科研院所科研财务助理岗位运行机制的设计构想

普云飞 杨清 中国医学科学院医学生物学研究所

引言

从 2016 年国家发布《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》（以下简称 50 号文）开始，科研院所及大学院校实行科研财务助理为科研人员减负的工作一直在实行和探索中。基于科研院所以及大学院校各自的不同情况，执行科研财务助理制度的方式与方法都稍有不同。因地制宜，根据自身的实际情况建立符合自身需要的科研财务助理运行机制，是总结归纳方方面面经验教训后，切切实实为科研人员提供优质服务的工作。

一、设计背景介绍

本文拟建立科研财务助理岗位运行机制的是一家研究所，单位有科研人员及科研辅助人员约200人，设立了20多个PI实验室，其中有经费相对较多的一级PI，也有经费相对较少的年轻PI。研究所根据50号文的要求，已经下发了《科研财务助理管理办法》，并进行了一些推行和尝试，但均没有太多进展。近期单位财务部门向全所PI组进行了关于科研财务助理设置的意见收集，有PI组反映由于人手不够，PI组完成科研经费财务报账手续滞后，报账单据的收集、整理及报销审批工作占用了相关科研人员工作时间，导致科研人员疲于奔命，同时科研经费报销效率不高，间接影响科研项目结题验收，急需解决科研财务助理问题。故单位财务部门深感该项工作的迫切性和重要性，根据向科研人员调研的结果以及单位现有财务背景专业人员情况，拟定了科研财务助理的试运行操作实施方案。

二、科研财务助理现状及科研经费管理问题

1.研究所20多个PI组的科研财务助理一直采取由PI组人员兼任的方式，人员类型有在职科研人员、研究生或返聘退休人员三种，原因有三：一是PI组对于自己的经费更习惯自己人管理；二是单位内部对于专职科研财务助理的编制、经费来源、归属管理部门一直有不同争论；三是由于财务专业背景要求，外聘合格的科研人员可以做到，但要外聘到合格的科研财务助理难度较大。

2.兼任科研财务助理的PI组科研人员本身工作学习任务繁忙，同时不太了解经费管理以及使用的相关要求，经费的管理和使用只能在科研工作之余进行处理，可能导致经费使用出现不该有的瑕疵。研究所财务部门只能不定期召集各PI组担任科研财务助理的人员进行各类经费管理及使用要求培训，以此来强化其对经费管理的认识。

3. PI组目前的科研财务助理专业能力较弱，特别是新担任该项工作的人员，对单位报销审核制度、费用支付要求、资产管理等方面不甚了解，对项目申请的预算编制、比例控制、费用计算等内容更不清楚，出现工作失误时常常以不知道规定作为理由，将错误结果推给财务处理。

4. PI组申报科研项目时，编制申报文本的项目组人员对不同项目主管部门组织的资金管理办法不了解，出现项目申报书经费预算编制不规范的问题，缺乏严谨性，影响项目评审的整体评分。

5.研究所通过多年的实践发现，一名合格的科研财务助理需要具备的财务业务水平以及政策掌控能力要求很高，即便是新招聘的财务部门人员，只能完成简单的报销管理工作，对于预算编制、参与答辩、审计配合与沟通等工作均无法胜任，其专业知识不足以支撑科研财务助理的工作要求。而研究所目前可以达到科研财务助理岗位要求的专职财务人员人手紧缺，无法安排出专门的科研财务助理人员来进行服务工作。

6.本次调研中，已有少部分PI组由于人员变动已经无人来担任科研财务助理的工作，严重影响了PI组经费的管理和使用工作。

三、科研财务助理岗位运行机制设计原则

1.由财务部门负责对科研财务助理运行机制进行设计和管理，同时为未来可能出现的外聘、内部专职等需求设计预留空间。

2.挖掘内部具有财务及管理类教育背景的人员资源，先进行科研财务助理人员上岗前培训，培训合格后采取兼职方式承担科研财务助理工作，按劳取酬。

3.设置试用、聘用期限，增加PI组和财务部门共同进行考核的管理机制，并作为PI组下一轮重新选择聘用人员的依据。

4.根据现状采取按需设岗方式，首先为目前科研财务助理缺岗的PI组提供人员支持。

5.通过试行，磨合科研财务助理岗位要求与人员安排的平衡关系，最终形成适合研究所科研工作发展需要的科研财务助理运行机制，并保证其良性循环。

四、科研财务助理岗位设置

按照“按需设岗、依法用工、规范管理”的原则设置岗位，由PI组负责人根据自身经费的管理体量和人员情况来决定是否聘用科研财务助理，整体设计如图1所示。

图1 科研财务助理构架图

具体措施为：

1. PI组自行聘请科研财务助理，科研财务助理可为单位内部人员，也可为外聘人员，其中：内部人员由PI组签发聘用书，外聘人员与PI组签订劳动关系合同。

2.财务部门根据研究所目前相关人员财务教育背景情况，增设兼职科研财务助理岗位进行试行，兼职岗位条件要求向具有财务和管理类教育背景的人员进行宣讲，由其自行决定是否参加兼职岗位培训和聘用。遵循不相容岗位相分离原则，财务部门负责PI组财务科研经费核算的记账人员和出纳人员，不得兼任该PI组的科研财务助理岗位。遵循人员回避原则，兼职人员与PI组负责人为直属亲戚关系的，不得兼任该PI组的科研财务助理岗位。

3.内部人员担任的科研财务助理试用期2个月，彼此配合以确定是否能胜任PI组的科研财务助理岗位；正式签订聘用书原则上期限不超过1年（含），可按照日历年进行聘用。若经过事前协商，PI组在新签订的项目任务书中列入科研财务助理人员的，则按照项目任务书的期限聘用。

4.根据不同PI组的经费规模或工作需求，一位科研财务助理可以单独管理一项课题经费，或单独管理一个PI组所有课题经费，或同时管理多个PI组课题经费。

5.未来根据PI组的需求情况，逐步设置专职科研财务助理岗位。同时根据人员管理的实际需要，可将财务部门设置的专职科研财务助理岗位转移到其他部门进行管理。

五、科研财务助理岗位职责

科研财务助理应熟悉并严格遵守国家各级各类科研项目经费管理规定，认真贯彻执行国家财经法律法规、单位各项规章制度。科研财务助理对所承担的科研任务负有保密义务。具体工作内容如下。

1.按照法律法规和科研经费的管理要求协助聘用PI组编制科研项目预算，并按照有关财务制度规定编报科研项目决算，参加项目申报和结题的答辩会议。

2.按照批复的预算书和任务书使用项目经费，定期到PI组（双方约定每周一次或两周一次）取得经费相关发票，并负责原始单据的粘贴。根据PI组负责人的授权情况，使用PI组的科研预算管理系统，协助办理科研经费报销和预算调整手续。

3.定期对科研经费的使用情况进行分析，提醒和督促聘用PI组项目经费使用，合理规划和开支项目经费，避免突击花钱和大量应付未付经费的产生。

4.协助聘用PI组完成项目结题验收审计和各类审计与检查，包括账务资料的准备、与第三方审计机构的沟通与对接。

5.及时向科研人员传达国家的法律法规和生物所的科研管理制度。

六、科研财务助理任职条件

1.认真贯彻执行党的路线方针政策，遵守国家法律法规，有较高的政策水平、业务能力和职业道德水准，具有一定的财务会计工作经验[1]。

2.热爱科研财务助理工作，坚持原则，依法办事，廉洁奉公。

3.忠实履行监督职责，自觉维护单位利益，严格执行财经纪律。

4.熟悉有关财经法律法规、科研项目（基地、团队、平台）管理和科研经费管理等制度。具备科研项目申请、经费管理、经费使用、财务验收等方面的专业知识。

5.具有本科及以上学历，财会、经济、管理等相关专业知识背景的内部人员优先考虑。

七、科研财务助理薪酬或绩效管理设想

1.PI组外聘科研财务助理

所需费用由科研项目的劳务费安排解决，薪酬标准由PI组根据科研财务助理承担的工作情况与外聘人员协商，按月发放。

2.内部兼职科研财务助理

由于兼职科研财务助理需要在保证正常工作之余完成聘用PI组的经费管理工作，其正常工作绩效由单位行政经费发放，其科研财务助理兼职费用则由科研项目绩效安排解决，按季度发放。兼职科研财务助理根据PI组聘用书上约定的服务时间进行工作，提供服务时填写由PI组、兼职人员管理部门、内部科研财务助理三方共同签字的工作记录表，作为发放兼职费用的依据。

1）兼职报酬组成分为：月度基本兼职报酬+承担审计配合报酬+承担检查配合报酬。

2）制定兼职报酬发放档次表，“月度基本报酬”建议在充分考虑工作量和常规项目绩效自身比例的基础上，按照项目总经费额度分档次设置成一定金额区间，由PI组和兼职科研财务助理根据服务项目经费总额协商月度基本兼职费用。

3）“承担审计配合报酬”和“承担检查配合报酬”可根据项目经费资料收集的难度进行划分，如：无自筹无外拨单位项目、无自筹有外拨单位项目、有自筹无外拨单位项目、有自筹有外拨单位项目等等，按不同类型发生的审计或检查次数，乘以单次定价来计算应支付兼职报酬。

3.未来设置内部专职科研财务助理

为更好地为科研项目服务，鼓励专职科研财务助理提高专业水平，提升服务质量，专职科研财务助理只有单位工资部分而无单位绩效部分，其绩效费用由其负责管理的课题绩效经费安排解决，多劳多得，多担多得，按月发放。发放金额可参考内部兼职科研财务助理的定价方式和金额，或双方自行协商。专职科研财务助理根据PI组聘用书上约定的服务时间进行工作，同样填写由PI组、助理归属部门、专职科研财务助理三方共同签字的工作记录表，作为发放其绩效的依据。

八、科研财务助理人员管理设想

1.岗位管理

内部人员担任的科研财务助理纳入研究所在职人员管理，按照所属科室进行管理，外聘科研财务助理由PI组进行管理。

2.业务管理

科研管理部门和财务部门应定期安排科研财务助理的业务培训工作，做好科研项目实施中相关过程管理与服务等科研业务的培训。指导科研财务助理开展业务工作，以此提高其服务于科研项目和经费管理的能力。科研财务助理上岗前需要通过科研项目以及经费管理等方面的知识培训，合格后由财务部门提供合格科研财务助理的人员名单，供PI组自行选择聘用。

3.考核管理

聘用期限终了，外聘科研财务助理由PI组自行考核，以确定是否继续聘用。内部科研财务助理由PI组和财务部门共同考核，考核占比为70%：30%，PI组侧重于服务质量、服务水平、完成工作情况的考核，财务部门侧重于业务处理能力、政策掌握水平等的考核。考核结果在一定范围内公布，供PI组在下一轮聘用中参考。

4.未到期聘用终止

由于PI组或科研财务助理等各方原因，发生未到期的聘用行为需要终止时，提出方应提前1月书面告知对方和财务部门，以便做好业务移交或授权取消等工作。

九、拟运行科研财务助理机制的优缺点分析

1.优点

结合单位情况，设计不同的聘用类型，便于PI组根据自身情况进行选择，符合管理实际；细化管理渠道和运行流程，便于实际工作操作；根据单位现状，从财务人员兼职开始，给急需服务的PI组进行试行，既解决实际问题，又促进“放管服”改革工作的实践和落实。

2.缺点

兼职财务人员紧缺，可提供服务的人员不足，PI组无更多的人员选择；财务人员工作任务重，可能出现忙于财务工作而应付科研财务助理兼职工作的情况；确定兼职报酬标准难度大，如何做到公平地体现科研财务助理的服务价值，又不占用太多PI组项目绩效额度，需要多方进行沟通协商。

结语

以上运行机制内容作为研究所科研财务助理试行工作的探索，可能会存在不足之处。但在实施过程中，财务、科研等管理部门会在试运行中发现问题，收集意见，及时调整，总结经验，逐步形成一套符合研究所科研经费管理实际情况，同时又行之有效的科研财务助理长效运行机制。真正做到落实中央50号文精神，让绝大部分PI组可以使用专职科研财务助理进行科研经费管理，让研究所科研人员从烦琐的经费账务工作中解脱出来，把更多的精力投入到研发工作中，以此促进研究所科技力量的聚集，实现更多更高的科技研发创新成果。