企业视域下湖南省高职文秘专业发展探析

2021-06-09龙新辉

湖南工业职业技术学院学报 2021年2期

龙新辉

（长沙民政职业技术学院，湖南长沙，410004）

湖南省高职院校开办文秘专业历史候鸟，办学规模较大，但从2010年开始，湖南省文秘专业办学规模呈日趋萎缩之势，开设文秘专业的学校越来越少，在校生规模呈断崖式下滑，2014年，湖南省教育厅组织文秘专业技能抽查时，开设此专业的高职院校只有11 所，在校生人数不到800人。为了追根溯源，分析原因，了解专业发展前景，笔者在湖南省开展了广泛的企业调研。

一、企业调研分析

（一）文秘专业学生就业企业情况

本次调研的有文秘专业学生就业的企业分布遍及湖南省东部、西部、南部、北部和中部，共86家企业，其中以长沙市为核心的长沙地区占52家，调研之初，企业规模、企业类型不受限制。调研结果显示，文秘专业毕业生从业的企业，民营企业占比最高，达到68.5%，企业规模在300 人以下的达到53.6%；调研企业所属行业则分布极为广泛，达到数十个，具体情况见图1。

图1 调研企业行业分布

（二）企业需求及满意度情况

由于文秘专业岗位具有普适性，调研企业对该专业人才都有不同程度的需求。通过对调研企业的文秘岗位进行分析发现，第一，文秘专业学生就业的行业分布极为广泛；第二，单个企业需要的文秘专业毕业生数量相对较小，每家企业未来三年的需求量都保持在0-8 人，具体情况见图2；第三，企业对文秘人员工作的满意度较高，达到了93.52%。具体情况见图3。

图2 企业对文秘人才的需求情况

图3 企业对文秘专业毕业生的满意度

（三）企业不同岗位需求情况

文秘毕业生在企业的岗位主要是前台接待岗（8.91%）、行政文员岗（38.82%）、综合秘书岗（37.32%）、行政助理岗（8.85%）,其他岗（6.1%）。

（四）毕业生在企业主要工作情况

行政助理岗典型工作任务：参与企业经营决策（8.32%）、协调与各方面的关系（34.30%）、陪同上司出席各种商务活动（41.28%）、负责秘书部门管理工作（16.10%）等。

综合秘书岗典型工作任务办公室的管理（23.41%）、文件起草（24.63%）、信息收集（16.32%）、日程管理（19.88%）、上司出差准备（15.76%）等。

行政文员岗、前台接待岗典型工作任务：接打电话（26.52%）、接待客人（31.26%）、收发邮件（13.63%）、办公用品管理（22.67%）、安全检查（3.14%）、卫生检查（2.78%）等。

（五）企业对毕业生的素养要求

企业认为文秘人员应具备的素质,按重要程度分布为：排第一位的是政治素质和职业道德，第二位的是团队合作意识，第三位的是心理素质。以下依序是专业知识体系、信息素养、文化艺术素养、法律素养等。具体情况见图4。

图4 企业素养要求排序表

（六）企业对毕业生的知识要求

企业要求文秘学生具有的通用知识素养按重要程度依次为：传统文化知识（28.34%）、自然科学知识（21.56%）、创新创业知识（16.25%）、财务（15.87%）、其他（17.98%）。

企业要求文秘学生具有的专业知识素养按重要程度依次为：人际沟通（14.11%）、文书撰拟与处理（18.22%）、办公自动化（17.66%）、办公事务处理（13.51%）、会议事务处理（10.01%）、档案与信息处理（10.67%）、秘书礼仪（10.84%）、现代汉语（4.98%）。

（七）企业对毕业生的能力要求

企业认为文秘人员应具备的能力,按重要程度分布为：排第一位的是沟通能力，第二位的是写作能力，第三位的是办公自动化应用能力，第四位的是信息搜集与应用能力，第五位的是办公事务处理能力，第六位的是活动组织能力，第七位的是秘书礼仪应用能力。

（八）企业对提升学生实践能力的建议

调查中发现，入职后的文秘专业学生实践能力参差不齐，有的学生很快就适应工作，有的学生进入工作状态慢；有的学生某一方面实践能力强，有些能力相对欠缺。针对上述情况，企业建议学校在人才培养过程中加强实训教学，按占比重要程度依次为：沟通实训、礼仪实训、办公设备综合实训、档案收集、建档归档实训、文书实训、计算机应用技能实训、信息搜集整合实训等，占比都在58%以上。具体情况见图5。

图5 文秘实训项目

随着社会经济发展、产业转型升级的需要,企业对文秘专业毕业生提出了新的要求，其中比较突出的是信息技术要求更高、专业化要求更高、知识结构要求更全面、创新意识要求更高等。具体情况见图6.

图6 对文秘专业毕业生的新要求

二、企业文秘需求大数据抓取分析

以中华英才网长沙地区的数据库为依据，选取“文秘”这个关键词搜索出来的招聘信息为研究样本。

在进行数据统计时，从应聘者角度选取了招聘岗位、公文写作能力、沟通能力、学历、专业要求、工资待遇、工作经验、性别、年龄、院校级别这几个方面作为调查指标；从招聘企业角度选取了企业规模（员工人数）、企业性质、主营业务范围作为调查指标。

在中华英才网的长沙数据库以“文秘”为搜索词搜索后筛选出50 家单位的招聘信息，主要的招聘岗位按照占比排序依次为：前台接待、文员、总经理助理、人事专员、文秘、行政助理等。各岗位的招聘信息出现频次如图7。

图7 文秘搜索关键词搜出的招聘岗位情况

通过以上数据我们发现，前台接待和文员出现的频次最多，说明高职文秘主要的就业方向之一是中大小型公司低端文秘岗位、文员和各类助理，说明在中小型企业，秘书的主要岗位还是处理办公室的各类秘书事务，辅助管理的职能没有充分得以发挥[1]。

针对上文所选择的数据库，就这50 个单位检索“文秘”一词，搜索出来的结果显示，其中有14家单位对应聘者的写作能力提出了明确的要求；有15 家通过对岗位的工作内容描述体现了对写作能力的要求；有21 家单位提出其他应用文写作能力要求。

秘书、总经理助理、行政专员、文员等岗位都需要与其他员工或者企业外的人进行沟通，所以沟通能力对于企业员工是必须的。在50 家样本单位中，绝大多数都对应聘者的沟通能力提出了具体要求，也有一些单位没明确写出来，但是根据他们的岗位职责描述，可以判断都是需要员工具备较好的沟通能力的。

从大数据调研得到的结论是，长沙地区文秘专业毕业生主要就职于20-300 人左右的中小企业，在300 人以上是大型企业和低于20 人的微型企业就业人数相对较少；文秘毕业生主要就职岗位是接待、文员和助理，文秘专业人才培养目标对应的职业岗位比较清晰和准确；文秘专业毕业生分布在各行各业，单个企业文秘岗位的需求人数少，和企业、行业开展一定规模的订单式培养的可能性较小[2]。

三、企业人才需求调研结论

分析本次调研的湖南省东部、西部、南部、北部、中部86 家企业的相关情况，获得如下调研结果：

（一）文秘专业人才市场需求稳定。

对调查的86 家企业数据显示，湖南省大中小企业都需要文秘专业人才，据湖南省中小企业公共服务平台数据统计中心数据显示，湖南省共有中小型企业近6500 所，文秘专业人才就业前景广阔。根据企业对文秘人员工作的满意度调查，用人单位满意度达到了93.52%，由此说明，湖南省文秘专业人才培养得到了企业行业高度认可。调查也显示，虽然文秘人才行业需求分布面极为广泛，但是需要10 个以上文秘专业人才的单个企业凤毛麟角，学校成规模的订单式培养难以实现。

（二）文秘专业人才典型工作岗位清晰

调查数据显示86 家企业中，前台接待岗、行政文员岗、综合秘书岗、行政助理岗占企业文秘人才的典型岗位的93,9%。各岗位职责非常清晰，从前台接待到行政助理，工作内容从简单到复杂，工作任务从基础到繁杂，对个人的能力和素质要求也越来越高，岗位的变化也体现了文秘专业毕业生入职后的晋升通道。

（三）文秘专业人才培养目标明确

根据调查数据分析，对文秘专业学生素质要求排前三位的分别是：政治素质和职业道德、团队合作意识、心理素质；通用知识方面排前三位的分别是：传统文化知识、自然科学知识、创新创业知识；专业知识要求按重要程度依次为：人际沟通、文书撰拟与处理、办公自动化、办公事务处理、会议事务处理、档案与信息处理、秘书礼仪、现代汉语；能力要求按重要程度依次为：沟通能力、写作能力、办公自动化应用能力、信息搜集与应用能力、办公事务处理、活动组织能力、秘书礼仪应用能力。