再论高校智慧档案馆建设

2021-06-16许振哲于喆

档案管理 2021年3期

许振哲于喆

摘要：《互联网时代下的高校智慧型档案馆建设》一文对高校智慧档案馆建设的解读具有一定的创新性，但也存在认知偏颇和理想化倾向。本文针对该文提出的智慧型档案馆内涵、我国高校智慧型档案馆建设现状以及相关建设举措三方面内容与之进行商榷。提出智慧档案馆的智慧内涵在于对内容信息进行Apriori关联算法分析与主动推送;指出我国高校智慧档案馆建设名不符实，地级智慧档案馆建设未能达到预期的现状;认为目前建设高校智慧档案馆时机尚未成熟，应着力建设高校数字档案馆，并实现由数字档案馆向智慧档案馆的平稳过渡。

关键词：智慧档案馆;Apriori;主动推送;档案信息化;高校档案馆

Abstract： The article'the construction of intelligent Archives of universities in the internet era' is innovative to the extent of how to construct intelligent Archives of universities， but it also has the tendency of cognition bias and idealization. This paper discusses from three aspects： the connotation of intelligent Archives， the current situation of intelligent Archives of universities in our country and the relevant suggestions. Points out that the connotation of intelligent Archives is to push information actively by using relevancy algorithm of Apriori; and the construction of intelligent Archives of universities is unworthy of the title， the construction of intelligent Archives of cities also fails to reach the target; Finally， it is concluded that intelligent Archives of universities should not be built until the time is ripe， we should focus on the construction of digital Archives and make a smooth transition from digital Archives to the intelligent Archives.

Keywords： Intelligent archives; Apriori; Active push; Archives informatization; University archives

《檔案管理》杂志2020年第5期刊登了王楠同志撰写的《互联网时代下的高校智慧型档案馆建设》（以下简称《王文》），文章对智慧型档案馆的内涵做出阐释，描述了我国高校智慧型档案馆建设现状，并对高校“互联网+智慧档案馆”建设的举措提出相关建议。但《王文》对智慧型档案馆的内涵认知不全面，对高校智慧型档案馆建设现状分析不到位，提出的相关举措存在理想化倾向。本文拟从智慧型档案馆的智慧内涵、智慧型档案馆总体建设概况以及高校智慧档案馆建设举措分析三方面与之商榷。

1 智慧型档案馆的智慧内涵

《王文》认为，智慧型档案馆是指通过应用物联网、云计算等先进技术，实现跨时空、跨平台的信息共享和服务集成，便于用户一站式获取档案信息资源。其实质是网络信息化与高校信息化建设的高度融合，是实现档案管理信息化的必然结果。[1]这种表述首先在语法上存在问题：缺少宾语，没有阐明智慧型档案馆究竟是档案馆实体或者是档案集成服务模式;再者，《王文》着重强调了互联网技术与高校智慧型档案馆的密切关系，存在将“互联网化”等同于“智慧化”的技术论倾向，这样的理解未免有失偏颇。

档案界对智慧档案馆的内涵有很多不同的界定，至今未能形成统一。杨来青等人认为智慧档案馆是采用物联网、云计算等新技术智能管理多元化档案资源、具有感知与处置档案信息能力并提供档案信息泛在服务的档案馆模式[2];傅荣校等人认为智慧档案馆是采用物联网、云计算等新兴技术对多元化的档案资源进行整合、感知、挖掘，并提供多方位、多层次、多渠道的档案共享利用服务的一种档案馆模式[3];许桂清认为智慧档案馆=档案馆+物联网+云计算+智慧化设备+智能馆舍+信息资源+人力资源。[4]纵观以上几种观点，不难发现档案界公认智慧档案馆的核心技术应为物联网、云计算技术。《王文》强调互联网+技术以及网络信息化与高校档案信息化建设的融合，某种程度上仍是数字档案馆时代的建设方针，缺乏智慧性与时代特征。

前国家档案局局长杨冬权曾强调数据挖掘技术的重要性[5]。我们认为：智慧档案馆的智慧内涵体现为对用户行为做出智慧化预测，并主动推送信息。实现智慧内涵需要具备一定的前提，即数据化和用户行为数据的关联性开发。档案数据化并不是单纯地数字化扫描，而是需要进行OCR识别，保证全文内容信息可供检索;数据关联性开发则需用到Apriori（关联分析算法），通过对用户行为数据的收集，根据用户的检索词匹配高频关联词，并推送给用户。笔者构建了一个十名用户的简易关联算法模型对之进行例证，如表1所示。

表1为十名档案利用者检索行为数据，将出现频次≥50%的检索词以及频繁一起出现的双项、三项检索词分别进行统计汇总后，得出结果如表2所示：

其次，《王文》所述互联网+的智慧服务平台缺乏现实基础。由于各高校档案信息网站的系统兼容性以及档案安全保密性等各方面因素，校际档案馆全面互联注定难以实现。高校智慧档案馆作为智慧校园建设的组成部分而设计，目前全国尚缺乏统一的规划和相应的技术标准，各高校智慧档案馆建设基本处于各行其是的状态。可以预见，未来各高校智慧档案馆仅服务于本身智慧校园建设，无从沟通互联，只可能变成一个个信息孤岛。[16]

再次，《王文》强调智慧档案馆建成需要社会公众的有序参与。但高校档案馆的主要受体是学校师生，用户群体同质性高，因此高校智慧档案馆建设与社会公众的参与并无太大关联。提升服务质量的关键在于采集师生多元化的档案利用行为数据，通过云计算技术对这些数据进行处理分析，实现信息的智慧预测，主动推送。

最后，《王文》指出，应当提升搜索引擎服务功能。目前大多数高校档案馆的查档方式仍然是用户提出需求，由档案工作人员在电脑进行检索。部分档案馆是由用户个人在电脑自行检索，但搜索机制仍局限于根据检索词和档案正题名进行字段匹配，因此在查全率、查准率方面有时难以满足用户需求。

正如杨冬权先生指出的档案馆应以所有数据可检索为前提，通过数据挖掘技术主动推送。因此，笔者认为，对于高校档案馆而言，相比优化搜索引擎，现阶段最主要任务是脚踏实地做好档案数字化建设及开放档案全文数据化识别。[17]现阶段绝不可好高骛远，盲目跟风，急于筹建智慧型档案馆。[18]高校档案馆的当务之急是建成符合国家标准的高校数字档案馆，在此基础上逐渐引入大数据、云计算技术，提升服务质量，步步为营，最终实现由数字档案馆向智慧档案馆的平稳过渡。

参考文献：

[1][6][10][13]王楠.互联网时代下的高校智慧型档案馆建设[J].档案管理，2020（05）： 67-68.

[2][11]杨来青，徐明君，邹杰.档案馆未来发展的新前景：智慧档案馆[J].中国档案，2013（02）： 68-69.

[3]傅荣校，施蕊.论智慧城市背景下的智慧档案馆建设[J].浙江档案，2015（05）： 14-17.

[4]许桂清.对智慧档案馆的认识与探析[J].中国档案，2014（06）： 70-71.

[5]杨冬权：关于智慧档案馆发展的构想[EB/OL].https：//mp.weixin.qq.com/s/OTO0e5Z5UjsuyyfnFinwqQ，2020-12-7

[7]杨来青.智慧档案馆是信息化发展的必然产物[J].中国档案，2014（06）： 64-66.

[8]国家档案局.2019年度全国档案行政管理部门和档案馆基本情况摘要[EB/OL].[2020-09-04].https：//www.saac.gov.cn/daj/zhdt/202009/5ce902bafc3f490d99596d55c8c33954.shtml.

[9][15]王小健，劉延平.面向智慧城市的智慧档案馆建设[J].档案与建设，2015（05）： 16-20.

[12]王正媛，朱悦华.RFID技术运用于档案实体管理可靠性研究[J].中国档案，2016（10）： 58-59.

[14]罗琳娜.智慧档案馆服务功能实现研究[J].档案管理，2017（04）：10-13.

[16]王素红.对智慧档案馆建设和研究热的冷思考[J].档案学通讯，2015（04）： 39-44.