浅析企业内部控制的采购循环和销售业务

陈闰茜

摘要：企业内部控制通过企业内部专业人员对企业的财务状况进行监管，来全面提升企业经营管理水平和风险防范意识，促进企业全面可持续发展。本文通过浅析企业内部控制采购循环和销售业务中可能产生的内控问题及原因，并就相应对策进行探讨。

关键词：企业内部控制 采购循环 销售业务

企业实行内部控制管理最根本的目的是以专业管理制度为基础，以防范风险、有效监管为目的，通过全方位建立过程控制体系、描述关键控制点和以流程形式直观表达生产经营业务过程而形成的管理规范。

一、采购循环

采购是一个企业生产经营的起点，没有采购，就没有生产。所以采购对企业来说至关重要。采购分询价议价、评估和索样、定价、请购、订购、协调与沟通、进货验收与整理付款这几个过程，每一个过程都有一定的风险和需要准确定位的地方。

（一）采购循环可能出现的问题

1.需求计划和采购计划存在问题：需求与采购计划不适应当时环境、政策；需求与采购计划不符合生产运营；采购部门应当与市场部做好调研，可以建立市场需求调研小组，并且完善生产运营制度，建立系统型生产电子流程。

2.请购存在的问题：缺乏采购程序，未经过授权审批就请购。

3.采购定价存在的问题：采购定价过高或过低，不适应市场需求。

4.采购供应商的选择和管理中存在的问题：在供应商选择和管理中没有严格按照内部管理程序，轻信老供应商。

5.采购商品样品的检验存在的问题：对通过初审的供应商所送检的样品，没有经质量检验部门进行各项指标的检验和检测。

6.采购合同存在的问题：未经授权订立采购合同。

7.管理供应过程存在的问题：采购单与收货单的记录与保存不善；采购货物的配送方式不当，导致采购物资发生损耗或者无法保证按时供应影响生产。

（二）采购循环应采取的措施

采购部门应当与市场部做好调研，可以建立市场需求调研小组，并且完善生产运营制度，建立系统型生产电子流程。与有关检查部门如食药监局建立联合监控网点，在每条生产链都有严格质量和产品安全把关。把相关工作人员的绩效考评与检查漏洞联系起来，做到人人互相监督。

案例：最近发生的上海福喜案件让大家都对食品安全产生了高度重视，福喜公司卖过期肉制品给众多餐饮企业，如肯德基、麦当劳等。然而仔细想想，何尝不是福喜公司在采购循环环节产生、发生了偏差呢？

分析：首先，在请购环节，由于上海福喜公司牵涉到麦当劳、肯德基、必胜客等多家餐饮类企业，所需要的肉制品数量需求很多，他们违反了有关生产经营准则，在生产场旁边又增添了一个“神秘”的工厂，把从江苏泰森公司购买来的相关肉质品在生产环境恶劣的情况下，由三个工作人员将其包装盒换成福喜公司的包装，即完成了相关肉制品的生产。然而如果要换包装，理应在与肉质品生产环境一致的情况下才能调换包装，从泰森公司包装上显示的生产环境是在零下十几度的情况下，而实际上福喜的工作人员是在常温下进行工作，违反了有关政策，使生产质量严重下降。所以，对于具备相应审批权权限的部门或人员审批采购申请时，应重点关注是否符合生产经营政策，在严格管控的环境下，再进行生产。可以适当增加食药监局的专业人员定期走访相关工厂的数量，企业也可以聘请一些公证人员增加对生产的监管。

其次，在供应商选择和管理中，采购商没能准确确认购买肉质食品的质量，只是由于是买卖多年的老客户了，就有了过分依赖与信任的心态，导致了又一食品行业的重大安全问题！所以，在供应商选择和选择供应商方面都要加以重视。企业可以建立供应商管理信息系统和供应商淘汰制度，对供应商提供物资或劳务的质量等及其资信，经营状况进行实时管理和考核评价。把工作人员的绩效考评不仅要放在业务量上，也可以根据工作人员对检查出问题的数量与质量予以考核。

最后，企业应当严格按照《企业会计准则》的要求对采购循环产生的各类单据，进行妥善保管，每一笔的交易都要做好相关记录，要与仓库记录保持一致。一定要做到不相容事物分离制度，防止产生自身的舞弊行为。

二、销售业务

销售业务是指企业出售产品（商品）、提供劳务（服务），并收取销售收入等相关活动。

（一）销售过程中可能出现的问题

1.销售计划管理有问题：可能为了企业的盈利，对销售的商品重新规划了档次，或者说销售层次更高了，使与之前的销售产品有出入，导致生产链的不同，使生产的成本与内容有很大差异；没能与生产厂家做好及时有效的沟通，使生产链仍是单一的产品链。

2.销售客户的信用控制不够：使企业存在大量的应收账款，但由于销售客户的管理不善，导致企业增加大量的坏账准备；销售客户对要签约的合同，提出各种不满的异议，导致销售与购买循环不得不拖延；后来由销售于客户公司的控制信息更改，但未及时报告给企业，导致长时间没能付款。

3.销售定价有问题：由于相同行业的相互竞争原则，当销售相同产品时，一个企业准备降低销售价格，其他企业也会采取“跟风”效应，都会降低价格，可能最后使定价时的价值比产品原来拥有的价值更低，导致销售亏损；销售定价时，没能及时适应当时的政策和外部环境，使定价过高或过低。

4.销售审批与合同订立存在问题：由于销售数量与种类大量存在，使销售审核人员只是部分抽查，不能进行系统有效地审核；销售合同大多是格式条款，对真正意义上的销售内容没能做具体的说明，使合同存在重大疏漏；由于没能扫描保存电子销售合同稿或者对其进行备份，又由于纸质合同保存不善，可能会导致销售合同的遗失。

5.销售发货管理存在问题：由于会存在在途物资或在途资金的情况，可能会导致客户公司没能及时记录到购买成本上或企业没能及时记录到银行存款上，导致双方产生纠纷；由于货物性质的特殊性，可能会是易损、易碎、易燃、易爆物，但合同双方的权责没能互相明确好，可能会产生纠纷。

6.收款管理存在纠纷：由于企业发票没能保存好，没能做好相应的会计记录；由于是老客户，存在着容易轻信、且两方容易相互勾结迟交款项，使之存在舞弊，虽未按时付款，但仍记录到了银行存款一栏，使销售企业的负责人员有利可图；由于是新客户，可能付款方式与老客户不一样，导致没能及时收回账款。

（二）销售循环应采取的措施

在销售定价方面，也要与市场部明确需求情况，要“对症下药”。在销售部建立适时的岗位轮换制度，由于企业可能不止销售一种产品，所以每个人分配的产品任务指标可能不一样。所以为了防止发生舞弊，可以一个年度轮换一个人来销售不一样的产品，这样既可以增强销售人员的能力，也可以降低舞弊的风险。可以适时开展公司内部的无记名问卷调查，了解公司中高级管理人员的能力与业务状况，并做好相应的人才流动分配。完善企业内部票据的保存与记录制度，有相关的电子档案，防止丢失。就发放货物而言，在合同中要与对方有明确的条款介绍，防止责任的混乱。另外，要做好产品的售后服务。

案例：2003年底，宝洁公司主打高端产品的“飘柔”洗发水，价格突然下调，以9.9元200ml的价格，与中低档洗发水价格持平。调价一出，引起了日用品营销界的震惊。有人认为宝洁的低价策略，打击了夏士莲等二线品牌，有利于维护自己在日用品营销中高端市场的地位。可也有人认为宝洁这样做会自毁高端形象。

2004年，日用品营销市场终于给出了答案，宝洁公司的低价营销策略，使其产品在日用品营销界中高端两线销售都不理想。2004年底，为了能够在市场上挽回形象，宝洁公司一举拿下了2005年CCTV标王，作为以“低成本大覆盖”广告的日用企业，宝洁公司突然以高价位的广告集中时段来塑造形象，其实也表明了9.9低价营销策略没能够达到预期的市场目的。

分析：由于销售产品定价时与市场购买力产生偏差，从而造成了销售的不尽如人意。所以销售部门与市场部门的协调统一是一个很重要的策略。另外，在销售定价时，可以适当发放一些问卷调查来增进亲民性，并在问卷调查的基础上，建立健全完善的销售绩效考评，做到销售到人心。

三、结论

企业在经营生产活动时要注重对本企业员工的职业道德和社会主义核心价值观的培养，全员参与到企业的内部控制中来，严格要求自己，爱岗敬业，自觉执行内部控制制度，形成积极阳光的企业采购和销售的内部控制文化，具体要做到：适当的职责分离；正确的授权审批；建立完整的客户档案，并对其进行动态管理。对所建立的全部客户进行信用评级；建立采购和销售的监督制度和自我评价体系，并定期进行检查；对采购和销售人员进行专业和企业内部控制的培训，使其提高自身的职业素养与职业道德；建立激励和约束机制，约束机制要大于激励机制。

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（作者单位：南京审计学院）