高校图书馆数字资源采购流程的规范化研究——以中南大学图书馆为例

全丽娟，吴 劼，周 芬

(中南大学图书馆，湖南 长沙 410083)

1 引 言

高校图书馆数字资源的采购过程面临着一系列问题。从客观上看，采购的数字资源存在着数据库重复建设，采购工作无章可循，缺乏科学性、连续性、整体性等问题；从主观上看，采购工作人员的采购工作存在以主观判断、个人经验为主，或具有从众心理，这都增加了采购的随意性和盲目性。数字资源采购的工作具有流程复杂、采购模式多样等特点，这些特点给图书馆的采购带来了更多的不确定性，从而大大增加了采购的难度，使采购效率难以提高。如何利用有限的资金预算来高效配置读者所需要的数字资源，是高校图书馆采购工作人员必须认真思考的重要问题。提高数字资源的采购效率、节省采购资金、降低采购风险，这些都需要设计一套规范的采购流程，形成一个相对合理的决策机制，来提高资源采购的科学性和合理性，并有效指导和管理数字资源采购的全过程。通过对现有相关研究成果进行检索分析得知，和“图书馆的数字资源采购”相关的研究主题主要体现在数字资源标准规范、数字资源的采购流程、采购模式、采购策略、数字资源评估指标体系、数字资源使用统计等方面，但在采购流程的整体设计、流程设计的重要步骤方面的规范化研究分析相对比较少。

2 数字资源采购工作的组织运作机制

数字资源的采购工作需要一个完整的组织与架构来执行，以下主要以中南大学图书馆的采购实践经验出发，从采购工作的内容、采购责任人、采购部门、任务分工来阐述数字资源采购工作的组织运作机制，各部门职责明确，紧密配合，灵活安排，以实现采购工作各部门分工合作(见表1)。

表1 数据库采购工作的组织运作机制

3 数字资源采购流程的规范化设计

数字资源在高校图书馆的生命周期主要包括选择、试用、使用、购买、实施、维护、评价几个阶段，这与高校图书馆采购流程步骤相对应。鉴于高校图书馆常采用的集团采购、政府采购和自主采购三种采购模式，基本流程主要包括购前评估、合理选择采购模式、资源组织试用、资源试用情况评估、每种采购模式特有的流程、确定订购、续订或退订等几个步骤，本文从新增数据库、续订数据库、退订数据库三个主要的采购决策入手，进行数字资源采购流程整体设计(见图1)。

图1 高校图书馆数字资源采购流程图

3.1 新增数据库

新增数据库指的是图书馆往年没有订购过的，完全新增加的数据库。新增数据库主要包括如下步骤：1)购前评估工作。2)规范选择适合的采购模式。3)全面搜集、了解数据库信息。4)开通资源试用，并形成试用报告。5)形成订购建议，内容包括购前评估报告和试用报告等，综合全面考虑是否购买。6)如果订购建议不通过，则不订购；如果订购建议通过，则对选用的采购模式分别再进行流程设计：①如果选择集团采购模式：选择DRAA、高等学校图书情报工作指导委员会或高校联盟集团等的订购方案作为订购标书直接办理→与数据库商供应商签订订购协议或合同→报学校审批→付款→购买新增数据库；②如果选择自主采购模式：召开资源订购小组会议，对资源订购建议进行讨论，形成订购决议书→报请学校资产管理部门，并由学校相关部门与图书馆组成谈判小组，与数据库厂商进行商务谈判→确定采购价格，双方签署谈判记录作为订购标书→付款→购买新增数据库；③如果是选择政府采购模式：向学校申报政府采购，制订招标文件→受理公告，获取招标文件→供应商投标→专家评审→中标公示→签订订购协议、合同→付款→购买新增数据库。

3.2 续订数据库

续订数据库指的是前一订购年度合同到期后，后一订购年度继续购买该数据库。续订数据库主要包括如下步骤：1)购前评估工作。2)规范选择适合的采购模式。3)进行使用情况分析，形成使用报告。4)审查续订方案是否有变动或者需要变动。续订方案无变动：根据使用报告、经费状况、报价方案形成订购建议，订购建议的内容包括购前评估、使用报告等内容，是一种综合全面考虑是否购买的意见；续订方案有变动或者需要变动：根据使用报告、方案变动情况出具订购建议书，订购建议书的内容包括购前评估、使用报告、方案变动情况等，订购建议书经订购小组讨论后，形成订购决议书，综合全面考虑是否购买。5)如果订购建议不通过，则不订购；如果订购建议通过，则对选用的采购模式分别再进行流程设计，集团采购、自主采购、政府采购模式的具体步骤和新增数据库的具体步骤类似。

3.3 退订/不订购数据库

退订/不订购数据库的原因一般有以下几点：1)通过购前评估，发现财务预算与学校学科发展不匹配等情况。2)数据库的试用情况或使用情况不理想。3)续订方案有变动，而通过讨论评估，新的续订方案未能通过。4)数据库商和图书馆数字资源采购部门的谈判未能达成一致。5)数据库自身的资质原因，如收录内容未通过主管部门审核、出版社停刊等原因不能订购。如果采购过程中发现有如上述问题存在，订购数字资源小组经过讨论决策，确认退订/不订购数据库。

图2 数据库退订原因分析

3.4 数字资源采购流程的重要步骤分析——以中南大学图书馆为例

3.4.1 采购模式的选择。中南大学图书馆常用的数字资源采购模式主要包括三种：高校图书馆数字资源采购联盟(DRAA)采购数据库、湖南省高校图书馆联合采购数据库、学校单独采购数据库。DRAA采购数据库、湖南省高校图书馆联合采购数据库都属于集团采购模式。2019年，中南大学图书馆集团采购和自主采购的比例各占一半(见表2)。图书馆可以根据自己的规模大小、经费预算、读者的需求进行灵活多样的选择，对于一些不易组团采购的专业数据库可以单独采购，而对于公共数据库和外文数据库，应优先考虑集团采购，集团采购适用于图书馆行业的全国性、地区性组织或校际联合体就某一特定文献资源与供货商进行谈判。

表2 中南大学图书馆2019年数据库采购模式列表

3.4.2 数字资源使用统计的应用。2019年1月1日，COUNTER(Counting Online Usage of Networked Electronic Resources)第四版(R4)废除，正式升级到第五版(R5)，对使用数据报告做了比较大的变动。中南大学图书馆对中外文数据库进行使用统计分析的数据来源包括：DRAA集团为成员馆提供的外文数据库使用数据自动收割、数据库商提供的自主数据导出平台、数据库商单独自行提供。以数据库CNKI为例，其通过自主数据导出平台，同时提供COUNTER4.0和5.0报表类型。图3为导出的中南大学图书馆2020年1—3月的COUNTER5.0报表——数据库检索和项目使用报告(DR_D1)。

图3 CNKI数据库检索和项目使用报告(DR_D1)

COUNTER R5主报告和标准视图按报告级别进行组织，报告级别从上到下分为平台级别、数据库级别、标题级别及项目级别。该标准的统计数据可以精确到内容提供商平台的活动，也可以统计某个平台下的数据库活动，还可以提供某个电子图书和期刊的使用统计，甚至可以精确到每篇文章、多媒体项目的请求量、访问量，这样的使用数据统计更加规范、细致，且允许用户应用过滤器并选择其他配置选项。

3.4.3 采购流程的设计。以2017年中南大学图书馆新购的外文数据库Scopus为例，此数据库通过DRAA集团模式采购，按时间节点进行采购流程的设计(见图4)：通过读者调查和资料搜集，打算购买该数据库→选择DRAA集团采购模式→接收DRAA团购数据库信息，返回试用意向→返回试用回执→图书馆主页发布试用通知→试用期→试用评估报告或订购建议报告→确认订购→填写订购回执、合同签署→付款并开通使用。该流程从预购到正式使用，历经大半年的时间。

图4 中南大学图书馆新增Scopus数据库的时间和过程

4 数字资源采购流程规范化设计的问题和建议

4.1 采购流程执行的日常化

高校图书馆的纸质资源和数字资源的采购流程差异巨大，纸质资源的采购一般都形成了比较传统、规范的流程，而数字资源的采购由于流程复杂，采购模式多样，一般很难有全面规范的流程遵循。高校图书馆经过对数字资源多次采购经验的总结和归纳，得出规范化、合理化的采购流程，采购人员按照规范化流程进行日常化的采购，用采购流程指导采购工作，严格执行采购流程的步骤，把采购工作的流程执行日常化。

4.2 采购流程的细化设计依据各馆实际情况制订

由于我国图书馆数字资源采购流程的设计基本处于本馆的经验性探索阶段，因此，本研究提出的理论、方法和工具的有效性还有待在实践中进一步检验。图书馆依据采购经验设计符合本馆的采购流程，有些馆的流程设计太过简单，不利于细节的规范，而有些馆的流程设计已经跟不上时代发展的需要或本馆发展的需要。针对存在的这些问题，需要随时依据馆内实际情况科学化、合理化地调整和优化采购流程，以达到提高数字资源采购工作效率、节省采购经费、节约采购时间、满足读者需求等目的。

4.3 采购流程的设计要以读者需求为中心

把“以用户为中心”的服务理念贯彻到数字资源采购流程设计中，真正做到由“书本位”向“人本位”转变，这不但有利于提高采购流程设计的合理性，也能提高采购流程的可用性。

5 结 语

采购流程的规范化设计是图书馆采购活动的重要内容，针对新增数据库、续订数据库和退订数据库三种情况，对采购流程当中的重要步骤，包括购前评估工作、试用数据库的评价、数字资源使用统计、采购模式的选择等设计科学合理的采购流程。高校图书馆采购人员按照规范化的流程指导采购工作的全过程，把流程执行日常化，并随时依据本馆的实际情况调整采购流程，同时，需要把“以用户为中心”的服务理念贯彻到数字资源采购流程设计中，让读者参与数字资源采购活动，把采购的数字资源的投入与利用率、用户利用效果和满足用户需求的程度联系起来，真正体现流程规范化设计带来的效益。