网络Excel平台在工程管理中的应用

鲁英波

(海宁市许村镇政务服务中心 浙江 海宁 314409)

1 引 言

众所周知，Excel是全世界最受欢迎的软件之一，不但功能强大而且易学易用，在信息化普及方面起着积极作用，几乎每个工程管理人员都在用着Excel软件管理着自己的工程，随着时间的推移，工程数量每年在累计增加，导致Excel文件越来越大或者Excel文件越来越多，真正需要某个数据时，查找有难度，当要分析不同数据之间的关系时变得更加困难，想要应付单位里各个部门这样那样的数据时就更是捉襟见肘了。

2 问题分析

Excel软件确实是有他独特优势，但它毕竟不是数据库管理软件，对于从事工程管理的人来说，它存在以下缺陷：(1)数据相互独立；(2)文件多或工作页多；(3)相互独立的数据很难对数据进行分析统计汇总；(4)时间越长不利效果越明显；(5)数据填写不规范。鉴于以上的一些问题，网络Excel平台应运而生，有效解决了上述问题。

3 网络excel平台简介

网络Excel平台的操作界面完全嵌入到了Excel当中，成为了Excel的一个子系统，操作简单，即可上手，后台以SQL数据库为依托，规范数据的填写，提高管理的准确性和有效性，把各种相对独立的数据整合到一个数据库当中，在后期对数据查询汇总统计分析就容易得多。如工程管理系统中，项目立项、合同登记表和工程付款单是3个相对独立的表格，但在数据库中是相互依存的，合同登记表填报时一定要以项目立项中的数据为依据，同时合同登记表为工程付款单提供数据支持，这样也符合项目管理的程序。

该平台通过在Excel中设计模板、表间公式等，不用代码或者少量代码即可轻松构建适合企业自身现状的工程管理系统。模板简单的理解就是平时工作中的表格，只不过在这个表格上面设置了数据规范和相互引用，同时把填报的数据存储在后台的数据库中；表间公式就是平时说的编程，只不过是中文界面的，用来连接各个模板表格，建立起相互之间的关系，使各种表格成为一个有机的整体。如工程付款单查询表中，利用表间取数公式，根据筛选条件，把工程付款单或者多个其他表格中填报的数据提取到一张表中。如图1所示。

图1 表间公式

4 系统的设计

每个工程管理人员都是一个客户端，客户端上填写数据存入后台SQL数据库中，如图2所示，当需要数据时再从数据库中调用已存的数据，对每个客户端设置一定的权限，如每个项目负责人的客户端允许填写和查看自己的项目数据，副主任可以查看自己分管的项目负责人的项目情况，主任可以查看所有项目的数据情况。同时可以设置一个该系统的管理员，用于设计表单模板，设置数据填写规范，管理系统和数据；可以根据需要定制表格，来调用数据库中的数据，这样方便了上级部门要数据，同时该系统有很大优势就是更新迭代很方便，当需要增加新的模块时，只需在原有开发好的基础上增加模板既可以，非常方便。真正做到了“持续优化，因需而变”的目标，具备高可伸缩性与高可扩展性。

图2 系统示意

5 方案的实现

本系统以业务管理为主线，如图3所示，基本包含了工程管理的各个过程，从项目立项到招标管理，从合同管理到变更管理，从工程付款单到进度管理，再从竣工验收到资料归档。每个业务不是独立的，是相互联系在一起的，如工程付款单与项目立项和合同管理均有联系，这些联系不仅是业务上的联系，同时也是业务上的数据规范或者数据引用，如图4所示表格中所属项目的数据来源于项目，立项模板，为规范数据填写，设置点选功能。同样工程名称和合同名称中也设置了数据来源和规范，数据来源于合同管理模块，点选即可，点选时合同管理模块中包含的建设单位、收款单位、收款账号、开户银行等相关信息会自动填入表格中，这样既规范了数据填写同时也方便了操作者，提高了工作效率，减少了错误率。

图3 系统界面

图4 数据引用

每个工程管理人员作为一个客户端进行业务单据的录入，为后面的数据查询和台账查询提供了数据支持，这些业务之间的联系就是依靠网络Excel平台的表间公式，它的语言逻辑用文字描述就是从哪个表中提取满足特定条件的数据再显示到指定的表中。

同时可以对提取的数据进行汇总统计分析，如可以分析入围库中监理单位、代理单位等小型服务商的近一年的业务量和每个工程管理人员完工后对他们打分情况，从而可以得出服务单位的优劣，考虑下一年业务时可以适当倾斜，这样就能用数据分析来指导工作业务实际。

6 结束语

随着我国经济的发展和社会的进步，信息化技术得以快速发展，并广泛的应用于我国各个领域，尤其是在工程管理中，更是起到了不可替代的重要作用。

然而，现阶段工程项目管理在信息化建设过程中仍存在不少问题，通用的系统管理软件有不少，但存在价格高，同时针对性差的情况，而让工程管理人员学习编程写出自己的管理系统确实也存在很大难度，网络excel平台在中间找到了平衡，给了工程技术管理人员可以打造属于自己的系统的机会。