集团化企业销售合同风险管控信息化实践——以时代电气“LCS法务销售合同管理信息化项目”为例

吴瑕 株洲中车时代电气股份有限公司 李娟 中车株洲电力机车研究所有限公司

一、LCS项目背景

合同法务管理是企业落实风险防控的一个重点领域，也是公司在对外交易的过程中须重点把控的内容。随着集团多元业务迅速发展，产业规模不断扩大，销售合同问题表现越来越多，管理难度也日益加大，而传统的合同手工作业模式，已不能满足集团化发展的需要。因此，提高合同协同信息化管理决策的效率和水平，防控销售合同风险，迫在眉睫。

二、LCS实施过程

（一）项目目标设计

1.项目整体建设目标规划——基业长青，创新发展亟须合同信息化管理升级

通过构建集团统一的销售合同管理平台，实现公司本部及分子公司销售合同信息化，规范公司销售合同评审、审批行为，提高合同审批效率，规范合同编号、印章使用、台账归档，提高公司销售合同管理信息化水平，健全集团销售合同风险管控体系。

项目一期（建设期2019年1月至2020年6月），实现公司本部及各分公司、宝鸡时代、兰州时代、杭州时代、昆明时代等子公司销售合同信息化。

项目二期建设期将根据公司试点推广情况另行确定。

2.项目建设实施目标设计——雄关漫道，稳步推进服务于风险管控和管理决策

（1）构建集团统一销售合同管理信息化平台。实现集团全级次各公司销售合同从起草、评审、审批、签订、变更、终止、归档全过程信息化管理，提高合同审核、审批用印效率，加强销售合同审核监控，防范合同履约风险。

（2）实现跨部门协同与流程再造。通过构建销售合同管理信息系统，以提高合同审批、用印效率，合同风险传递也突破了公司IPD项目制的限制，打破部门墙，增强部门协同。另外从流程管理上来说，进一步对销售合同管理流程进行梳理与优化，使其更为合理有效。

（3）提供销售合同风险决策支撑。通过该项目，决策机构可了解销售合同管理基本信息，掌握销售合同风险集中点（高、中、低风险识别），通过报表图表以及数据对比分析，得到决策所需的数据支撑。

（4）规范公司代销业务的销售合同审批流程。改变代销业务管理混乱的情形，和风险评估责任明确。

（5）形成销售合同风险预警机制。细化销售合同签订、审核、履行、变更等风险点的管理，将销售合同风险管理点前置于合同起草阶段，成为事前、事中、事后的全面管理。

3.一期项目细化实施——对标一流，博采众长精益求精力推线上系统落地生根

2019年1月至7月：完成第一轮调研工作，组织对深圳通讯及相关合同信息化实施企业的外部调研和公司各相关销售业务单元的内部调研，形成调研问卷和12份调研报告，完成业务需求说明书的编制及评审工作。2019 年 7月至9月：完成系统供应商招标和第二轮时代电气内部需求调研工作。2019年11月，组织各销售单元关键用户参与系统测试。2019 年12月，召开一期项目上线前的宣贯及培训，现场对60多个关键用户进行了项目宣贯、培训工作。2020年2月，完成系统试运行，销售合同管理信息化平台一期项目上线。

（二）LCS组织保障机制

1.组织机构——选调优才，压实责任

明确内容，压实责任，相互协作，职责清晰的组织机构是本项目执行顺利的主要保障措施之一（见表1）。

2.决策机制——与时俱进，抓铁留痕

项目组每周将在日常项目进展和周例会中收集待决策的问题反馈给项目组领导，一般待决策的事项做到及时沟通、本周内闭环，特殊或重大决策事项先征求相关业务单元意见后汇总提报项目组领导决策。

3.联系机制——信息共享，即刻反馈

表1

例会和工作群联系机制、及时有效的沟通反馈机制，是项目成功的另一个重要保障。项目工作采用集中办公形式开展，项目组以阶段性日报、周报、周例会、里程碑会议等形式进行项目团队内部沟通及信息共享。此外，项目组成员还建立工作微信群，实时交流进度和问题。

（三）LCS取得的成效

1.实现了集团统一的销售合同管理信息平台

——有效实现多个合同法律风险管理流程兼容统一。如：A类（新业务、新产品）、B类（成熟产品）销售合同评审审批流程；销售合同变更评审审批流程；客户需求或订单创建、变更流程；合同用印流程、合同归档流程、合同范本管理流程等。

——打通评审梗阻并提升评审全程专业化能力。集团本部层面已实现合同从起草、审批、签订、归档全过程信息化管理。设计合同已开发包括合同基本信息管理、合同评审、审批管理、合同签约管理、合同变更终止管理、合同归档模块。按销售合同不同类型设计不同评审部门及风险预警提示功能，及合同数据统计、分析功能，既提升了效率，又可将专业人员随时涵盖到相应流程中。

——应用LCS实现下属企业销售合同纳入总部视野。将集团成员企业部分重大销售合同升级至集团总部审核的合同的起草、审批、签订、归档全过程信息化管理。依据集团管理制度，将集团成员企业的部分重大销售合同上报、集团总部相关领导审批，纳入信息化管理。

2.实现法务规范和合同流程与应用系统的集成

第一、通过LCS信息化平台实现了集团销售合同编码规则的统一。

第二、明晰了代销业务流程，并落实了主体责任。

第三、进一步优化合同评审流程并固化应用管理成果。

第四、第一次实现了线上线下评审完美融合，增强评审的专业性和实效性。

第五、评审意见的变更采纳反馈有始有终且过程可控。

第六、优化完善了评审审批及归档预警。

3.首创集团销售合同“百度云”和“大数据”

大数据，是指无法在一定时间范围内用常规方法进行捕捉、管理和处理的数据集合，需要新技术才能具有更强的决策力洞察力发现力和流程优化能力的海量多样化的信息资产。公司百亿的经营业绩，是浩如烟海的合同书来承载的，汇集以后也是“大数据”。过去合同管理分散，使得各种问题和现象没有办法形成“典型图谱”和开展“大数据分析”，现在有了销售合同百度云和大数据，亦是形成了集团统一销售合同的风险大数据，问题大数据，同时也形成了经验大数据。通过后期逐步优化统计分析功能，定期发布合同报表，制定出有针对性的风险措施，逐步将合同法务管理工作朝着法律化，规范化，流程化，标准化的方向推进。

4.采用LCS显著提升销售合同审批效率

通过系统中合同范本控制功能，既能大大降低法务人员和合同管理人员制作、收集和整理合同的时间，提高管理人员营销经理的工作质量和工作效率，又能在风险可控的情形下简化流程。该平台已于7月实现小程序移动端操作，单个合同评审、审核时间至少缩短24个小时，千份销售合同线上较线下审核至少共计缩短24000个小时，合同审批效率显著提升70%以上。

5.LCS信息化技术大幅降低传统管理成本

将线下的合同评审审批流程搬到线上，节约了合同的管理成本，节约了公司上下级单位业务人员的异地往来、签字、盖章的时间和精力，节省了人工成本，减少了办公设备的消耗和纸张的浪费。

三、LCS工作方法创新总结

法务LCS创新实践，再次无可辩驳的表明，流程优化提高效率，管理创新创造价值！法务管理也可以成为集团创新的发源地、发动者、参与者。本项目之所以能快速推进并达成效果，顶层设计首先明确大方向，初步划定边界，为未来的探索留出空间，亦是保证本项目顺利实现的关键。

我们仍在不断的完善销售合同管理系统，将国内外先进企业经验及行业法律风险防控经验逐步的整理到本模块当中去，形成自己的完善的资源库，相信这是一个长期而有价值的过程。经过长期的积累，可以形成自己的管理知识产权，并在将来为企业创造更大价值。