团餐服务合同的定制与管理实践

文/周慧丽

我国团餐行业普遍存在一个有趣的现象：团餐行业有很多经营标书代写的机构/个人；同时，一些教育机构推出的标书培训班，竟然是现有团餐培训项目中招生最火爆的班型之一。

由此产生一个疑问，写标书需要对客户需求和自身能力两方面都有深入的理解，别人代写的标书，投标成功的几率有多大呢？连写标书的能力都不具备的团餐公司，会具备扎实的团餐项目运营能力吗？

这些现象的背后，一方面是很多团餐企业对于团餐这门生意的本质缺乏深刻理解，对于团餐合同的定制化过程不够熟悉；另一方面，国内中小型团餐企业自身的综合能力不高，写标书（可行性分析）对于很多中小团餐企业而言确实有难度；最后，也有可能代写标书满足的是那一部分不够市场化的项目。

实际上，团餐管理的本质是合同管理。团餐服务合同的定制，对团餐企业而言是一项非常核心的能力，它涉及销售、运营、财务等多个部门的高度配合，是一个跨部门团队协作的过程。

团餐管理的本质是合同管理

从形式上看，团餐管理是B2B2C 的合同制服务/ 合同管理。合同是对双方权利和义务的明确约定，不只是对团餐经营者有约束，也要对客户有所约束。合同约定的内容包括但不限于合同期限、餐标、投资、风险管理手段、客户对团餐经营者的绩效考核等内容。其中餐标包括餐食的价格、种类等，投资包括餐厅投资、厨房内部投资等，风险管理手段包括相应的保险等。

团餐服务合同条款的确定过程，是根据客户不同情况，进行个性化定制的过程。对团餐经营者来说，这个定制化的过程相当于一个可行性研究分析的过程。

不同场景适用不同合同模式

团餐合同有三种基本模式。这三种模式又分为两类，一类为无风险合同，一类为有风险合同。无风险的合同模式简称为成本加成模式，Cost Plus。有风险合同有两种模式，第一种叫固定价格模式，Fixed Price；第二种叫自负盈亏模式，P&L（Profit and Loss）Model。

成本加成/Cost Plus。成本加成模式下，团餐经营者在经营过程中基本上没有风险。团餐企业以收取管理费作为纯利，其成本（包括人工成本和食材成本）都能转嫁给客户。尤其是在受通胀影响的情况下，人工和食材的通胀成本由客户完全承担。

选择成本加成模式的客户通常很重视员工福利，会对团餐企业的服务提出比较高的要求，希望团餐企业具备很强的创新能力。例如，客户会要求团餐经营者跟踪菜肴卡路里，对过敏成分进行警示，要求特定的食材品牌，甚至会规定团餐企业服务人员的职业面貌，后台管理配套等。

成本加成模式最大的缺点在于，相对团餐企业庞大的成本开支来说，其利润率往往不会很高。

固定价格/Fixed Price。固定价格模式是指由团餐经营者与客户双方协商，在一个相对固定的周期内（比如1 年），固定一个套餐或零点单品的价格。等一个经营周期完成，团餐企业才能根据通货膨胀指数，与客户协商调整之前定的价格。

如果在经营周期内遇到比较严重的通胀，固定价格模式对团餐企业而言就很有挑战。首先，受到通胀影响的时候，团餐企业的销售价格不能及时调整；其次，团餐企业对于成本的管控受制于合同约定，并不能随心所欲地减少餐盘内的量；最后，出于对客户满意度的考核要求，团餐企业也不能减少其它成本。

此外，团餐企业的销售量受客户人数变动的影响比较大。遇到裁员或在春节等节假日期间，客户人员变化比较大，这种情况下往往会产生很多浪费，导致团餐企业的固定成本无法被销售数字所消化。

所以，固定价格模式的风险比较高，但由于可以把所有的风险转嫁给团餐经营者，客户通常比较喜欢该模式。

自负盈亏/Profit &Loss。相比固定价格模式，自负盈亏模式允许团餐经营者自由定价。相应地，团餐企业需要付出一些代价。比如，客户很可能会要求团餐经营者承担餐厅和厨房的租房成本，甚至水电煤开销。此外，虽然是自由定价，但如果团餐企业的定价不合理，没有体现性价比要求，很可能会损失一部分客流量，最终也无法获得可观的销售规模。

所以，自负盈亏模式的不确定性最高，对团餐经营者能力的考验也最大。该模式的优点在于，如果团餐经营者对自身运营能力有足够信心，就可以自己掌控其利润率。

根据客户需求和自身能力选择合同模式

在目前经济环境不景气、客户普遍预算受限的情况下，成本加成这种团餐服务合同模式在中国乃至全球都越来越少，而固定价格和自负盈亏模式的比例不断在扩大。

整体而言，团餐企业选择合同模式，应该基于对客户需求的充分了解，以及对自身营运管理能力的合理评估。只有将这两者很好地匹配起来，团餐企业才有可能服务好客户和消费者，获得较高的满意度，同时自己也能有利可图。

比如，某全球知名IT 公司中国某园区的餐厅项目，邀请了很多团餐企业，允许其自由选择合同模式参与竞标。最后，递交方案的团餐经营者无一例外都选择了成本加成模式。这是由于该项目点开设初期，就餐员工数量不确定，再加上当时通胀比较严重，很多团餐经营者心里没底，纷纷选择了成本加成模式。

基于上述案例，在双方信任基础比较好，希望长期合作互赢的情况下，如果客户能够站在团餐企业的角度思考，体谅对方的难处，那么团餐企业在项目运营期间这三种合同模式是可以进行切换的。

在合同起始阶段，客流量不稳定的情况下，团餐企业可以使用成本加成模式。当整个园区/ 大楼入住率提高，人流量增大，销量稳定，双方可以再协商，将合同转成固定价格或自负盈亏模式。在自负盈亏模式下，还有一种租金分成模式，团餐企业可以根据一定比例，返还租金给客户，销售量越高，返还租金越多。通过这种方式回馈客户，也是团餐企业对客户成本的分担，这就是一种很好的相互促进的合同模式。

需要注意的是，合同转换的前提是团餐经营者拥有较强的运营管理能力。在客户端人流量波动比较大的情况下，团餐企业有能力通过灵活调整餐线和人员排班，既节省成本，又不影响瓶颈期供给；团餐企业还需要有能力通过降低采购价格，提升生产成本管理，更精准地把控项目点的投料。

客户关系是管理费谈判的前提

成本加成模式的管理费很容易理解，即所有的成本由客户承担，管理费等于团餐企业的纯利润。但实际上，在固定价格和自负盈亏两种模式下，团餐经营者也有可能获得管理费。

固定价格模式的管理费，一般来说，是希望能够覆盖团餐经营者的人工成本开销，使其能够保质保量地采购食材，不克扣餐盘内食物的量和质量，从而不至于使客户的员工在享受就餐福利方面打折扣。也就是说，在客户人员较少的情况下，管理费能够覆盖团餐企业基本的人员配备，可帮助其更有效地管理/摊薄固定成本。

在自负盈亏模式下，团餐经营者拥有自由定价权，理论上可以通过不断提升运营管理能力，获得较高的利润率。同时，如果客户考虑到双方合作的可持续性，在合同初期（比如园区入住率较低时），或者在市场环境不确定性比较大时（比如遭遇新冠疫情），愿意给予团餐企业一定的管理费确保其利润率，或给予一定时间让团餐企业能够在保证持续经营的情况下不断提升，这对双方都是很有利的。

无论成本加成、固定价格，还是自负盈亏，在这三种合同模式下，团餐企业都有可能获得管理费，但前提是团餐经营者需要跟客户拥有比较好的伙伴关系，建立起深度信任。只有在长期合作互赢的基础上，团餐经营者才有望获取管理费。