会展信息化策略研究——以中国—东盟博览会为例

陈洁莹

（广西国际博览事务局，南宁 530029）

1 问题的提出

1.1 研究对象的提出

互联网时代会展与信息技术的融合是必然趋势，并处于快速发展阶段，同时也存在诸多发展阻力，主要表现在：一是由于缺乏整体规划设计，会展活动早期为实现某一个或多个业务信息化而分别建立的独立子系统间难以融合，各业务流程之间信息化关联难以完全打通。二是信息化需求和实现技术不匹配，一方面一些成熟的信息化系统只能根据客户需求做出细微调整，无法对大的业务流程再造进行修改；另一方面新建系统时技术提供方与业务需求方对于会展业务信息化的理解角度和要求不同，造成供需不匹配。三是信息化平台的数据有效性差、维护和应用难，一方面以单一主办方举办的单个或多个展会获取的客商数据量级有限，且客商数据作为核心竞争资源难以实现大范围数据共享；另一方面通过报名系统、票证系统和名片收集获得的数据，会展主办方难以实现每年使用大量的人力核实、更新以确保数据的有效性，导致自有数据库存在大量的失效或无效数据。四是场馆信息化阻力大，主办方与场馆方难以实现数据共享，场馆信息系统与城市服务管理部门数据端口对接也存在障碍。

受新冠病毒肺炎疫情的影响，实体展在运营、管理、服务上受到较大冲击，倒逼会展业界更加积极突破上述障碍加快信息化进程，掀起新一轮会展信息化浪潮。在此形势下，中国—东盟博览会（简称东博会）作为每年举办的服务国家政治外交战略的、具有特殊国际影响力的国家级国际性展会，其信息化建设滞后，已成为阻碍其市场化、专业化、国际化和品牌化发展的短板。随着东博会规模与市场覆盖面的扩大，以及“一主多专、巡展并行”展览布局的铺开，业务量不断增加，为提升展会品牌质量、提高运营效率、提升服务能力，必须依托信息化特别是大数据技术的支持，形成核心竞争力和关键后发优势。

1.2 研究现状

国内学者从不同角度对会展信息化进行了研究，但涉及基于会展项目的整体信息化设计的研究较少。在重要性研究方面，王涛［1］提出了信息化在展览效果、参展参会便利化、管理、个性化服务、品牌维护等方面提升客户满意度的重要作用；王楠［2］从提升综合竞争力、增强会展可视性与交互性和打造会展品牌三方面总结进行面向会展业的信息化智能服务平台研究的重要性。在系统应用研究方面，申强［3］等设计了“互联网＋会展业”供应链创新系统模型，提出“互联网＋会展业”供应链发展将大力推动展会产品和服务协同化、智能化和规模化，提高展会服务水平与运作效率；赵芳、胡雅［4］提出我国会展APP 应从技术应用、功能开发和多渠道联合与互动三个方面提升应用效率；刘睿［5］设计了针对会场应用场景的基于RFID 技术和云端数据处理技术的会场信息采集系统，解决会议原始信息获取及RFID 事件分散、难以处理的问题；徐璟、白晓光［6］设计了基于SAAS 模式的会展管理系统为大量实体展会提供管理服务和B2B 贸易服务，降低各环节管理成本并增加资源共享后的大量新功能。在企业管理应用研究方面，李丹［7］以武汉国际博览中心为研究对象提出场馆智慧会展建设的整体解决方案；裴向军［8］认为会展企业信息化运作要以项目为基本管理单位、以信息技术为支点，形成办公室信息化、会展现场管理信息化和展会网上信息化三位一体平台；倪庆萍、蒋琦［9］提出会展企业实施信息化应在基础信息化基础上，以管理信息化为核心，以实现电子商务化为目标分阶段实施。本文以会展项目为研究对象，针对东博会现有信息化应用的短板和障碍，从总体目标、适用原则、建设架构、实施步骤、保障措施等方面对东博会信息化建设进行顶层设计，创新提出整体战略设想和系统建设架构。

2 当前东博会信息化建设存在的问题

（1）已有系统信息孤岛丛生，数据整合维护难度高。东博会已有信息化体系包括东博会官方网站、客户数据库、招商招展管理平台、贸易配对系统等业务系统和用于内部管理的OA 系统。各系统间、系统与数据库间不相关联，数据分散进而形成信息孤岛。东博会现有信息化系统建设初期缺乏科学统一规划，也未建立信息化建设标准，各系统采集的数据形态不一，无法实现信息互通与共享，不利于整体开发利用。

（2）现有数据应用效率低，无法实现数据的长期、有效、多次利用。东博会在建的数据库虽有一定数量级，但缺乏大数据分析的工具及方法，数据更新和维护缺乏机制性运作，无法长期、多次、有效地为招商招展、会务、贸易配对和项目撮合等业务工作提供直接支持。

（3）信息化建设与业务发展不均衡、不匹配。一方面体现在东博会信息化建设滞后，与不断扩大的业务规模不匹配；另一方面体现在信息化建设内容与业务需求脱节，导致已有信息化系统应用频率和效率低下。

3 东博会信息化策略的设计

本文根据东博会信息化建设程度实际和管理运营现状，提出以下信息化策略设计。

3.1 总体目标

建成在国内展会中处于领先水平的综合性会展信息化系统平台（“会展核心服务—会展延伸服务—城市产业服务”三级信息化系统平台），通过大数据综合利用，能够实现对参展参会客商进行有效营销，提供会展经贸服务及衍生需求服务，促进参展参会便利化，并通过数据共享，实现为城市其他产业发展提供支持。

3.2 总体思路

统一规划系统，建立统一的数据库，预留与有关城市服务职能部门信息对接端口，逐步推进多部门信息打通，在实现展务、会务、现场管理服务、贸易配对、参展参会、在线交易、交通、住宿、旅游等智能服务功能的同时，通过收集和记录客商参展参会、交易、交通、住宿、旅游、采购等行为轨迹数据，并进行建模分析，向客商精准、有效推送针对性、个性化、有价值的商机信息，带动更多、更广泛的商业行为，实现数据价值增值、会展服务增值，增强客商对展会的粘性。

3.3 实施原则

3.3.1 一体化原则

顶层设计规划整体信息化系统，架构统一的数据库和接入端口，各功能的应用系统可分阶段开发和投入使用，但必须基于前期的顶层规划下进行，便于后期集成，避免出现各子系统相互孤立的情况。对于已开发的子功能系统，建立端口与新平台进行接入。

3.3.2 防止“无底洞”式投入原则

配合先期系统建设规划同步完成资金投入规划，严格把控系统建设质量和成本的关系，既应保障系统建设最大化满足应用功能需求，又须控制成本以保障资金利用效能最大化，避免因开发过程中“无底洞”式投入出现烂尾。

3.3.3 建立的数据库应符合应用要求原则

为实现大数据分析建立的数据库包含的数据必须具备海量性、海绵性（非僵尸数据，录入后可被输出和应用）、及时性（实现不断核实和更新数据，确保数据的有效和可用）和集中性（各应用系统使用数据从数据库中统一调用，使用加工后的数据也须流向统一数据库并集中管理）四大特点。

3.3.4 以业务为导向原则

各子系统和功能模块建设应紧密结合业务实际需要，围绕展会服务功能和服务流程推进会展信息化建设，以实现线上线下业务的双向融合，提高系统应用频率和效率。

3.3.5 便利客商原则

客户端口建设应从客商角度出发，精简优化操作流程，最大化实现通过PC 端和移动应用端为客商提供参展参会“一站式”便利化服务，提升客商满意度和黏性。

3.4 实施步骤

东博会会展信息化建设可分三个阶段架构 “会展核心服务—会展延伸服务—城市产业服务”三级信息化系统平台。

3.4.1 第一阶段——实现展会核心服务功能：建设会展核心服务系统平台（图1）

图1 会展核心服务系统平台架构

（1）开展会展信息化系统的顶层设计。结合东博会及其系列专业展、境外展的业务流程，总体规划信息化建设内容和配套保障资源（人力、物力、财力），实现信息化系统的顶层设计及统一数据库的部署。

（2）建立统一数据库。建立统一的数据采集和录入转化标准和结构，分阶段、大批量充实数据库数据。初期数据来源主要有两个方面，一是根据统一的数据录入转化标准对现有客商数据进行清洗后统一入库，形成各应用系统的基础数据；二是与专业数据平台合作引入海量对口数据。后期随着整个信息系统功能的不断完善，接入部门不断增加，各类别数据可得到不断补充。

（3）开发智能化会展核心服务子系统。围绕会展核心业务，开发参展参会报名、证件管理、展览管理、会议管理、招商招展、经贸促进服务、办公自动化等功能应用系统。其中，原有招商招展系统、展览现场管理系统、证件系统、贸易配对系统、OA 等如符合顶层设计要求且容易接入基础系统，则进行完善并迁移至整体系统，如不符合顶层设计要求则重新开发。招商招展系统和经贸促进服务系统要能够实现通过对统一数据库中的数据进行大数据分析，形成分析报告等有价值产品，并利用海量数据为客商提供贸易配对和项目撮合等服务。

（4）完善官方网站和建设移动端应用系统。整体会展信息化系统在建设初期呈现给客商的界面主要是东博会官方网站和移动端应用程序（APP、微信小程序）。优化官方网站界面，增加官方网站信息服务功能，发布东博会有关信息、会展有关政策和服务信息（统计、广告、搭建、物流）、免费的各类市场和产业信息。当届东博会开幕前后一个月展示参展企业和商品信息，并利用网站Cookie 数据向用户推送精准化、个性化展品和项目信息，为参展商推介商品和服务。建设移动端应用程序，将官方网站功能在移动端实现。在官方网站和移动端应用界面设置各对外服务子系统的端口链接，客商根据需要选择服务子系统入口办理业务。东博会官方网站和移动端应用重点做好会展服务。

3.4.2 第二阶段——实现会展延伸服务功能：建设会展延伸服务系统平台（图2）

图2 会展延伸服务系统平台

（1）开发会展延伸服务子系统。基于整体信息系统的顶层设计，按总体规划内容在上述核心功能子系统基础上，不断扩充或接入会展产业链相关服务的应用系统，即开发物流、通关通检、餐饮、住宿、交通、金融结算、日常贸易等应用子系统，实现在线实时查询餐饮、住宿、交通、汇率、银行网点业务等信息，在线办理报关、交易等功能，并接入东博会官方网站。

（2）重点开发日常贸易子系统，打造“网上东博会”。上述延伸的子系统中，重点开发日常贸易子系统，实现跨境电商功能，包含海量产品和信息数据，提供在线跨境配对、磋商、交易服务，并接入上述物流、通关通检、金融结算子系统端口。日常贸易子系统对内是整体系统的一个子系统，对外表现形式为“网上东博会”网站，重点做好日常经贸促进服务，与东博会官方网站互换链接。“网上东博会”网站独立吸纳企业和个人会员，提供增值会员服务，包括免费和付费的信息推送及咨询服务、配对服务、评估、信保等。同时，东博会参展参会客商，可在提交展位费和参会办证信息后，享受“网上东博会”在东博会会期前一个月的开放数据服务，重复参展企业可根据重复参展届数，适当给予三个月或半年免费会员服务或优惠付费会员服务。

（3）开发“网上东博会”会员增值服务功能。与专业跨境电商平台合作，一方面接入平台大量级数据库，获取大数据和和相关数据分析技术支持，形成有针对性信息向会员定向推送，并提供付费配对服务；另一方面，利用专业平台的全球布点优势，向会员提供深度增值服务，如全球派驻机构支持定制多个国家的企业深度征信和财务报告，专业团队为会员提供企业和项目的风险评估、在线代办退税，并提供交易金担保等。通过以上信息推送、配对、征信、财务和风险评估、税务、交易金担保、信息咨询等增值服务，提升“网上东博会”会员粘黏和实效。适时开发移动端“网上东博会”应用程序。

3.4.3 第三阶段——实现带动地方产业发展功能：建设城市产业服务系统平台（图3）

图3 城市产业服务系统平台

（1）与相关职能部门数据共享，推动会展业发展。与城市管理相关的商务、公安、交警、工商、消防、城管、环卫、电力等部门服务系统接入端口，实现数据共享和工作联动，用智能化手段提升展会备案办理、展会交通管理、现场人脸识别等方面的效率，提高会展事前、事中、事后信息化管理水平，推动城市会展业发生质的提升。

（2）升级和开发更多城市便利服务功能子系统，带动相关产业发展。整体系统框架下，升级住宿、交通、餐饮查询系统，增加预订功能，开发各大商场和旅游景点信息推送与门票预订等功能子系统，带动城市相关产业发展，同时通过这些信息交互，搜集客商行为轨迹和有关数据信息，丰富大数据库，形成整体系统内数据的有效循环和加成。三个阶段相互关系和整体实施全流程如图4 所示。

图4 东博会三级信息化系统平台实施流程设计图

3.5 保障措施

3.5.1 完善信息化软环境建设

信息化建设的硬环境是系统的建设和设备的配备，软环境即运营维护系统的人力资源、使用系统的人的意识和能力。一是采取建立核心团队和服务外包相结合的形式，保障整体系统的运营维护，为各子系统搜集到客商数据的核实、筛选、更新等提供人力支撑。二是加强对业务人员主动使用系统的意识教育和使用系统的技能培训，避免新开发的系统闲置导致人力、物力、财力的无效消耗。三是建立使用系统的规章制度，促进在不断实践中发现系统问题、完善系统功能。

3.5.2 提供资金保障

系统开发是循序渐进的过程，系统软件开发和硬件配备、部分高级功能的实现以及系统建成后的维护均需要资金不断投入。应根据顶层设计时的资金规划，多渠道保障资金来源和投入，避免因资金链断裂而造成项目建设受阻。