以数字化促进档案管理优化工作初探

王丹

摘要：随着时代的发展，信息化技术已经在社会上得到了广泛应用。对于档案管理方面，数字化技术运用已经是大势所趋。而数字化的实质就是，将传统的纸质档案作为实物对象，经过处理后，将此类信息以计算机软件的形式，作为二次文献表现出来，为人们提供帮助。并且档案数字化工程涉及到的方面较多，并且为人们提供了很大的便捷性，对于我国的档案管理工作有着较深的影响，而本文针对当前档案管理的现状做出了分析，强调了数字化对于档案管理的重要性，并且阐述了加强档案数字化工作的策略。

关键词：数字化;档案工作;安全风险;

引言

首先，我們要了解，什么是档案数字化。档案数字加的实质就是利用现代的计算机技术，多媒体技术以及互联网技术，将原本的纸质信息传输到计算机中，保存起来。与传统的档案管理模式相比，此种档案管理模式更加便捷人们的信息储存与查找，相当于打造了一个便捷的档案信息库。这样的信息档案优化方法，不仅便于对信息进行保护、调度，在一定程度上，来讲，对于企业的整体经济效益也有显著的提升作用。

1档案数字化发展现状

随着时代不断发展，人们越加意识到档案信息的重要性，并且随着我国科技水平的增强，人们对于档案保护管理也采取了一定的保护措施，直到数字化档案管理模式的出现。就当前阶段来讲，虽然人们对于数字化信息管理技术运用的不是很纯熟，然而，随着数字化技术的不断完善，数字化档案保护将会得到广泛的应用。随着时间的推移，当前，我国对于档案数字化技术，制定了相关政策，并且一些相关的学术研究项目在持续进行着，在标准方面，除了诸如《电子成像文件图像压缩方法选择指南》等对于1S0国际标准的集中采标之外，集中探讨档案数字化的标准各有侧重，且在解决档案数字化实际问题方面有了较好的指导作用。总体上，现有标准确定了档案数字化技术指标要求和质量控制方法，却仍缺少对档案数字化后的保管和利用的指导。

2档案数字化工作的重要性

2.1有效提升档案管理工作效率

在档案管理中运用数字化信息技术，可以有效提升档案的管理效率。档案管理里记载着企业的发展历史，并且对于企业的发展经验也有着详细的记录，然而由于信息量较大的缘故，传统的纸质档案管理方法，不仅要占据大量的空间，查找起来也比较麻烦。而如果将纸质档案的信息运用数字化技术存储进入计算机内，转换成为电子档案，不仅占据空间的问题得到有效解决，还能在最短的时间内，查找出其所需要的文件，使得档案管理的工作效率能得到有效提升。

2.2保护档案的完整性

处于档案管理方面来讲，运用数字化档案管理模式，能使得档案信息的完整性得到保证。传统的档案管理模式，不仅存储以及查找不方便，并且一旦放置不当，会很容易形成损坏，例如火灾、受潮等，会使得档案资料损毁。而数字化档案管理模式，可以利用数字化以及云存储技术，最大程度上保存档案资料的完整性，杜绝档案损毁，资料丢失等情况发生。当然，有利有弊，此种档案管理模式也带来的信息安全问题，所以，在进行档案管理工作的时候，要加强信息安全防护工作。

2.3方便档案资料的共享与利用

众所周知，数字化档案管理和信息技术有着很大关系。而信息化技术关键的一个功能就是沟通与资料共享，企业部门可以利用计算机网络技术建立一个档案资料库，利用这个资料库，能有效实现档案资料共享，并且能快速上传。这样一来，能有效提升企业部门档案管理工作效率。

3、加强档案数字化工作的对策

3.1加强电子文件的收集与积累

数字化档案其中最常见的形式就是电子文档。在当前阶段，由于人们对档案信息的存储量需求越来越大，电子文档和纸质文档在转化为档案的时候，一般情况下，会采用“两套制”的方法，就是纸介质与礠、光介质两种文件一起归档，形成两种存储方式不同，但内容却是一样的档案。在归档时要使用编目方法以及存贮装置。相关工作人员在进行档案管理工作时，要注意在档案目录上标注纸质资料编号以及其存储的位置，这样在需要用时，以便能在最短时间内找到。

3.2加强信息技术的利用

要想将档案数字化工作的效果充分发挥出来，那么就要加强数字化档案管理在各部门企业中的实际应用。随着我国科技水平不断提升，信息技术也在持续的进步。所以，对于数字化档案管理建设，硬件设施建设是其中一方面，同时，对于软件的应用也要起到足够的重视。在目前阶段，相关技术人员可以利用编程技术，建立一套完善的档案资料管理系统。此种系统的主要作用就是能快速的实现对档案资料的录入、存储、导出、传输以及整理，争取使得档案管理的工作效率得到最大程度的提升。

3.3注意电子档案的安全保存

在过去的时间里，由于我国一直在使用传统的纸质档案管理模式，所以我国运用电子档案的时间较短，其实际运用方面还有待提升。所以当前阶段，诸多档案管理工作人员所考虑的问题就是，如何长时间的保存电子档案的信息。就一般情况，部门存储的电子档案，主要有一式三套，第一套档案用来检查以及实际运用，第二档案用来存储以及保存，而第三套就要异地保存，电子档案运用此种保存方法是为了能达到万无一失的效果，即便有一天发生了火灾、地震以及盗窃等情况，那么电子档案依旧不会丢失。其中，在利用电子档案进行存储时，要保证电子档案的统一性，通用性。这样的目的就是为了电子资料能更好适应计算机的解读，让其操作系统与电子程序能达到兼容效果。避免出现版本不一致，而致使内容读取不成功的现象。

3.4规范工作人员管理

对于档案的保护，企业部门要严格进行控制，对于出入档案室的人员佩戴工作证，非工作人员以及无关人员要严禁进入档案室。如果工作需要，相关工作人员必须要取走相应文件，那么在进入档案室前，要将个人物品放在入口处统一管理，尤其要注意拍摄设备以及打火机等易燃物品，要严格进行查看，只要是防止出现信息泄漏的风险。

4结束语

数字化档案管理，与传统的档案管理方法相比，具备更大的优势。使得档案不易损坏，并且其存放不在占据较大空间。或许在实际应用中会产生诸多的问题，然而随着长时间发展，此项技术不断完善，将会得到广泛的应用。

参考文献

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