录取考生电子档案打印的简易实现方法

摘 要：在招生工作中，如何便捷地整理并打印出考生电子档案，在实践中，采用排除法通过编写批处理程序文件删除不需要打印电子档案的考生照片，能够显著地提高打印录取考生电子档案的工作效率，提高招生服务质量。

关键词：批处理文件;电子档案;招生

A simple method to print the electronic files of examinees

Feng QiaoHua

Anshun Vocational and Technical College GuizhouAnshun 561000

Abstract：In the enrollment work，how to arrange and print the examinee's electronic files conveniently，in practice，using the exclusion method to delete the candidates' photos that do not need to print the electronic archive by writing batch files can significantly improve the work efficiency of printing the electronic archive of candidates and improve the quality of enrollment service.

Keywords：batch file;student electronic archive;enrollment

“批处理文件是MSDOS的命令集，它们串在一起形成一个你希望操作系统在你的命令下执行的过程。批处理文件具有以下三个共同特征：它们以纯（ASCII）文件存在磁盘上，它们均有文件名且扩展名为BAT”[1]。使用批处理命令构成的批处理文件在某些应用场合能够方便、高效地管理磁盘上的文件和进行大量重复性的操作，比如批量复制文件、批量删除文件。

高校招生录取工作结束、新生入学进校后，招生院校需要对入学新生的电子档案进行管理，其中一项重要的常规工作是在全国普通高校招生网上录取院校子系统中对入学新生的电子档案进行阅档及打印，将打印完毕的新生电子档案分发给院系装入学生档案。高校新生录取电子档案经过全国普通高校招生网上录取院校子系统（以下简称录取系统）下载处理后以电子文件的形式保存（主要为数据库形式），它不僅是录取系统的核心数据，也是构成学生入学档案的重要组成部分。具有两个方面的特点：一是只能依赖于录取系统进行阅档及打印操作，二是不能实现自动化、批理化的处理。

传统的打印新生电子档案的办法及思路为：在录取考生名册中标识出需要打印的新生名字，并进行人工检索查询、然后阅档再打印电子档案。在完成该项作业前，操作人员需要对已经入学的新生名册和录取系统中的新生名册进行数据比对，找出哪些需要打印的入学新生信息。对于招生院校而言，每年录取的新生少则千人，多则近五千人以上。以某高校为例2018年省内录取新生4589人。对于这些入学新生的档案打印，不能单纯的全部将电子档案打印出来再进行分检，而采用传统的筛选方法打印入学新生档案比较耗费人力、物力和时间。对于非计算机专业的招生工作人员而言，在操作上较为困难。不仅费时、费力，而且容易出错，在打印考生电子档案的过程中容易产生漏打考生档案、重复打印考生档案等情况。

为了有效地解决上述问题，在长期的招生工作实践中，结合工作实际，采用Excel和批处理命令相结合，避免了复杂程序代码编程工作，根据工作人员的信息技术应用水平，提供一种简单易行的快速解决方案，只需进行一些简单的控制台命令操作，并配合EXCEL相关函数的使用即可完成，该方案适用于具有一定计算机应用能力但缺乏计算机编程实践知识的招生工作人员使用。

1 录取新生电子档案分检打印的原理

录取系统在招生录取工作中，自动将阅档考生的照片及档案存放在院校子系统的系统目录内。以贵州省为例，是将当年录取考生的照片存放在C：＼＼Documents and Settings＼＼Administrator＼＼My ocuments＼＼.NacuesCStorage2012＼＼Guizhou＼＼录取院校国标码＼＼Download＼＼KSZP路径下（以下简称“录取考生照片文件夹”）。这些考生照片中，部分考生因各种原因未报到入学（放弃入学）或者在录取过程中进行了退档处理，大部分考生照片均为学校正式录取并且办理了入学手续、注册学籍的新生。为了便于考生电子档案的打印，我们采取排除法的工作思路，将没有注册学籍的录取考生照片删除掉。（执行该项操作的前提是已经对当年的录取系统中的所有数据进行了完整、安全的数据备份操作。）我们对分科类分层次录取的考生在阅档中，如果发现考生电子档案没有显示电子照片，就可以放弃对该考生电子档案的打印操作，转而对下一名考生进行阅档，如果显示考生照片则打印出电子档案，直到该科类批次录取的同一专业的考生电子档案打印完毕，然后继续对下一科类批次的录取新生电子档案进行打印，直至所有科类招生类别的新生电子档案打印完毕。

2 新生电子档案打印的具体实施

2.1 新生入学名册的数据的收集整理

新入入学数据的收集、整理可以采用学校教务部门提供的学籍注册数据，学校教务部门仅需提供学生在学籍注册时的“考生号（KSH）”“姓名（XM）”及“专业（ZYMC）”信息，提供的数据文件格式为：EXCEL文件格式。

2.2 新生录取数据的导出

在全国普通高校招生网上录取院校子系统中通过“文件”菜单中的“导出投档单”命令调出“导出投档单”窗口，单击“全部选定”按钮将所有录取考生的信息全部导出来。导出的文件名由“院校子系统”自动命名，文件名为“tdd.dbf”。使用Visual Foxpro软件打开导出的文件，输入数据库操作命令COPY field ksh to kk xl5将录取考生的考生号（KSH）信息复制到电子表格文件中（文件名为kk.xls）。

2.3 数据的预处理操作

数据预处理主要是在录取新生数据中将已经办理学籍注册的学生标识出来，未标识的学生考生号即为需要在录取系统中存储考生文件夹内需要删除的主要文件名，其扩展文件名为.JPG格式。操作如下：首先启动Excel，将上述两类数据分别复制到sheet1和sheet2工作表中。在本例中将录取系统导出的数据复制到sheet1工作表内，sheet2工作表存放的是学校教务部门提供的学籍注册数据;采用EXCEL中的vlookup（）函数在sheet1工作表中将未注册学籍的录取考生信息标识出来。这部分标识出来的考生是不需要进行打印电子档案操作的。具体方法是在sheet1工作簿中新增（插入）一数据列，本例中为B列，在B列输入公式：=VLOOKUP（A2，'sheet2'！A：B，2，FALSE）。经过上述操作后，在B列中将显示从sheet2中查询到匹配的数据，即已经注册学籍新生的姓名。如果显示为“#N/A”则表示在录取考生名册中该考生未到校入学报到及办理学籍注册手续，这部分数据是我们要处理的数据对象。

2.4 批处理文件的编写及运行

在sheet1工作簿中新增（插入）一数据列C，选中单元格C1输入如下公式：“="del "&A2 &".jpg"”，该公式将生成一条删除文件的命令，将以考生号（A2单元格内容）命名的JPG文件从当前路径中删除。通过单元格填充柄将C1单元格的公式向下填充直至数据列无数据显示。操作完毕可以看到在C列显示形如：“del 17520100800000.jpg”的字符，如下图所示。

通过Excel数据筛选功能，将sheet1工作簿中B列显示为“#N/A”的内容筛选出来，启动记事本，将C列的数据列“复制”后“粘贴”到记事本中。将新建的记事本文件保存为扩展名为.bat的文本文件，并复制到“录取考生照片文件夹”中;双击批處理文件等待批处理文件执行完毕。根据计算机的处理速度及需要删除考生照片的文件数量约耗时1～2分钟。批处理文件运行完毕，将会自动关闭窗口。打开录取系统，可以发现没有注册入学的录取考生电子照片已经在录取考生照片文件夹中删除而无法正常显示。而已经办理了注册入学手续的录取考生照片则能够正常显示。

2.5 考生电子档案的打印

招生工作人员在录取系统中，可以按照录取考生的科类、批次依次进入阅档界面，对录取考生按照专业、姓名进行排序后依序进行打印，如果当天打印不完，可做适当的记录，待下次打印时从标记处继续打印。这样打印出来的新生电子档案可以同录取系统中生成的录取新生名册一一对应（未注册入学新生除外），为院系在学生档案的整理中提供检索依据，方便后期新生电子档案的分发、查找、整理等工作，实现高效的电子档案管理。

2.6 其他注意事项

招生工作人员在使用全国普通高校招生网上录取院校子系统进行阅档录取工作中，应及时在录取工作期间完整地将所有被录取考生的电子档案（考生照片、体检表等）完整地下载下来，确实无法下载的应及时做好工作记录，存档备查。

在操作过程中，招生工作人员务必要提前做好录取系统的数据备份工作;在批处理文件执行完毕后，需要对录取考生照片文件夹中的剩余考生照片进行复核，以确保数据的一致性及完整性。

3 结语

由于录取新生电子档案的打印依赖于录取系统，需要在录取系统中逐一通过人工阅档处理及进行打印，在没有找到更好的处理办法前，采用排除法和批处理文件对未注册入学新生电子照片进行删除操作的思路，对于新生电子档案的整理和打印提供了一种简易可行的解决方法，相对于传统的处理办法具有简单易行、可操作性强的优点，能够有效地提高招生工作人员打印考生电子档案的工作效率，提升招生服务质量和水平。

参考文献：

[1]MSDOS 6用户伴侣.学苑出版社，ISBN 7507708047/TP.15.

基金项目：安顺职业技术学院院级基金资助项目阶段性成果（安职院立2017A02）

作者简介：冯桥华（1977— ），男，贵州安顺人，工程硕士，安顺职业技术学院信息工程系副教授，研究方向：数据库管理、软件编程等。