办公室工作智能化管理结构探析

任利军

(黑龙江职业学院，哈尔滨 150080)

办公室作为企业上传下达的重要机构，其作用非常大，但受多方面因素的影响，办公室工作管理效率和水平始终不高。

1 传统办公室工作管理及发展

办公室是企业的宣传窗口，办公条件的好坏对企业的影响不容小觑。过去物质匮乏，企业财力资源有限，硬件设施投入不足，办公条件简单。表1为不同时代办公室管理工作的特点。

表1 不同时代办公室管理工作特点Tab.1 Characteristics of office management of different eras

从表1可以看出，传统办公室管理工作特点主要体现在：文件以纸质档案方式保存，信息以电话、口头等方式传递，实际工作中存在信息输送失真、文件传达断链等问题，很容易造成领导决策失误。

2 办公智能化管理的优越性

随着发展，对办公室工作的规范性和高效性提出了更高的要求。办公室工作内容越来越复杂，若企业依然采用传统的管理模式，会出现信息传递效率低、信息准确性差、信息滞后等问题。办公智能化管理是大势所趋。表2为传统办公室工作和现代智能化管理办公方式的比较。

表2 传统办公室工作和现代智能化管理办公方式的比较Tab.2 Comparison of traditional and modern intelligent management office mode

从表2可以看出，办公智能化管理具有优越性，主要体现在以下几方面：文件柜逐渐被伺服机取代，使信息储藏更安全。笔逐渐被键盘取代，信息制造更高效。电话逐渐被电子邮件取代，信息传输更快捷。档案馆、图书馆逐渐被数据库、网上图书馆取代，信息采集更准确。办公室逐渐被办公人员所在地取代，信息处理地点更多元。文字逐渐被0-1信号取代，使信息原始形式更保密。一份文件一人阅读或多人传阅逐渐被多人同时网上浏览取代，信息共享方式更便利。办公方式不断创新，不仅使领导能够实时掌握办公室工作的真实情况，还能减轻工作量，随时更新数据，简化行政程序，高效低成本处理日常事务。

3 办公智能化管理的特点

3.1 管理手段现代化

办公管理技术是带动企业发展的源动力，随着计算机的普及和计算机技术的不断发展，智能化技术改变着人们的社交和衣食住行。办公管理手段现代化为企业降低了运营成本，提高了办公室管理水平。转变思想观念、更新硬件设施、扩大工作地点、提高工作人员素质、升级软件等，都是办公管理手段现代化的表现。

3.2 职业要求更严格

要想实现办公智能化管理目标，必须依靠专业队伍。智能化设备自动化程度很高，因此，对工作人员的专业有着更高的要求。工作人员必须取得相关工种资格证书，充分掌握智能化设备基本构成和原理，有效掌握计算机基础知识，并具备一定的组织能力和高度的责任心。

3.3 办公方式灵活化

数字化时代改变了企业的组织架构，办公变得移动化，企业不需要工作人员在固定地点上班打卡，只需要员工能够在规定时间内完成工作即可，这种方式不仅提高了办公时间的灵活性，还提升了空间利用率和管理效率。

4 办公智能化管理结构

4.1 办公室内实现办公智能化管理

工作人员可根据实际需求随意选座，将电脑和随身物品搬到办公桌即可。繁忙时间，可借助聊天机器人作第一层客户沟通，减少客户等待时间，保证服务质量。还可以利用智能化设备，实现快捷文字和信息处理。

4.2 办公室外实现办公远程化管理

企业很多业务都可以在线上开展，借助互联网手段和在线办公系统，使各项工作有条不紊地进行。遇到紧急的办公任务，可使用视频会议功能开展远程会议，远程沟通讨论并解决具体问题。

5 办公智能化管理的重要作用

办公智能化管理使工作人员可以在更加便捷、舒适的环境中获取更多的信息，这种新兴的办公方式给企业带来了更大的经济利益。

5.1 提高效率，节约资源

以往在传递信息时，工作人员需要利用书面材料形式，将信息一层层传递，传递方式比较落后，不仅难以确保信息传递的准确性，还无法提高信息传递的效率。现在传递信息时，可以采用发布电子新闻、QQ、电子邮件等形式，保证信息及时准确地传递，大大提高了办公效率。

5.2 制度规范，有据可查

以往归档纸质文件时，需要耗费大量的时间和精力。存储文件时，需要按照顺序摆放在文件柜内，增加了工作量。保存的文件需要定期打理，以免出现文件丢失等问题。而如今，在线上就可以将文件妥善处理并有据可查，摆脱了繁复的纸质文件。

5.3 服务到人，合理公平

相较于传统的办公室管理，办公智能化管理借助计算机技术实现了信息的共享、实时传递，人们可以第一时间获取信息，使信息传递更加合理。信息平台的共享性和大容量，让所有人都可以随时随地获取、处理、整理信息，给工作人员带来了很大便利。

6 结语

深入分析办公室工作智能化管理结构至关重要，应提高办公室工作效率和办公水平，以促进各项工作高效、有序、健康运转，使企业办公室工作高质量高效运行。