新媒体时代高校档案管理策略研究

朱鹏艳 王菡

山东体育学院

一、新媒体技术：高校档案管理可寄托的新型载体

新媒体是相对于传统媒体而言的一种以移动技术、网络技术和数字技术，通过信息传播媒介（互联网、宽带局域网、无线通信网和卫星等），以数字电视、电脑和手机为主要输出端，向用户提供视频、音频、语音等信息和服务的新型信息传播交互方式，开启了互动范围广、资源种类多、共享信息强的新时代[1]。

当前，随着信息化建设的不断推进，新媒体技术打破了传统纸质档案管理方式和渠道单一性、传播空间有限性等形式，构建了档案管理方式和渠道的多元性、共享性、开放性、及时性等新特点，高校档案管理迎来了信息化建设的新格局，为高校档案管理工作便捷、有效的进行提供了新的平台。因此，档案管理工作者理应学会审时度势，顺应时代发展潮流，紧跟时代发展步伐，在持续推进档案管理信息多元化的同时，积极探寻新媒体时代档案管理的新型载体，从而为新时期高校档案管理工作提供服务[2]。

二、新媒体时代促进高校档案管理的诸多机遇

随着移动互联网技术的发展，人们都不谋而合地迈进新媒体时代，数字技术和网络技术已广泛应用于各大领域，高校档案管理领域也不例外。高校档案管理作为记录高校各个阶段工作和发展路程的原始记录，对保存学校历史、服务科学研究、传承档案文化，以及决策参考等能够提供真实可靠的数据价值。此外，推动档案管理数字化建设不仅能够提升工作效率，还可通过各高校间的档案信息资源交流共享，提升高校的教学水平和科研能力[3]。由此，新媒体背景下，高校档案管理人员应把握好新的契机，激发档案管理创新动力，进而提升新时期高校档案管理水平[4]。

（一）丰富了高校档案管理的表达体系

传统意义上的档案管理模式较为繁琐且自成一体，传统档案管理理念也不再适应新时期的要求。新媒体技术与手段的出现，为高校档案管理工作创设了良好的数字媒介环境，其强大的存储和记忆功能，开启了新媒体时代的新气象，它不受地域、时空限制，打造了一个内容丰富、种类繁多、涉及范围较广、实效性较高的档案管理体系，实现了海量信息源在全球范围内的摩擦、交融与互动[5]。

现如今，许多高校通过应用新媒体手段，集文字、图片、动画等受众所喜闻乐见的形式于一体，设置信息反馈、校友聊天室及主题教育等专门板块，不仅增强了高校档案信息传播的影响力，以高质量的信息资源增强用户黏性，而且丰富了高校档案管理的表达体系[6]。

（二）拓展了高校档案管理的空间、形式和渠道

长期以来，高校档案管理模式主要以传统档案管理模式呈现，进而导致高校档案管理的发展进程缓慢，耗费了大量的时间、人力、物力，服务对象较为狭窄，各大高校之间缺乏互动交流的渠道，灵活性较差。新媒体时代的来临，使得高校档案管理工作发生了革命性的转变，新媒体技术的应用解除了时间与空间上的隔阂，摆脱了地域上的限制，高质量的信息资源（教育信息、科研信息、社会信息等）可以在各大高校进行资源共享，相互交流，从而为高校档案管理信息化建设提供海量信息源，有助于提升高校档案管理的服务水平，拓展其服务空间，培养高质量的人才。新媒体技术的广泛应用突破了高校一直以来故步自封的档案管理模式，转换了高校档案管理人员一直以来被“封闭”的思维定势，拓宽了高校档案管理渠道，使档案管理的空间、形式更加多元化。

（三）提升了高校档案管理的实效性

新媒体时代来临之前，档案资料都是以纸质版保存，一些重要的文献资源经过长期的翻阅和查询，由于纸质资源极易被污染和损坏，字迹逐渐模糊不清，很难实现长期保存，同时对于服务对象的需求也不能做到及时有效的跟踪和反馈，严重影响着高校档案管理的实效性。新媒体背景下，高校档案资源实现长久保存已不是难题，查阅资料也更加方便快捷，同时节省了大量的空间，用户可以随时随地获取所需的档案资源，更为重要的是高校档案管理部门不再只是传统单一的档案管理模式，“交什么就保管什么，交多少就保管多少”，不再是一味地进行信息资源的接收，而是由被动的接收者转化为主动的收集者[7]。在新媒体技术与手段的应用下，有助于促进高校档案管理实现实时互动与反馈，更加信息化、科学化，增强高校档案管理的实效性。

三、新媒体时代高校档案管理面临的潜在挑战

（一）文化传承与教育功能减弱

档案记录了高校的各种实践活动，档案所储备的信息资源存在着一定的文化属性，在科研能力、教学水平、行政管理、文化传承等方面发挥着重要的价值。档案是高校历史长河中所演化而成的一种特殊的历史记录，是促进高校与社会文明延伸和发展的宝贵财富，是高校文化建设的真实见证和真实反映，更是学校未来发展中的重要参考资源。档案管理对于高校的发展而言较为重要，能够无形中对教师与学生的行为规范产生积极影响，能够引导学生综合素质的提升，传播文化思想，引领校园风尚。当前，新媒体技术应用广泛，它带来便捷的同时，也使高校档案管理文化地位受到了挑战，文化的权威性及传承逐渐削弱，文化主体的多元性难以对学生发展产生深远的影响。

（二）高校档案信息碎片化传播严重

新媒体背景下的信息传播速度之快，范围之广，新媒体技术与手段已深深融入到人们的生活，为全民狂欢提供了信息平台，人们可以在海量信息资源里尽情的遨游、狂欢，这其中充斥着各种良莠不齐的信息资源，他们崇尚颠覆传统，赶超时尚，不切实际和夸大其词的信息随处可见，这对于受众想要客观和全面的了解档案信息变的越发困难。此外，一旦不健康的新闻或是负面信息通过新媒体被广泛散播，将会对高校师生的价值观造成巨大的冲击，极易使高校师生的思想与价值观念受到侵害，丧失独立思考的主动性，不利于高校良好精神风貌的养成。

（三）高校档案管理专业人才较为缺乏

当前，大多数高校普遍存在着档案管理人员缺乏的问题，新媒体时代对高校档案管理的影响，究其根源，取决于新媒体对高校档案管理专业人才队伍的冲击。新媒体环境对于高校档案管理工作人员的专业能力和综合素质提出了更高水平的要求，高校档案管理人员只凭借原有的管理理念、知识、技能、经验等去执行，将会对高校档案管理信息化建设造成一定的妨碍，不利于高校档案管理实现创新发展[8]。

四、新媒体时代高校档案管理的应对策略

（一）坚守高校档案文化教育主体地位

为了推动高校档案文化建设顺利开展，促进高校档案文化的传承与教育功能最大限度的发挥，新媒体环境下，应充分挖掘新媒体技术优势，实现高校档案文化高质量传播、高质量发展的目标。首先，应坚持开放性的管理理念，本着共享的原则，在微博、微信、官网等不同的社交平台上，设计高校档案的专门板块，实时更新高校档案信息资源，可以利用新媒体技术手段对高校档案信息进行加工，以文字、图片、动画等形式呈现，从而吸引广大师生的关注，扩大传播范围。其次，高校档案管理部门应及时与广大师生进行沟通交流，及时收集用户的反馈与意见，通过多元化的服务方式向广大师生展示档案文化的魅力和文化价值，从而满足广大师生的多元文化需求。

（二）提供优质的高校档案信息资源

新媒体环境下，用户对高校档案信息资料的质量要求也随之增高。尤其是在“人人都是信息生产者”的时代语境下，用户需要的是实效性强、利用价值高的档案信息资料。因此，档案管理人员应全方位获取用户需求，及时追踪用户反馈，掌握档案发展趋势，使高校档案资料价值最大化的展现出来。此外，档案信息资源传播过程中，应加强监督管理，对档案资料不规范、不真实、不完备等问题及时处理，以及发表不正当观点或言论及时制止，阻止大范围传播，以保证为高校师生提供优质的档案信息资源。

（三）打造高质量的高校档案管理人才队伍

档案管理专业人才队伍缺乏一直以来都是高校档案管理工作的困扰。现如今，新媒体时代的来临，对高校档案管理人才提出了更高的要求。因此，加强高质量档案管理人才队伍建设迫在眉睫。高校档案管理部门应加强顶层设计，提高重视程度，在人才招聘时应适当抬高入职的门槛，重点招收一些具备新媒体实践应用能力且拥有档案管理能力的专业技术型人才。此外，档案管理部门应定期组织人员进行专业培训，可以采取讲座、互动、交流的形式开展，改变工作人员传统档案管理模式的思维定势，主动加强对新媒体技术的学习与探索，变被动为主动，促进人才队伍综合素质的提升，进而为高校档案管理工作高质量的开展奠定坚实的基础。

五、结语

综上所述，新媒体时代的出现赋予了高校档案管理诸多机遇，高校档案管理的内容更加丰富，信息资源传播方式更快，覆盖范围更广，为新阶段高校档案管理工作高效率的开展提供了良好的条件。高校档案管理在迎来机遇的同时也面临着许多潜在的挑战，如何轻松应对这些挑战，就需要高校档案管理人员转变观念，主动探索，及时跟进，充分发挥档案资源在高校建设与发展中的价值，促进高校档案管理工作的持续健康发展。