档库时。文书电子档案在长期保管过程中，档案人员也可不定期进行的四性检测。5）系统每次四性检测自动记录形成日志。

编号 检测项目 检测目的 检测方法 具体规则1-3 元型数、据格项式数检据测类检测格元式数是据否项符数合据要类求型 、检测对象：电子文-4 设项定值值域域符的合元度数检据查检的测数设据定是值否域符的合元值数域据要项求 检测对象：电子文-5 元数据理项性数检据测值合检测元在数合据理项范数围据内值 是否检测对象：电子文-6 元含数特据殊项字数符据检包测包检测元数据殊项字是符否 包含特检测对象：电子文-7 档号规范性检测 归检档测号归/档档电号子是文否件符编合制规的范检测对象：卷号册检1-8 元数据数检据测重复性避免业务部子门文重件1-10 内容性数一据致的性电检子测属保证电子子属文性件的内一1-11 元数容据数是据否检关测联内保证电容子数文据件的元1-12 说明文件和目录文复归档电检测对象：电子文件元数据电子文件元数据项进行数据类型和格式检测：年度：字符型，X位阿拉伯数文件题名：字符型文件日期：字符型，X位阿拉伯数责任者：字符型1件元数据电子文件元数据项进行值域范围检测：保管期限：永久、长期、短期密级：秘密、机密、绝密1件元数据电子文件元数据项进行数值是否在合理范围的检测：页数：大于0 1件元数据 电子文件元数据项进行数据值是否包含特殊字符的检测：1索号/档卷册检索号/档号格式进行检测 件元数据 对档号、文件题名是否重复的检测。容数据电致性检测对象：电子文件内容数据捕获电子文件内容数据的电子属性信息（计算机文件名、文件大小、文件格式、创建时间等），与电子属性信息中的记录的数据进行对比，是否一致。数据与内关联检测对象：元数据关联的电子文件内容数据 依据元数据中记录的文件存储路径检测电子文件的内容数据是否存在。件规范性检测 保证归档信息包信息组织1-13 信息包范目性录检结测构规 结构和内容符1-14 信息包一致性检测 保证信息包全在一归致档 前后完检测对象：归档信合归档要求检测对象：说明文件、目录文件 检测备考表、卷内文件目录是否符合。检测对象：电子文件文件夹名称、归档信息包目录结构 检测文件夹结构是否符合规范等息包采用数字摘要对比方法对归档信息包一致性检测检测。归档前计算归档信息包的数字摘要，接收时重新计算数字摘要并和归档前的数字摘要进行对比。完整性检测2-1 总件数相符性检测 保证实归际档接电收子数文量件相数符量 和检测对象：电子文件总件数 统计电子文件总件数，并与归档登记表中登记的数据对比。2-2 总字节数相符合性检测保证电子文件字节数和实际接收字节数相符检测对象：电子文件总字节数统计电子文件字节数，并与归档登记表中的字节总数对比。2-3 元数据项完整性检测完整性 2-4 元数据必检填测著录项保证电子项文的件完元整数性据 必填检测对象：电子保证电子文件元数据项的检测对象：电子文件元数据 判断电子文件元数据项是否存在缺项情况文件元数据 检测元数据必填项是否为空可用性检测3-1 信息可包读中性元检数测据的 保证电子文常件读元取数据可正 检测对象：归数档据3-2 目数标据数可据访库问中性的检元测保证电子文常件访元问数据可正 检测对象：数据据信息包中元检测归档信息包中存放元数据的XML文件是否可以正常解析、读取数据。库中的元数检测是否可以正常连接数据库，是否可以正常访问元数据表中的记录。安全性检测4-1 系统环境中是否安装杀毒软件检测检测系统环境是否安装杀毒软件 检测对象：系统环境 检测前先人工查看服务器的杀毒软件是否正常，可配置默认检测通过。4-2 病毒感染检测 保证电子档案数据没有感染病毒 检测对象：电子档案信息包 检测前先人工执行杀毒软件，检测是否病毒感染，可配置默认检测通过。4-8 软件系统安全漏洞检测检测软件系统是否存在安全漏洞，杜绝安全隐患 检测对象：系统环境 检测前先人工查看软件系统是否存在安全漏洞，可配置默认检测通过。

表2

4 结语

在福建院数字档案馆一期中，基于当时员工迫切要求，开发了工程档案完整性自动检测软件模块。该模块检测标识直观明了，对福建院员工的查询使用带来极大的方便。福建院拟在数字档案馆后期升级建设中，依据国家档案局提出的文书类电子档案一般检测要求，从文书类电子档案开始，启动开发电子档案四性自动检测软件，以后逐步向其他类别电子档案开展，以确保数字档案馆电子档案真实、完整、可用和安全。