基于用友U8的企业销售业务处理探讨

黄辉 唐琳琳 叶伽利 朱锦华

摘  要： 在梳理企业销售业务数据流转规律的基础上，结合用友U8平台，提出了针对销售业务处理的思路。通过提炼业务处理规则，固化业务参数，在用友U8平台上实现了销售业务处理的自动化，提高了销售业务处理的效率。

关键词： 销售业务; 业务规则; 数据流转; 用友U8

中图分类号：G642          文献标识码：A     文章编号：1006-8228（2021）01-110-04

Discussion on enterprise sales business processing with UfIDA U8

Huang Hui， Tang Linlin， Ye Jiali， Zhu Jinhua

（East ChinaJiaoTong University，Economicand Management School， Nanchang， Jiangxi 330013， China）

Abstract： On the basis of sorting out the data flow rules of enterprise sales business， combining with UfIDA U8 platform， this paper puts forward the idea of sales business processing. By refining business processing rules and solidifying business parameters， the automation of sales business processing is realized on UFIDA U8 platform， and the efficiency of sales business processing is improved.

Key words： sales business; business rules; data flow; UfIDA U8

0 引言

在市場经济环境下，处在充分竞争行业的企业其销售业务一般来说是最重要的业务。企业战略层和经营层都希望能够从销售业务的处理中获取详细的有助于决策的信息。因此，会计实务中对于企业销售业务处理的准确性和及时性要求很高。通常，在手工处理的方式下，由于处理手段的限制，业务处理的准确性和及时性是相互制约的，两者之间存在此消彼长的关系。要保证准确性，就要牺牲及时性，反之亦然，要提供详细的核算信息更是难以实现。但是在信息技术的支持下，通过软件，可以实现业务核算准确性和及时性的完美统一，也可以采集到更详细的信息提供给战略层和经营层决策使用。

要使信息技术能够在销售业务处理中发挥作用，前提条件是充分了解业务实质，提炼出销售业务的规律并固化到计算机程序中，让计算机自动执行这些规律。本文通过对企业销售业务流程、账务处理规则、数据流程的深入分析，在掌握业务规律的基础上，设计了销售业务的不同处理模型[1]。借助用友U8平台，结合财务链、供应链相关功能模块，验证了销售业务处理模型的有效性。实现了将销售业务处理中的不变规则以及数据计算规律固化到计算机中，在操作员尽可能少的干预下，让计算机自动完成销售业务凭证的填制，从而提高凭证处理的准确性和及时性。

1 企业销售业务简介

销售是通过给客户提供合格的产品或者服务，实现对生产产品时投入人财物等各类资源的回收，是保证企业简单再生产和扩大再生产的前提[2]。从会计核算的流程来看，销售业务的处理通常分为两个部分。

第一部分是企业在客户取得相关商品控制权并满足相关条件时确认收入，具体包括签订合同各方已批准该合同并承诺将履行各自义务;合同中明确了各方所转让商品或提供劳务相关的权利和义务;有明确的对应所转让商品相关的支付条款;具有商业实质，即履行该合同将改变销售方企业未来现金流量的风险、时间分布或金额;销售方企业因向客户转让商品而有权取得的对价很可能收回。在恰当的时点进行销售收入的确认，通常的会计分录为：

借：应收账款/银行存款

贷：主营业务收入分录1

贷：应交税费-应交增值税（销项）

第二部分是在会计期末或其他时点，需要根据收入费用配比原则，结转已实现销售收入的商品销售成本，通常的会计分录为：

借：主营业务成本分录2

贷：库存商品

从以上销售业务核算的两个会计分录可以看出，会计科目的对应关系都是明确的。但是在一个完整的会计分录中，除了会计科目对应关系以外，还有会计科目的发生金额。从会计实务可知，在确认销售业务会计分录的发生金额时，需要取得销售数量、销售单价、库存数量、库存成本等原始数据，还要进行一定的职业判断，进而才能计算出分录中会计科目的发生金额，不是简单的事情。具体来看，对于分录1，确认销售收入的发生金额，必须获得产品销售数量和销售单价;对于分录2，确认销售成本的发生金额，需要获得产品销售数量和单位成本，销售数量的确定可以从分录1中获取。单位成本的确定，则比较复杂，由于企业根据具体情况可以使用计划成本法、售价法，或者实际成本法中的先进先出法、加权平均法、个别辨认法等进行销售成本的确定。所以，先要明确存货出库的方法，然后根据不同的方法进行出库产品单位成本计算。如果采用的是计划成本法、售价法、全月加权平均法等，销售成本必须等到月末才能确定[3]，而先进先出法、移动加权平均法、个别辨认法等则可以在收入确认时确定销售成本。

根据以上对销售业务会计核算特点的分析可以看出，无论在手工还是计算机环境下，销售业务的处理都是一个比较复杂的工作。在当前普遍实现的计算机环境下，业务处理的基本原则是能够由计算机自动完成的通常不再人工干预。

在U8系统中，为了保证模块应用的安全性，各功能模块在使用之前都需要由系统管理员或账套主管先启用[4]。企业根据自身应用的特点以及模块之间的勾稽关系，自行选择模块启用的日期和顺序。因此，根据模块的不同启用情况，用友U8软件中对于销售业务的处理，可以有很多种不同的应用组合供企业选择，要区分不同的情况来使用，下面分别介绍。

2 使用总账系统的销售成本结转功能

如果只启用了总账系统，其他系统未启用或者启用日期与总账不同步，则销售业务的处理（包括分录1和分录2）只能在总账系统完成。在此环境下，总账系统中进行销售业务处理可以直接使用填制凭证功能来完成，但是这种方式就与手工处理方式没有什么区别，不能发挥计算机的优势。要发挥计算机的优势，可以通过总账系统中预置的销售成本结转功能实现，这个功能是根据销售成本的结转规律，事先固化到计算机程序中。具体步骤如下：

2.1 设置销售业务相关的会计科目属性

前已述及，销售业务分为销售收入确认和销售成本结转两部分。这两部分涉及到的会计科目主要有三个，分别是：主营业务收入、主营业务成本、库存商品。其中，主营业务收入科目数据来源于收入确认时采集的销售数量和销售单价，主营业务成本科目数据来源于前面采集的销售数量，以及库存商品的加权平均成本，加权平均成本是通过库存商品科目的期初以及本期入库的金额与数量之比计算得出。

要使用总账的销售成本结转功能，对于主营业务收入、主营业务成本、库存商品三个销售业务相关科目的属性有特殊要求，包括三个科目都要设置“数量核算”属性，三个科目的下属明细科目必须结构相同等。

以上针对科目的设置要求在基础档案中完成。通常，为保证科目结构的一致性，先设置好其中一个科目的属性，其他科目使用会计科目的成批复制功能进行完成。

2.2 转账定义设置

进入总账模块的“业务工作”—“财务会计”—“总账”—“期末”—“转账定义”，根据企业销售成本的确认方式，例如按实际成本结转、计划成本结转、售价法等，选择“销售成本结转”或者“售价（计划价）结转”。需要注意的是，按实际成本结转时由于系统中只预置了全月加权平均法，所以其他的实际成本结转方法（例如先进先出法、个别辨认法、移动加权平均法）是无法用这个功能的。转账定义时选择凭证类别为“转账凭证”，输入已经事先定义好的“库存商品”“主营业务收入”“主营业务成本”三个科目的编码即可完成。

2.3 转账生成

由于企业每期的收入业务以及存货入库业务是没有规律的，所以这些会影响销售成本结转的凭证只能通过总账的“填制凭证”完成。在填制该凭证时，一定要录入业务的存货数量，比如收入凭证的销售数量和存货入库凭证的入库数量，并且在销售成本结转之前，需要将所有收入凭证和存货入库凭证审核记账。

最终，在总账系统中，执行“期末/转账生成/销售成本结转”命令，系统会弹出“转账生成”对话框，从中选择“销售成本结转”，确认结转成本的会计期间，若收入或者库存商品相关的记账凭证没有记账，则需要选择“包含未記账凭证”，生成凭证并保存。凭证借方为系统已经提前定义好的“主营业务成本”，贷方为“库存商品”。在系统生成的销售凭证中，如果“销售成本结转”中销售数量缺失或者不正确，需要检查在录入有关于收入记账凭证时是否录入存货数量，因为收入凭证填制时，数量的填写不是必要条件，很容易遗漏。若库存数量不对，则有可能是期初录入数量或者本期入库数量录入有误，直接返回期初余额和本期库存检查录入的数据正确与否。

3 使用总账系统的自定义转账功能

前述的销售成本结转功能预置在系统中，直接调用即可，方便快捷，但是只能适合全月加权平均法和计划价，如果存货采用其他计价方式，则不能使用该功能结转销售成本。针对存货的其他计价方法，在总账中可以使用自定义转账功能来进行销售成本结转[5]。实际上，对于符合下面条件的业务：每个会计期间均发生，业务对应关系明确，且业务金额的计算有规律。均可以自行设置对应关系以及金额计算公式，通过自定义转账从而实现系统自动填制凭证，提高凭证输入的准确性和及时性。常见的如固定资产折旧计提、无形资产摊销、费用结转等。

分析销售业务可知，销售收入的确认凭证从数据采集来看是没有规律的，需要通过手工方式进行凭证填制。而销售成本的计算可以根据收入业务和存货入库业务确定下来，科目的对应关系和科目发生额都是有规律的，因此销售成本的确认凭证可以根据主营业务收入和库存商品科目采集的数据，由系统自动填制。销售成本凭证填制之前需要根据业务内容进行规则定义，以存货计价采用全月加权平均法为例，进入总账的“业务工作”—“财务会计”—“总账”—“期末”—“转账定义”，在自定义转账中进行如下设置：

借：主营业务成本 SFS（6001，月，贷）* QM（1405，月，借）/ SQM（1405，月，借）

贷：库存商品JG（）

以上定义的凭证规则中，涉及到账务函数取数，其中：SFS函数取到的是当月库存商品数量发生额，即当月商品销售量;QM函数取到的是库存商品的期末金额，SQM函数取到的是库存商品的期末数量，两者之比就是商品的全月加权成本，JG函数取到的对方科目的计算结果。

在定义并保存凭证规则的情况下，每个会计期末可以由系统自动生成销售成本凭证。其他计价方法也可以采用类似的方式进行销售成本定义。

4 使用供应链系统和往来系统结转销售成本

当前环境下，会计核算中仅仅使用总账模块的企业已经比较少了。通常都是同时启用供应链、往来业务、总账等子系统，实现了业务财务一体化核算。如果是这样，则可以分别由业务系统来处理销售收入和销售成本业务并自动生成销售相关凭证。在这种应用模式下，总账模块的主要作用变成了对记账凭证审核和记账，已经退居后台了。

在业财一体化情况下，销售业务基本的单据流程是：在销售管理系统按流程完成销售业务单据（销售订单、发货单、销售出库单、销售发票）处理，然后系统自动将销售发票转入应收款系统，在应收款系统中进行单据审核后填制收入确认凭证;销售出库单自动转入存货核算系统，正常单据记账后填制销售成本确认凭证。也就是销售收入确认凭证和销售成本结转凭证都是由业务系统自动填制的机制凭证，不需要手工在总账子系统中填制这两张凭证。凭证生成后会自动传递到总账系统，完成凭证后续处理即可。

总体来看，这种操作能够接触到业务前端，获取更详细的业务数据，为企业内部决策提供更详细更可靠的信息，适合各种存货的计价方法，是理想的业务处理方法。

在U8软件中，基于业财一体化的销售业务相关的操作要求及步骤如下：

4.1 在基础设置中设置会计科目、存货、仓库属性

“库存商品”、“主营业务收入”、“主营业务成本”三个一级科目均需要设置“数量核算”属性，若这三个科目有下级科目，那么所增加的下级科目结构应该相同。设置存货和仓库相关属性，比如存货或者仓库计价方法。

4.2 录入存货期初数据并进行期初记账

在采购管理、销售管理、库存管理、存货核算、应收款管理、应付款管理、总账等模块中输入存货期初余额，模块之间存在勾稽关系的期初余额需要保持一致。实际操作中，为了保证数据的一致，依次对采购管理、库存管理和销售管理等子系统中输入期初余额，如果启用存货核算系统的同时也启用了库存系统，期初余额可在这两个系统中的任何一个录入，另外一个通过数据引入功能完成。期初余额数据输入完成以后就可以进行各子系统的期初记账，提示系统已经完成了期初数据处理。

4.3 销售业务单据处理

执行销售管理系统菜单“销售订单”功能，填写销售订单相关信息;执行“发货单”功能，填写发货单相关信息，包括业务类型、销售类型、仓库类别、存货信等，应注意的是发货单上只需要填写出库数量，否则会影响销售成本的计算。当然，如果购销存管理与库存核算同时启用，则发货单也可参照销售订单进行生单操作，生成销售发货单;发货单进行审核后传递到库存管理系统，在库存管理系统菜单中执行“出库业务”-“销售出库单”功能，填制销售出库单，经审核后在销售管理中执行“销售开票”功能，生成销售专用发票，销售发票审核以后便传递到应收管理系统，在此系统中进行应收单据审核，填制收入确认凭证。

另外一方面，销售出库单传递到存货核算系统，执行存货核算系统中“业务核算/正常单据记账”功能，在“正常单据记账”对话框，选择仓库、单据类型，在正常单据记账列表中选择单据完成“记账”。为确保数据一致性，记账后的销售出库单据不能修改和删除，若记账后发现单据有误，在本月未结账状态下，可以取消记账后进行修改操作，但是如果已记账单据已经生成凭证，那么只能先删除凭证后，才能取消记账。在填写销售出库单时，单据上的出库类型一定要正确，销售出库单上只填写销售数量即可，部分计价方法的单位成本需进行仓库或者存货月末处理后才可确定。销售出库单在存货核算中记账以后，如果存货计价采用先进先出法、个别辨认法、移动加权平均法，则可以针对记账后的销售出库单填制销售成本结转凭证。如果存货计价采用全月加權平均法、计划价、售价法，则需要先进行存货核算的期末处理，确定单位成本以后才能填制销售成本结转凭证。

4.4 存货核算期末处理

在存货核算系统中，对于全月加权平均法、计划价、售价法等存货计价方法，期末时需要通过业务核算的“期末处理”功能，计算本期存货的平均单价计算表和差异分配表。执行“供应链/存货核算/业务核算/月末处理/处理”功能，弹出“成本计算表”，按要求完成期末处理。

4.5 生成凭证

在业务和财务一体化的应用环境下，填制记账凭证只是业务处理到最后水到渠成的结果。对于销售业务，销售收入凭证的生成，执行“应收款管理/制单处理”功能，制单查询对话框中选择制单依据，勾选需生成的应收单据凭证（若此处订单未显示则返回销售管理查看订单是否进行审核），完成“制单”。销售成本凭证的生成，执行“存货核算/财务核算/生成凭证”，“查询条件”对话框勾选已记账单后（若需生成未记账业务凭证则可点选未记账），完成制单。

5 结束语

综上所述，传统会计核算中，记账凭证的填制是会计核算的起点，确保记账凭证填制的准确性和及时性是核算后续工作的基础。但在信息技术，特别是大智移云技术的支持下，会计核算的起点可以延伸到业务现场，核算的重心转移到支持战略决策方面，实现会计核算的价值创造功能。对于类似于销售成本核算的这类传统业务，可以在归纳业务数据流转规律的前提下，在系统中制定凭证规则，实现凭证的自动填制，提高业务处理的效率和效果。

参考文献（References）：

[1] 朱学义，高玉梅，马颖莉.新收入准则下现金折扣及销售折扣券的业务处理[J].财务与会计，2020.2：57-60

[2] 胡小波，陶权.附有客户额外购买选择权的销售业务会计处理探讨—基于新收入准则[J].财会通讯，2020.15：104-107

[3] 杨琴，牛永芹，用友U8 V10.1财务软件中销售“赠品”业务核算[J]，中国管理信息化，2019，（1）：58-60

[4] 彭昱静等.用友ERP-U8V10.1下附有条件的销售退回业务的会计处理[J].商业会计，2018.20：18-20

[5] 黄辉，会计信息系统实务教程（第二版）[M].东北财经大学出版社，2019.

收稿日期：2020-08-18

基金项目：2019年江西省高等学校教学改革研究项目“大智移云背景下会计信息系统课程教学改革研究”（JXJG-19-5-8）; 2018年江西省级研究生教改项目“基于AAPEQ的江西省会计硕士培养质量动态监测系统研究-以华东交通大学为例”（JXYJG-2018-104）

作者简介：黄辉（1970-），男，江西赣州人，教授，硕士研究生导师，主要研究方向：会计信息系统。