高校财务管理困境——基于内部控制的思考

陈燕妮

随着教育事业不断发展，高校各项经济活动日渐复杂，近年来违法违纪案例频发。因此，在高等教育普遍取得显著成效后，越来越多的高校管理者和学者就如何提高高校财务管理能力提出了更高的要求，其中不乏将高校财务管理与内部控制紧密结合的举措，但仍然没能获得突破性进展。本文在分析当前高校财务管理部门同时承担财务管理与内部控制建设工作双重任务及存在困境的同时，力求厘清两者关系并在高校财务管理工作与内部控制活动之间寻找共通点和融合点，利用制度化、智能化、信息化手段搭建起衔接二者的桥梁，为建设高校绿色财务环境提出实施策略。

一、引言

习近平总书记指出：“高等教育是一个国家发展水平和发展潜力的重要标志”。近年来，高校发展逐渐从外延扩张、快速发展转向内涵建设和战略发展，在国家重点增加对高等教育的经费投入后，对高校教育经费使用状况的监管力度相应日益加大。然而，在高校深入贯彻落实各项财务制度和会计制度之时，各方面利益矛盾的出现加剧了高校财务环境的严峻性，思考和探讨高校财务管理思路和内部控制建设显得尤为重要。

二、当下高校财务管理工作存在的困境

（一）高校财务管理与内部控制职责范围的差异

高校财务管理主要涉及预算管理、收支管理、结转结余管理、专用基金管理、资产管理、负债管理、成本费用管理、财务清算、财务报告和财务分析、财务监督十个部分。不难发现，高校财务管理的工作内容大多由财务部门主导，兼有其他部门辅助。内部控制制度要求围绕内控五要素内容，通过设计一系列的制度、约束、控制措施，实现高校内部各项活动的效率性、经济性、合规性，保证资产合理的配置和各项活动顺利的进行。由此得知，内部控制覆盖面远大于财务管理范畴，且能深入各部门活动事项。

（二）财务管理工作与内部控制实施主体一致

众所周知，高校财务管理的责任部门是财务部门，而内部控制的责任部门为谁存在不同答案。有的認为，内部控制的核心是资金控制，则应当由财务部门负责建设，有的认为，应当设置校级的内部控制管理办公室，由专业人员组成，统领全校建设完成内控制度，或由其他对学校总体发展方向起决定性作用的高层管理部门领导建设，如校党委办公室或校长办公室。

然而，大多数高校的现实局面是由财务部门同时承担财务管理工作和内部控制建设“两大任务”，在部门职责上兼具财务管理与内部控制建设“双重身份”。特别是在内部控制建设初期，试图依靠非专业的财务人员完成内控建设是不现实的。另外，内部控制制度作为需要全员遵守的规则，从岗位设置上看，由财务部门领导同级的其他部门和学院是不合理的，一方面可能造成内部控制建设和实施推进受阻，另一方面加重了财务部门的工作负担。因此，设置正确内部控制职能部门和人员是开展高校内部控制工作的基础。

（三）信息数据实时共享程度有待提升

当前会计核算人工操作在实际工作中逐渐弱化，取代的是便捷的信息化操作系统，而各部门独立分散的操作系统使得信息无法及时共享，如：学生在财务平台上已成功缴纳学费，而教务系统中仍然显示其未缴纳学费，不能办理相关手续;教工在财务平台上已成功缴纳宿舍房租，而后勤系统中仍然显示欠费信息。

三、高校财务管理与内部控制管理间的联系

（一）将内部控制深度融入高校财务管理的重要性

早期的内部控制管理主要应用于会计核算领域，党的十八大以来，要求加强制度建设，将权力关进制度的笼子，希望在运行过程中通过内部控制管理加强监督，规范行政事业单位经济活动，提高财政资金使用效率。随着高等教育事业不断发展，高校财务管理工作协同推进，多元化的业务种类使现阶段高校内部控制管理存在较高风险，所以除继续建立健全财务管理制度之外，建立全面的现代化内部控制制度也势在必行。高校资源因财政支持相对而言比较充足，所以如何配置资金资产使用、保证使用效率是财务管理和内部控制共同的责任。例如，在国有资产管理问题上注重横向协调，引入内部控制制度，利于最大程度减少各部门间因横向协调欠缺造成资源配置独立占有、专门控制的现实问题，，利于综合全校资源效益，减少资源浪费现象。

（二）内部控制加速高校财务管理发展

政府会计制度下，与高校教学科研等相关的经济活动都被赋予了更高要求，同时实行预算会计和财务会计双轨核算即是对财务信息质量提出高要求的体现。内部控制制度要求在原有的财务管理流程基础上发现新的风险点。例如，预算管理是高校教学经费中的重要组成部分，根据内部控制制度要求，在项目立项前应通过由教务、财务、国资、审计等部门领导组成的预算管理小组审批，把财务、审计工作前置，起到帮助项目申报人员在项目启动前对预算有清晰认识并在项目过程中合理合规使用预算的作用。

四、应用建设方案

（一）厘清财务管理与内部控制工作程序

1.明确财务管理与内部控制工作范围

财务管理是一个较早形成的完善体系，注重经济、财务方面。主要面向资金、资产等具体的工作，详细到现金流、风险、成本控制、预算管理等模块，其目标是优化资源配置，控制成本费用，保证支出合理化。而内部控制的核心是“控制”，利用系列健全的相互制约的工作程序，起到防止差错和预防舞弊的作用。高校要拥有一个健康的经济运营环境，前提是需要所有的财务信息真实有效且能真实反映财务状况，最终以达到维护资产、资金合法使用，提高效率的目标。

2.落实各项工作的责任部门

由于财务管理涉及面广，根据财务管理涉及的四个主要方面（筹资管理、投资管理、资金运营、利润分配）划分主要责任承担部门，其中多数责任分别与财务处的会计科、资金科、预算科相关联，另外还与基建处、国有资产管理处相关联。反观内部控制的责任归属，最合理的责任划分应当是由高层管理者成立内部控制建设办公室，办公室将各个子任务项具体划分到二级单位。例如，不同等级的支付金额需要不同行政级别的人来审批;特殊品的采购需要额外的走专用流程;不同类别的项目报销需要专门指定人员审批。因而，单笔业务出现跨部门的多人审批必将是常态。

（二）全方位推进电子档案

随着高校财务管理逐渐向精细化发展，经济业务的标准有所提高，现有的档案室空间难以保存大幅增加的业务凭证材料，需要的人手也越来越多。足见，电子档案的全面推进已迫在眉睫。

全方位的电子档案突破了传统的档案储存方式，从信息填报步骤开始到之后的每一个审批环节，将信息以数字、代码、图片等形式上传并保存在数据中心，便于信息使用者在任何时间、任何地点及时的上传和接收信息，打破了小范围共享的局限性，最大程度的增加了档案使用便捷性。在全面信息化的时代，无纸化办公早已在全国推广开来，电子发票的出现更加让会计凭证信息化成为可能。全方位的电子档案能免去纸质档案繁琐的打印、粘贴、装订等工作，不仅明显提高了工作效率，还大大节省了档案的存储空间，就现行档案的归档方式而言有着实质性的进步意义。

（三）搭建全校唯一的信息化共享平台

当前大部分高校均以财务部门作为财务管理和内部控制建设的核心牵头部门，但如何有效统筹整合两方面工作仍然处于探索时期。在內部控制理念提出初期，为尽可能不改变原有操作方式，部分高校试图在保留校内各模块原系统的基础上搭建一个能兼容各系统的总控系统，以满足所有数据实时交换的需求。但虽经多方努力，受制于各领域的专业化水平和系统内数据的转换效率问题，难以由一家信息技术企业设计出可以同时兼容多个不同企业所开发系统的集成系统。因而，当务之急是建立一个能囊括教务、财务、人事、基建、后勤、学工等多部门的平台，将整个高校的数据汇集在同一个数据共享中心，形成一体化的闭环式管理，既要保证从各端口输入的数据能及时的传递到数据中心，又要保证从任何环节抓取数据时都是实时准确的数据。

当前阶段，在暂无其他部门替代财务部门在高校内部控制建设中的主导地位情况下，高校财务管理和内部控制建设均需要配备完善的软硬件基础设置作为支持。只有信息化建设前期的基础扎实，后续在此基础上扩张衍生至能覆盖全校各部门的其他操作模块才能更加稳固。根据高校的实际需求，首先，应聘请外部专业团队建设数据中心并做到定期维护，确保信息数据安全使用;其次，将原财务系统中的数据一次性导入新系统，保证新旧数据信息的连贯，严格实施全面预算，明确高校日常运行和教学科研工作的关键把控点，并将全校各类基础信息录入系统，便于日后内部控制制度与各类业务的衔接;再次，待新财务系统基本运行平稳后，先后开始建设教务、人事、基建、后勤、学工等平台板块，逐步实现全校各业务板块信息一体化建设目标。例如，在信息化内部控制系统完全建成后，高校的学费收缴情况将进一步得到改善，未足额缴费的学生将无法在教务系统内参与选课，待缴费成功后即时开放选课通道，这就体现了信息数据实时共享优越性。

五、结语

内部控制制度建设和实施对高校而言是促进财务管理工作规范化的一个重大手段，不仅能快速提高高校财务管理工作的效率，同时针对高校各项业务活动中可能发生的违规操作产生了有效的遏制作用，突出的提升了高校整体管理水平。在全球信息化发展新的形势下，高校财务管理工作必须要认识并给予信息化技术充分的发挥空间，必须团结全校可团结的力量，调动一切积极的因素共同完成高校内部控制建设，为建成高校绿色财务环境和促进高校长远发展规划打下坚实的基础。

（作者单位：桂林市七星区卓然小学）