中小企业存货管理存在的问题与对策

寿香萍

存货在企业资产中占据极其重要的地位，特别是对中小企业而言，要在激烈的市场经济竞争中生存、发展和壮大，就必须科学合理地做好存货管理工作，提高资金使用效率。然而，现阶段大部分中小企业的存货管理中存在着许多问题，如信息化程度低，采购、验收、保管和发出等环节不规范等。本文通过分析中小企业存货管理现状存在的问题，有针对性地提出解决办法，以确保存货管理工作有效进行，降低企业的平均资金占用水平，最终提高企业的经济效益。

一、引言

随着我国市场经济的迅速发展，中小企业迎来新的发展机遇的同时也面临着巨大的挑战。对中小企业来说，如何提高自身的经营管理水平，增强市场竞争力是一件刻不容缓的事情，而存货管理是企业整个经营管理过程中非常重要的一个环节。如何完善企业的存货管理模式，提高存货管理水平和质量已经成为我国中小企业急需解决的问题。

二、存货管理的含义及重要性

（一）存货管理的含义

存货是企业生产经营过程中一项不可缺少的流动资产，包括储备的原材料、半成品及以备出售的产成品和商品等。存货管理顾名思义就是对存货进行管理，主要包括存货信息的加工处理、监管存货采购、验收、保管、领用等环节等，利用科学的方法管控存货，在保证企业正产生产和销售的同时，最大限度地减少存货数量，控制存货成本，加快存货周转速度，降低平均资金占用比率。

（二）存货管理的重要性

目前，我国中小企业由于经营规模偏小，缺少资金和技术实力，普遍采用传统的仓库管理模式，这种传统的仓库管理模式存在很多的局限性，给中小企业的发展带来了不利影响，因此加强存货管理对于中小企业来说是一件刻不容缓的事情。科学的存货管理可以有效协调原材料、在产品、产成品的数量，防止由于库存数量不合理，导致生产销售等活动被迫停;可以防止存货的大量积压，加速周转、减少资金占用，降低存货的采购、储存和销售成本;还可以规范企业的存货信息管理，让相关的管理人员能够及时对存货进行分析，为管理层科学地决策提供重要依据。

三、中小企业存货管理的现状

（一）缺乏有效的存货信息化管理系统

目前，大多数中小企业对信息技术的利用程度较低，尚未建立有效的存货信息化管理系统，在货物采购、保管及领用过程中还是采用人工操作手段。落后的存货管理模式造成了很多问题：一是由于存货种类繁多，核算的工作量比较大，容易出现账实不符的情况;二是管理层缺少对存货采购、入库、领用等多个环节的实时监控，未能动态高效地掌握存货信息，无法做出科学的决策，导致企业管理不善;三是采购、生产和销售部门无法及时获取存货的数量、品种、质量等信息，容易出现存货过剩或断货现象，影响正常的生产经营，导致企业亏损。

（二）物资采购环节不科学

现阶段很多中小企业在物资采购过程中仍然存在着多方面的问题和不足。一方面，部分企业缺乏合理的采购申请流程，采购人员在采购前没有根据实际需要编制采购计划，采购计划不完善，到货时间的安排不合理，从而造成库存短缺或积压，导致企业停滞或资源浪费;另一方面，在采购供应商的选择上，部分中小企业长期与固定供应商合作，缺乏足够的市场调研，招投标或定价机制不科学，导致采购物资质次价高，甚至会出现一些暗箱操作或舞弊现象。

（三）验收入库环节不规范

部分中小企业尚未建立一套完善的验收入库管理制度，验收程序不规范，标准不明确，岗位职责不清晰，造成验收入库环节的工作无章可循。验收人员没有按照合同及制度的要求，对所采购物资的数量、品种、规格、质量等多方面进行审核验收，导致货物在数量上短斤缺两，质量上鱼目混珠、以次充好，或是品种规格完全不符合合同的要求。另外，仓储部门在存货入库时，不及时办理入库手续，要等到与供应商对账时发现存在差异，那时早已分不清是入库时实物短缺还是忘记登记。

（四）仓储管理方法不恰当

当前，很多中小企业对存货存储环境不重视，保管方法不适当，不注重防雨防潮，造成部分存货因锈蚀、霉变而损坏;存货分类不科学，储存时缺乏统一规划，随卸随放，货物混乱，导致货物的存取和盘点难度大，工作效率低下;缺乏存货定期盘点制度，没有安排专门的人员对存货进行定期盘点，检查账实是否相符，对出现质量问题的产品和数量不符的情况未能作出及时的处理。

（五）出库领用手續不严谨

领用环节往往是最容易出现问题的环节，一些企业没有建立规范的物资领用审批制度，各部门在领用物资时，随意性比较大，多领时也不办理退仓手续，浪费现象比较严重。仓储部门对存货领用发出把关不严，发出的货物的数量或规格型号与订单不符，造成退货换货现象频发，增加了企业的销售成本。此外，仓库管理人员在货物出库后没有及时登记入账，做好详细的记录出库台账，导致账实不符。

（六）存货的会计核算不合理

有些中小企业尚未配备专业的财务人员，存货会计核算的基础相对薄弱。如在存货采购入库环节，只核算购买价格，没有核算运输、搬运等其他费用，导致存货核算成本和实际情况有出入，而且对于发票未到的存货，未按规定办理暂估入库手续，造成资产负债表中“存货”科目余额低于仓库实存数。此外，部分企业在选用存货计价方法时没有考虑各种计价方法的特点和适用范围，也没有结合自身实际情况，例如：有的企业存货的品种规格较多，增减变动频繁，但却选用个别计价法计算，大大增加了核算工作量。

四、加强中小企业的存货管理的建议

（一）实现存货信息化管理

中小企业应当根据自身的生产和经营特点，利用电算化管理软件建立共享平台，实现存货的采购、入库、出库和结存等信息的共享，对存货管理实施动态监管，精确获取与存货相关的变动数据，为企业管理层及采购、生产部门提供有效的信息，便于采购部门随时平衡采购计划，及时合理地调整储备量，有效缓解存货堆积问题。同时，利用电算化管理软件不但可以科学高效地完成存货会计核算和管理工作，还可以提高会计信息的准确性，减少存货管理工作中的各种误差，最大限度地堵塞漏洞，提高工作效率。

（二）加强物资采购管理工作

首先，企业各部门在申购物资前应当在存货管理软件中查询库存物资的情况，在确认无存货或存货不足时再行申报;其次，采购部门应当对各部门的申购情况进行汇总，统筹安排制定详细的采购计划，并提交相关会议审核后实施采购;再次，采购部门应当对市场进行多方调研询价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务等因素的基础上确定供应商，并应当实行合同会签制度，杜绝采购人员徇私舞弊的行为;最后，企业要不断完善合格供应商考评制度，强化对供应商的日常管理、监督与考核，形成优胜劣汰的竞争机制，在实现物资的稳定保障的同时，合理降低物资采购成本。

（三）完善存货质检验收工作

中小企业要建立严格的验收制度，成立专门的验收小组。在验收过程中，验收人员需仔细检查采购的物品外包装是否完整，箱内物资是否完好，物资名称、规格型号、品牌、数量等是否与公司发出的采购订单一致，产品合格证、说明书、进出海关证明、送货单等资料是否齐全等。验收合格后由验收人员在验收单签字确认，并由仓库人员及时办理入库手续。验收不合格的不予入仓，由采购经办人及时联系供应商进行退货或调货，并将物资质检情况及验收处理结果进行登记，作为对供应商考核的依据。

（四）优化存货仓储保管模式

企业应采用科学合理的存货管理方法，根据物资的不同类别、不同储存要求分区存放，设置分类标识，确保库存物资整齐有序。仓库工作人员需每天巡视检查库存物资，检查存货有无发生包装破损、过期变质等现象，在巡查过程中，一旦发现毁损或仓储环境出现异常的现象，应及时向仓库主管人员反映。财务部门应建立存货的清查盘点制度，根据本企业的实际情况确制定详细的盘点清查计划，将重点项目盘点和全面盘点相结合，如发现存货盘亏及盘盈的情况，应及时查明原因，上报有关部门领导并做好账务处理。

（五）规范存货发出领用手续

企业应严格执行存货领用审批程序，领用部门应当在管理软件中提出领用申请，列明需领物资的品名、数量、规格等，经领用申请部门负责人审批同意后，到仓库管理人员处进行领用。仓库工作人员应当根据经主管领导批准的领用清单办理领用手续，领用完毕后，领用人和仓库工作人员需在出库单上签字确认。货物出库后，仓库工作人员需及时登记存货的台帐和明细账，做到库存物资信息的动态更新。此外，超额领用需办理退仓手续，退仓物资需经仓库工作人员清点，验收合格后才可放入仓库，已使用但未清理保养或已损坏的物资不允许退仓。

（六）加强存货的会计核算。

首先，企業应当结合自身的生产经营情况、所经营存货的特点以及物价变动情况，选择最合适的存货计价方法，以便于合理确定发出存货的实际成本;其次，企业应当根据会计制度和会计准则的规定，正确地核算存货的入账价值，真实完整地记录存货的收入、发出和结存等会计信息，月末对于货到发票未到的存货，应及时办理暂估入库手续;最后，企业要高度重视财务工作，加强对财务人员的业务培训，要求财务人员认真学习财经法律、规章制度以及各项管理办法，正确地进行会计核算，确保存货账实相符、账账相符。

五、结语

随着全球经济发展速度的不断加快，市场竞争也愈发激烈，中小企业要想在市场经济的大潮中独占鳌头，必须加快存货信息化管理平台的建设，从采购、验收、保管、领用等各个环节出发，规范成本核算，科学合理地解决存货管理中存在的问题，进一步提高存货管理水平，降低资金占用，减少运营成本，增强企业的市场竞争力。

（作者单位：绍兴柯桥水务集团有限公司）