提高型号会议效率研究与探索

刘博龙、张贺、杨照 /中国运载火箭技术研究院

在党中央、国务院、中央军委的亲切关怀和正确领导下，我国航天事业蓬勃发展，作为建设航天强国的主力军，中国运载火箭技术研究院承担的国家重大工程任务呈快速增长态势。由于研究院涉及的型号多、专业多、接口多，通过组织会议来开展技术协调、计划协调和质量评审的情况比较普遍，为进一步提升组织工作效率，科学统筹安排和高效组织型号会议，开展了本次调查研究工作。

笔者通过调研和走访发现，一段时间以来为按时保质完成国家重大工程任务，研究院员工的工作强度越来越大、工作时间越来越长，其中“会海”已是压在员工身上的一项沉重负担，“白天开会、晚上干活”成为一些员工的日常工作状态。尽管“十八大”以来会风明显转变，研究院行政会议已得到有效精简，但技术协调、计划协调、质量评审等大量的型号会议并未有效控制，型号会议多、效率低的问题仍困扰着研究院员工，甚至影响了员工的工作精力和热情。

一、总体策划思路

针对型号会议多、效率低的问题，以提高效率、释放人员精力为目标，分为以下4 个阶段开展专题研究工作。

一是问题调研阶段。设计调查问卷，选取研究院内的典型单位和部门开展问卷调查和座谈交流，对调查结果进行统计。

二是问题定位阶段。根据统计结果明确需要解决的问题，剖析问题背后的原因。

三是制定措施阶段。制定整改措施，明确整改落实时间和完成形式。

四是效果检查及持续改进阶段。择机再次通过问卷调查及调研走访，了解工作成效，制定持续改进目标和方案。

二、问题调研

为尽量避免问卷占用员工过多精力，本次调研采取以问卷调查为主，座谈交流为辅的形式。

将调查问卷设计为结构式，即80%的问题为选择题，20%为开放式简答题。为使问卷具备整体感和逻辑性，在选择题设计时选取“型号会议在员工工作中占用时间是否较多”“型号会议超时情况”“型号会议陪会情况”这3 个维度，每个维度设计3 ～4 个问题层层递进，逐步引导被调查者思考，激发参与热情。填写完选择题后，被调查者对问题已有了深入思考，这时通过简答题中直接询问型号会议存在的主要问题是什么、出现此类问题的原因是什么以及解决问题的建议，争取被调查者能够给出更加积极的回答。

问卷设计完成后，在研究院本级相关部门和院属有关单位员工中随机抽样，发放调查问卷918 份，收回799 份，有效问卷772 份，有效率为96.6%，调查结果有效。问卷收发情况见图1。通过对问卷调查结果进行统计，结果如下。

1.型号会议数量多

76.8%的被调查人员认为目前型号会议占用工作时间多，会议占用日常工作时间排名依次为：技术协调类会议、计划协调类会议、质量评审类会议、复查汇报类会议，如图2 所示。

2.型号会议超时情况多

69.4%的被调查人员认为型号会议经常超时，存在超时现象较多的会议类别依次为：技术协调类、计划协调类和质量评审类，如图3 所示。

图1 调查问卷收发情况统计表

图2 会议数量统计图

图3 会议超时情况统计图

3.型号会议陪会现象普遍

77.9%的被调查者认为目前型号会议陪会情况较多，其中陪会现象较为普遍的会议类别依次为：技术协调类、计划协调类、复查汇报类、质量审查类，如图4所示。

4.型号会议解决问题的效果不佳

62.5%的被调查者认为会议解决问题的效果不佳，包括计划协调类、技术协调类，如图5 所示。

问卷调查结束后，多次组织员工专题座谈交流，交流中员工反馈的情况与问卷调查结果基本一致。

三、原因分析

研究院所从事的工作呈现复杂巨系统特征，涉及专业众多、内外部接口复杂；研究院作为型号总体院，处于型号研制中枢位置，涉及协调工作量巨大，日常普遍存在各类技术、计划协调事宜；加之受限于保密原因，许多高效便捷的大众化信息通信手段无法直接应用。鉴于此，开会成为当前型号集中解决问题和推动工作的主要手段。

通过调研发现，诸如会议多、会议超时、陪会普遍、解决问题效果不佳等问题已影响到许多员工的工作效率和工作热情。通过对问卷进行统计分析，员工反馈造成这些问题的主要原因包括会议准备不充分、开会目的不明确、参会人员不了解情况且不能做主、主持人控制会议节奏的能力不强、待办事项缺乏闭环管理、待办事项不明确等，如图6 所示。

1.技术协调类、计划协调类会议问题分析

本轮调研反应的突出问题集中在技术协调会和计划协调会中，包括会议数量多、会议超时、陪会现象普遍及计划协调会效果不佳。究其原因主要有以下几个方面：

（1）会议召开的程序缺少标准和规范，会议效率和解决问题实效性往往取决于会议组织者和主持人的经验及能力。

（2）参会人员不敢定事儿、相关单位不主动担责，导致无效的推诿、扯皮。

（3）会议材料及相关要求未提前与参会人员沟通，导致会上大量时间用来熟悉会议内容，解决问题效率低。

（4）会议待办事项缺乏闭环管理，导致会议定下的结论无进展，重复开会。

图4 陪会情况统计图

图5 会议解决问题情况统计图

图6 会议问题产生原因统计图

（5）参会人员级别、范围、数量会前未做明确要求，为保证会议要求传达或确保问题全面协调，会议组织者往往要求所有可能涉及的单位或部门参会，参会单位或部门往往又要求可能涉及的人员全部到场且全程参与，导致陪会。

2.质量评审类和复查汇报类会议问题分析

质量评审类和复查汇报类会议的问题集中表现在会议数量多、陪会现象普遍。究其原因主要有以下几个方面：

（1）对复查的意义、定位和范畴在思想认识上存在偏差，表现在3 个方面：一是本应在规定节点、规定程序前完成的工作没有做踏实，事后通过复查去补；二是很多复查看似全面，实则泛泛，针对性和重点不突出，反映出制定复查工作策划时，型号、部门、单位对风险、薄弱环节的细致识别下的功夫不够，存在“识别不出来就全查”的风气；三是复查形式单调，通过会议听取汇报的形式推动工作的情况普遍。

（2）会议报告越来越厚，会上读报告的时间长，与会专家未提前审阅，现场消化需要较长时间，导致会议效率低下。

（3）在复查要求空泛的前提下，会议报告聚焦不够，虽面面俱到，但对产品质量保证真正关注的风险分析与阐述不细不深，真正需要深究的关键环节控制与落实结果被冲淡。

（4）复查汇报类会议行政色彩较浓，究其原因，是逐级负责的机制还未压实，一方面是一线设计员向领导直接反映问题与风险的氛围与机制尚未得到充分的鼓励，导致效率不高；二是个别领导对产品、技术、质量工作落实情况不清楚，会前未能充分了解有关情况,存在“事事找设计、件件问一线”的情况。

复查汇报类会议行政色彩较浓，究其原因，是逐级负责的机制还未压实，一方面是一线设计员向领导直接反映问题与风险的氛围与机制尚未得到充分的鼓励，导致效率不高；二是个别领导对产品、技术、质量工作落实情况不清楚，会前未能充分了解有关情况,存在“事事找设计、件件问一线”的情况。

（5）出厂评审类会议为减少遗漏会议信息或为确保回答领导问题，会议组织者和参会单位部门都会要求可能涉及的人员全部到场且全程参与，导致陪会。

四、措施与建议

1.利用信息化手段，提高沟通协调效率

建立基于涉密局域网环境的即时通讯平台，提高沟通协调效率，引入先进的项目管理工具，实现任务计划进展情况实时反馈，优化临时会议申请审批流程，缓解会议室资源紧张局面等。

2.规范技术协调流程，形成管理办法

针对技术协调会议超时和陪会情况较多问题，以精细化流程管理为抓手，规范技术协调流程并形成管理规范，有效提高技术协调效率，鼓励采取会议以外的多种方式开展技术协调，从源头减少型号技术协调会。

3.规范计划协调流程，形成管理办法

针对计划协调会议超时和陪会情况较多问题，参考借鉴好的经验或委托型号队伍，统一型号计划协调管理标准和规范，细化流程、制定管理办法、形成模板，理顺计划协调职责、流程并形成规范。

4.策划差异化质量管控流程

针对质量评审和复查汇报类会议占用工作时间较多的问题，首先，优化产品验收评审，具体措施包括型号试点实施减少验收评审项目、预验收和评审合二为一、改评审会为在线函审、改进质量信息管理系统，提高产品生产质量报告编写效率等；其次，优化复查汇报程序，具体措施包括完善复查标准要求、简化复查流程、严格产品放行把关、丰富把关形式（可型号试点推进）等，进一步提高质量管理效率，优化完善产品保证模式、推动质量保证转型升级，进一步强化技术责任与质量保证责任的压准压实。