基层档案管理信息化建设分析

摘要：“十五”期间，全國档案信息化建设的目标和主要任务是：本着统筹规划、统一标准、分级建设、安全保密的原则，加快档案信息化基础设施建设，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，推动馆藏档案的数字化的数据库建设，在部分中心城市建设示范性数字档案馆，开展公众网查询档案信息服务，加快推进档案信息化标准体系、安全保障体系和人才队伍建设。到“十五”末，各省、自治区、直辖市档案部门要努力建设并投入使用一批内部局域网，基本实现档案管理现代化和办公自动化;依托当地电子政务建设工程，建立为各级党政机关服务的档案目录信息中心，为逐步构建中国档案文献数据库创造条件;依托公众信息网，建立面向社会、服务公众的档案网站，逐步构建全国档案工作信息网。

关键词：档案管理，信息化建设，趋势，策略

现如今，档案信息化管理战略已经上升到国家策略制度的水平面上。但是很多基层单位对于档案信息化管理的紧迫性和重要性还认识不到位，没有根据信息化发现的必然趋势制定相应的管理改革策略。

一、档案管理现阶段存在的问题

1、管理机关对于档案管理工作重要性认知不足。

认知不足是引起基层档案管理工作效率不高的主要原因。许多部门领导对档案管理工作的重要性没有树立正确认知，所以，也没有投入足够的人力物力发展档案管理工作，进而导致档案管理工作的基础设施不健全、工作人员不稳定等情况出现，使得整个政府部门对于档案管理工作都不看重，限制了基层档案管理工作的发展。

2、单位档案管理制度不够健全。

随着时代的发展，信息化密度的提高，越来越多的档案信息需要去集中化和分类化管理。而新时代所带来的新政策和新产业的变化，传统的档案管理政策已经不能满足现阶段所需要的管理效率。

3、单位档案利用率低。

管理档案的目的除了留存以外，一个重要目的就是便于再利用，但是现阶段单位档案的再利用率降低，很多审批工作中，对于档案的调度复杂而困难，审批时间长，加重工作量，做不到高效率的服务作用。

4、档案管理人员不够专业。

由于办公自动化、信息化进程高速影响，一些档案管理人员习惯了传统的档案管理方式，在思想意识以及信息素养水平方面，已经很难甚至跟不上时代脚步，使得档案管理全新技术和解决方案迟迟不能实施和落实。我国现阶段普及全民信息化社会，但是在很多政府机关的档案管理依旧运用传统的管理系统，管理机制滞后。很多纸质性文件繁杂，重复，归档混乱不正确的情况比比皆是。

二、信息化发展必然性

1、行政策略改革

由于国家政策上推动档案信息化建设，在一些体制内的单位里，档案数字化程度已经是一个档案工作的评价指标，而且曾经有明确要求档案数字化率达到多少的要求。所以在体制内的档案数字化具有行政驱动力。政府购买档案数字化的服务非常多，目前在档案行业内发展比较好的企业没有一个不把档案数字化作为主要业务的。

2005年年底，”国家数字档案建设与服务工程“提出，国家层面的宏观组织进一步得以加强。各地档案行政机关也效仿国家做法，为当地的档案信息化建设制订专项规划，有些地方还将档案信息化纳入政府信息化、国民经济与社会发展信息化的规划之中

2、时代对于技术和效率的需求

除了国家政策方面对于信息化发展的政策要求。现阶段科技发展所潜在化要求的高效率办公和服务也决定了档案信息化管理的社会必然性。很多社会企业的办公设备转向电子设备，基层机关的效率办公对比于时代的发展决定着为社会服务的效率和百姓的信赖度，所以基层档案信息化建设是必然的结果。

三、档案管理信息化发展策略

1、 基础设备建设。

档案信息化输入和建设的设备。设备实现对所有分散的、独立的、成套的复杂的设备或传感器的信息采集呢，这些设备要是不是自动化的、是手动的无自动化测控功能的就无法与外界设备或网络进行信息交互，所有就要求实现自动化，有了自动化系统，所有设备的监测和控制信息就可以对外进行交互。

2、档案信息资源建设。

大力推进国民经济和社会信息化，是覆盖现代化建设全局的战略举措。档案是一种原生的信息资源，档案信息化建设是国家信息化建设的一个重要组成部分。信息技术及信息产业的高速发展，给档案工作带来了挑战，同时也带来新的机遇。加强档案信息化建设，是档案事业适应时代和社会发展，加速档案管理现代化的客观要求，是发展先进生产力和先进文化的必然要求，也是提高档案信息服务水平的必经之路，是为广大人民群众服务的重要举措，对于档案事业的新发展具有十分重要的现实意义和深远的历史意义。?

3、基础标准建设

制定相应与时间效率，法律相结合的信息重要性等级，指定标准化档案归查政策，减少重复归档和错误归档问题。

4、专业人才队伍建设。

对于档案管理的重要性的的认知确立不正确，使得档案管理工作人员的专业化不强。技术设备的先进推动的同时，人才队伍的建设更是重中之重，任用计算机专业，管理专业，图书馆管理专业等的策略会大大提高档案管理的专业度和高效率。

参考文献

1、国家档案局中央档案馆关于印发《全国档案信息化建设实施纲要》的通知档发〔 2002 〕 8 号

2、《中共中央关于制定国民经济和社会发展第十个五年计划的建议》

作者：陈岩花，女，蒙古族，中共党员，1972年生，工作单位内蒙古自治区兴安盟乌兰浩特市乌兰哈达镇政府