关于大数据背景下高校档案管理模式的变革与发展探讨

【摘   要】随着大数据时代的来临，传统的高校档案管理模式已然无法满足现下要求，结合大数据对档案进行管理是大势所趋。本文对现在高校档案管理工作中的问题进行了分析，并从五个方面提出了相应的变革措施，以期高校档案管理工作可以健康发展。

【关键词】大数据时代;档案管理模式;变革

引言

随着信息化建设的不断完善，云计算、云存储等新型技术所催发出的数字信息已经成亿万倍增加，这些信息被统称为大数据，又称巨量资料，本质就是成百上千亿的数据信息。如何更加高效、精确的对数据进行管理成为了不得不面临的一个问题。大数据已经渗透到生活中的方方面面，不仅改造了传统产业，同时也对新时代背景下的高校档案管理提出了更加严峻的挑战。因而，结合大数据背景，及时对高校档案管理模式进行革新，尤为重要。

1.大数据背景下档案管理现状

1.1档案管理观念落后

按照职能来划分，高校档案管理部门属于服务部门，管理地位较为边缘，因而在工作中往往缺乏主动性，导致工作效率低下。近年来，随着大数据管理模式的普及，这一现象更为严重，档案管理人员普遍对新型管理方式抵触心理，不愿及时学习新的管理方法。但是，为了方便档案使用者的需求，档案部门必须及时转型，充分利用新型技术提升管理水平。

1.2数字化管理推进速度慢

高校档案资源的保管工作多以实体档案为主，包括纸质档案、实物档案、音频或视频档案等。纸质文档是高校档案文件中最为常见且数量最多的一种文件。近年来，随着大数据的逐渐普及，电子化逐渐成为趋势，“走出去”将纸质档案转化为电子档案进行存储已成为高校档案部门的主要工作。然而，数字化设备引入少、资金投入量小等一些客观因素的存在使得数字化工作停滞不前。

1.3高校档案管理缺乏专业人员

虽然，当下已有一部分高校为了培养专业的档案管理人才已经开设了相关课程。但是，档案管理人才供不应求仍是当下现状。当下高校档案部门工作人员大多并非档案管理专业出身，对于相关管理经验和管理技术有所欠缺。而且观念陈旧，档案管理技术落后，与大数据管理模式存在一定的矛盾与冲突，起到了绊脚石的作用，不利于新型管理模式的推广和普及。

2.高校档案管理模式改革的必要性

2.1便于查阅资料

传统的档案管理主要以纸质档案为主，里面存储了许多有关学校和学生的信息，随着时代的发展，涉及的档案资料也越来越多。即使许多高校按照时间、类别等信息对档案进行了有序存储，但是在成千上万份资料中查找相关资料时仍需花费很长的时间。而且人工查找的成本极高，不仅浪费时间而且效率低下，难以物尽其用，很难在特定时间内精确的查找到所有需要的相关资料。而使用大数据技术对所有档案进行快速分类，统一编排管理，可以在短时间内借助计算机查找到所有资料，不仅节约人力而且效率高。

2.2提升档案管理的质量

如前所述，传统档案均已纸质档案为主，需要对档案小心管理和保护，以防出现漏页、破损等现象。而且一旦发生火灾或水灾等现象将造成难以挽回的损失。但是在大数据时代，使用电子计算机将传统的纸质档案统一录入数据系统，可以在很大程度上降低档案维护成本，并且可以有效防止档案内容的失真与遗失，大大提升管理质量。

2.3创新高效档案管理工作方式

大数据时代的来临使得网络信息、人工智能等新型技术迅速在各领域应用开来，也为高效档案管理提供了新型管理思路。使用大数据替代传统的纸质存放类型不仅颠覆了以往的管理方式，也提供了更多创新管理的可能性。例如，智能化技术的成熟可以直接帮助管理人员对档案资料进行操作处理，节省成本的同时提高了效率。

3.大数据背景下高校档案管理模式的变革与优化

3.1普及档案管理理念

在大数据背景下，档案管理还存在诸多未解决的问题，这些问题和档案管理人员密切相关。档案管理人员的思想理念滞后，导致在处理档案相关问题上也滞后。所以，及时对档案管理人员普及大数据管理理念并进行相关管理技术培训，可以更容易让管理人员认识到使用大数据进行管理的积极意义，鼓励管理人员在使用大数据管理档案时对工作方式进行创新，不断进取，逐渐以信息化、智能化和数字化的理念指导管理工作，改变传统落后的思想观念，从而更好的开展档案管理工作。

3.2完善档案管理制度

档案是证明重要信息的凭证，在追根溯源中扮演着极其重要的角色。然而，由于档案需要在各部门之间不断流动才能存储，并实现它的价值，但流动时档案的保管制度、流通制度不够完善，往往造成档案的缺失或泄露。因而，加强档案管理、完善流通制度、对档案工作进行有效监督，严格限定各流通阶段进行档案管理的工作人员，可以更好保障档案的安全性，杜绝泄露。必要时还可引进身份识别设备，对各阶段的档案管理工作人员的身份进行识别，可以确保档案安全、完整的保存，并且可以在档案损坏或泄露后即时追踪到当时的管理人员进行调查。

3.3提升档案的安全防护能力

当前，高校的档案管理模式还是以电子模式和实体模式相结合的管理模式，因此，想要切实的落实档案保护工作，提升安全防护能力，需要根据各高校实际情况作出针对性的部署。除此之外，要加强档案管理和档案服务的客户端的防护。在档案管理上，及时投入大量资金引进先进的技术，购买专业的安全软件，并及时对软件和管理系统进行升级和维护，从而避免由于系统漏洞造成数据丢失或损坏。对档案数据定期进行备份也是一个相对重要的方法，可以有效降低由于数据异常丢失所造成的损失。除了对电子档案进行安全有效的防护工作外，还要重视实体档案的管理工作，例如为了防止实体资料损坏，防潮工作、驱虫工作等都要落实到位，灭火器、消防栓、自动防火系统等设备也要配备齐全。

3.4创新科技档案服务模式

大数据下档案的工作方式发生了巨大的变化，因而及时更新、创新管理模式也极为重要。为了更好的发挥大数据管理模式的优势，将现代电子科学技术、信息化技术以更加简单便捷的形式呈现出来可以取得更大的收益。例如，利用相关管理网站、客户端进行数据查阅和下载，不仅可以有效提升档案管理工作还可以提升用户的使用体验。

3.5加强档案管理团队建设

大数据时代下的档案管理本身就是一种极其复杂的工作，因此要加强档案管理团队的建设，主要可以从以下几个方面进行。（1）培养专业的管理人才极为重要，除此之外，对原有档案管理人员进行再教育和培训，更新其自身知识体系和知识架构、提升管理理念也是重中之重。（2）加大资金投入，及时引入相关专业设备可以促进档案管理效率的提升，如扫描仪、打印机及配套管理的工作软件和平台的引入。（3）健全档案管理与利用体系，高校可以聘请专业的管理服务公司，让其对本校档案管理工作的各个方面进行深入剖析，制定一套紧贴实际的管理方案和工作流程，随后将这套工作模式进行推广應用。

4.结语

综上所述，在当下高校档案管理工作中还存在诸多的不足，管理理念落后、专业人才储备不足、管理体制不够健全都极为普遍。因此，在后续工作中及时进行革新，创新工作方式对于高校档案管理工作的健康发展有着极为重要的意义。

参考文献

[1]罗清恋.大数据背景下高校期刊档案管理工作的创新模式解析[J].大众标准化，2020

[2]郑立梅.大数据背景下高校档案管理模式的变革研究[J].国际公关，2020

[3]陈莉.大数据背景下高校基建档案管理模式的创新分析[J].科技经济导刊，2019

作者简介：张莉（1975.10-），女，汉族，河南沈丘人，本科，馆员，研究方向为档案管理。

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