钉钉平台在医院药品采购信息化管理中的应用

李艳艳 王 坚 肖 英 侯华伟 刁红艳 戢太阳

近年来，随着公立医疗机构药品采购“两票制”的实施，药品带量采购工作的逐步推进，我国医药卫生体制改革正逐步踏入深水区，国家药品政策的不断发展与完善，对医院药品采购工作提出了更高、更严的要求［1-2］。大型公立医院药品采购工作流程复杂，涉及药品品种繁多，要求各环节严谨合规、周密高效。传统的药品采购模式受主观因素影响大、耗时长、工作量大、差错率高，已不能满足现代化医院药品运营的采供要求［3］。随着信息化应用越来越广泛，迫切需要将医院业务与信息化紧密结合以促进现代医院的精细化管理［4］。因此，我院积极投入信息化协同研究，将钉钉平台引入药品采购管理，通过其多种开放接口和二级应用，实现了药品采购、审批及药品配送服务质量评价等多环节的全程可溯源，有效推进了我院药品采购管理的信息化、规范化、精细化发展。本文通过回顾近一年来钉钉平台在我院药品采购管理工作中的应用，分析其应用的可行性及有效性，探索药品采购管理工作的信息化建设。

1 资料与方法

1.1 一般资料

2018年1 月—12月，我院未采用钉钉平台，将此阶段的药品采购数据提取出来，作为对照组；2019年1月-12月，我院在药品采购管理中引入钉钉平台，此阶段的药品采购数据为观察组。

1.2 方法

对照组采用传统药品采购管理模式，观察组引入钉钉平台参与药品采购管理，对两个阶段的药品采购效率、药品审批时间及药品配送服务质量进行对比分析。

1.3 统计学方法

使用SPSS 20.0统计学软件进行数据处理，计量资料以（±s）表示，行t检验，P＜0.05认为差异有统计学意义。

2 结果

2.1 两组药品采购效率对比

对照组采用传统的采购计划申报模式，由药房工作人员根据药品库存、药品销售、库区大小等因素，制定药品申领计划，通过电子表格的方式提交至下一级审批人，各环节人员的查看及修改权限难以管控，数据传递过程中易丢失，各项操作难以追溯，责任模糊。观察组基于钉钉平台的氚云计划申报系统，即时在平台申报药品采购计划，在各个审批节点设置权限，各部门负责人线上审批，平台智能分配计划至各家药品配送公司，药品配送公司开票配送并在平台上反馈缺药情况，信息可在平台共享，见图1。

观察组月度3日交付率和7日交付率均高于对照组，差异有统计学意义（P＜0.05），见表1。

图1 采购计划流程对比

表1 两组药品交付率对比（±s，%）

时间 n 3日交付率（%） 7日交付率（%）对照组12 73.08±1.98 84.58±1.31观察组 12 82.33±3.99 91.17±2.52 t-8.15 9.11 P -＜0.05 ＜0.05

2.2 两组药品审批时间对比

对照组采用传统调价审批模式，需医务部、药学部、采购部各相关负责人集中开会决策，审批通过后，方可在医院HIS（Hospital information system，HIS）系统做价格调整，整个流程受时间和空间的限制，会签及时性易受影响，制约医院药品供应和财务账目的调整，也不便于对药品价格的监测和统计分析。观察组基于钉钉平台的调价审批流程，即时线上上传电子版价格依据，提交调价申请，各相关负责人不受时间和空间限制，依次在手机端完成调价审批，调价数据在后台可随时查询，见图2。

图2 调价审批流程对比

对照组采用传统审批流程，需临床医生持纸质申请单逐级汇报并获得签字后方可获批，临床医生需来回往返多个部门，耗费时间及人力，纸质资料保管不便，易丢失和涂改，且易造成虚假审批。观察组基于钉钉平台的临时用药审批流程，临床医生在平台提出申请并注明原因，相关部门负责人收到申请表单后，给予审批意见即可传递至下一级审批人，各级审批人的意见及审批时间均可在系统中实时查询，见图3。

图3 临时用药审批流程对比

观察组月度临时用药审批时间和调价审批时间均低于对照组（P＜0.05），差异有统计学意义，见表2：

表2 两组药品审批时间对比（±s，h）

表2 两组药品审批时间对比（±s，h）

时间 n 临时用药审批时间/h 调价审批时间/h对照组12 98.90±5.72 109.80±7.20观察组 12 28.85±3.07 16.40±3.20 t-47.20 45.17 P -＜0.05 ＜0.05

2.3 两组药品配送服务质量对比

对照组采用传统的供应商管理模式，对配送企业配送及时性和准确性的管控力度不强。观察组借助钉钉平台建立药品配送服务质量评估体系，对医药公司药品配送质量进行系统整理、归纳和分析。通过在钉钉平台建档，管理配送企业相关资质资料，并在平台设置证照到期提醒，定期更新，保证资质完整。利用钉钉平台维护药品基础字典库，生成药品专属二维码，全流程管理药品采购计划，保证供货准确。药品入库后，即时将入库信息回传至钉钉平台，平台自动筛选缺货品种并在线上催促配送公司及时补缺，保证配送及时。定期利用钉钉平台云课堂对配送企业开展服务培训，在平台设计问卷调查收集各部门对药品配送服务的意见，由配送企业在钉钉平台线上答疑并给出意见与改进措施，所有部门可见，持续提高药品配送服务满意度。每月在钉钉中设计表单从以上四个方面对配送企业的服务质量进行评价，满分100分。由采购，药库，药房各个部门共同考核，结果透明，督促配送企业持续改善服务质量。观察组药品配送企业资质完整度、供货准确性、配送及时性、服务满意度均高于对照组（P＜0.05），差异有统计学意义，见表3。

3 讨论

医院的信息化建设是医院管理的重要内容，信息化是医院进行无纸化办公的基础和前提［5］，目前大部分医院的信息管理系统主要面向临床，较少涉足药品采购管理［6］，药品采购管理整体信息化水平不高［7-8］。随着信息化应用越来越广泛，迫切需要将医疗业务与信息化紧密结合以促进现代医院的精细化管理。近年来，SPD（supply processing distribution，SPD）系统日益被广泛的应用到医院药品管理中来，SPD系统作为一种第三方物流系统，可与医院HIS系统以及多个供应商的ERP（enterprise resource planning，ERP）供货系统实现无缝对接，从而用于对医院药品的统一管理［9］。SPD系统确实可以提升药品采购的效率和质量，但是也面临着更多资金和人力的投入；高度的信息共享有可能导致信息外漏，给医院管理带来一定的风险；SPD模式刚刚在我国兴起，缺乏法律法规的规范，医院与SPD供应商的权责边界模糊，存在一定垄断服务的风险［10］。

表3 两组药品配送服务质量对比（±s，分）

表3 两组药品配送服务质量对比（±s，分）

时间 n 资质完整度 供货准确性 配送及时性 服务满意度对照组 12 88.50±1.07 93.23±0.62 91.89±1.05 91.71±0.82观察组 12 96.77±0.73 97.07±0.70 97.95±0.46 96.29±0.51 t - 29.79 15.03 20.75 18.62 P - ＜0.05 ＜0.05 ＜0.05 ＜0.05

我院使用的HIS系统，在药品采购环节中，无法实现信息化管理，仅限于院内药库与各药房之间的账目记录，无法实现医院与外部供应商在同一系统中的信息共享［11］，无法直接体现药品供应情况，不利于采购信息的统计分析［12］，容易造成信息沟通不即时、信息失真、业务流程脱节等信息孤岛现象，不能满足现代运营管理的需求［13］。鉴于此，我院在HIS系统的基础上，引入钉钉平台，对其进行二次开发，以满足药品采购管理的工作需要。

通过近一年钉钉平台参与我院药品采购管理的实践，实现了采购信息共享、无纸化公文、高效工作、规范化流程的全新药品采购管理模式。利用钉钉平台优化药品采购计划管理，提高了采购效率，保障了药品交付的及时性，提升了临床服务满意度，减轻了医院资金运行压力。利用钉钉平台改进药品采购审批流程，明显缩短了审批时间，消除了部门间沟通壁垒，优化了多科室协作，提高了医院运行效率，节约了人力成本。钉钉平台参与的药品配送管理，改善了药品配送服务质量，提高了配送能力与医院满意度，实现了药品配送的规范化管理。同时，钉钉平台也带来药品采购监管方式的改变，相较于传统的采购管理，监管更加数字化和智能化。采购各环节职能清晰，在分工协作的同时，明确划分各环节责任，提高相关人员的责任意识，规范采购行为，保障药品采购工作的有序开展。平台上各项操作留痕，后台可实现数据分类统计，通过对数据分析比对，采取相应处理措施。

综上，我院在HIS系统的基础上，引入钉钉平台对药品采购全链条实行精细化管理，弥补了HIS系统的不足，相较于以往的管理模式，有了长足的进步。但是，由于钉钉平台相关应用的局限性，并不能直接满足采购管理要求，需要专业开发团队对相关应用进行二次开发，不断进行沟通、磨合、改进，不断地优化系统［14］，才能更好的服务于医院采购管理工作。尤其在进一步的使用中，信息系统安全问题也值得关注［15］，应制定科学合理的信息系统管理规范［16］，逐步实现药品采购管理的信息化、规范化和精细化。