高校仪器设备及家具采购查询系统的研发与实践

2021-04-27于文娟许宏山杨化滨

实验室研究与探索 2021年3期

于文娟，许宏山，杨化滨，陈津

（南开大学实验室设备处，天津 300071）

0 引言

根据产品全生命周期（ProductLifecycle Management，PLM）的定义，高校仪器设备及家具全生命周期的管理应该包括购置需求、采购、安装验收、日常维护、维修和报废处置等各个阶段［1-2］。而作为其中重要组成部分，仪器设备及家具的采购需求的提出到采购执行是全生命周期的开始也是内部防控的廉政风险点［3］。目前，仪器设备及家具的用户在制定购置计划或实施采购中存在几种困境：①急需使用某种仪器设备，没有时间和精力去做系统地考察、调研；②往往只做简单考察，或经不住某些供应商的宣传，便草率制定采购计划；③网上查询信息鱼龙混杂，难辨真伪；④对学校现有仪器的情况不了解，导致重复购置、使用效率低下；⑤在仪器购买时“冰山效应”突出，即用户只考虑到最为凸显的价格因素，而对仪器的质量及后期的维护成本、配件成本考虑很少；⑥ 高校仪器设备及家具的需求具有特殊性，没有专门的信息咨询渠道。上述6种情况导致最终采购到的仪器设备不理想或不适用，对科研和教学工作造成了影响和隐患，给学校国有资产造成了损失［4-5］。

李克强总理在2016年5月9日召开的全国推进放管服改革电视电话会议中提出：持续推进简政放权、放管结合、优化服务，不断提高政府效能。如何将“放管服”改革落实于高校的仪器设备及家具采购工作，对高校的采购工作者提出了新的要求。

1 系统建设目的

我校仪器设备及家具查询系统（以下简称系统）利用电子商务的优势，为校内用户提供实时、全面、便捷、真实、可靠的仪器设备及家具的商品信息。方便师生合理制定采购计划，实现仪器设备及家具固有价值发挥最大化。该系统涵盖了在新形势下高校师生对于仪器设备及家具购置过程中的急切诉求，也蕴含着学校管理部门工作人员多年一线采购工作的经验及体会。它是高校“放管服”改革的一次大胆尝试。系统的建成弥补了高校仪器设备及家具采购领域该类系统平台的空缺，解决了高校师生在采购过程中面临的诸多困境。不仅为高校教学科研提供最优服务和条件保障，也保证了国有资产的安全完整，为研究探索学校设备资源的合理配置提供了依据。

2 系统构建思路

系统实行注册审核机制，系统内多角色分权限设置，并实现良性互动。经系统客服和管理部门分级审核的供应商可通过注册将自己的商品信息在系统中发布，使商品信息更加公开、透明。卖方信息网上公开，接受咨询和监督。［6］买方可在系统中一站式查询，对比鉴别，咨询供应商。学校管理部门从原来采购的执行者转变为管理者和服务者，有效地促进了工作人员工作效率和管理水平的提高，不断提升为用户服务的水平和效率，为学校教学和科研工作提供一流的服务保障，同时有效避免暗箱操作的廉政风险［7］。系统对接学校内部仪器设备及家具管理系统、大型仪器管理平台，以校内数据资源作为补充，为用户提供可靠的仪器设备及家具使用信息，帮助用户做出更加全面的判断。为增强服务性，系统向全校师生开放供应商及其商品信息，方便全校师生查询参考。在系统中师生可以买到性价比高、质量可靠、售后有保障的仪器设备或家具，不会再因商品质量或者售后服务问题而花费大量的时间和精力，构建了良好的供给保证。

3 系统实现方式

系统利用网络技术将国内外仪器设备予以展示，同时将家具采购查询纳入其中，真正实现一站式资产采购查询。在很大程度上促进了高校仪器设备及家具采购管理工作的公开化、科学化、现代化和群体化。

3.1 系统设计

任何一种全新的尝试都是以创新为前提，在研究探索该系统过程中，采用了模块思路，运用JAVA语言搭建起微服务cloud架构。根据不同职能，不同权限，不同商品分类分别设置模块，系统数据走向清晰，用户体验良好（见图1）。

图1 系统模块结构图

系统设置申购用户、主管部门、供应商等不同角色，在仪器设备及家具购置流程中权责明晰，公开透明（见图2）。在家具查询中增加适用于家具采购特点的展示平台，增强图片的展示性以及各类指标的标注。同时供应商需上传相关资质证明和用料证明，为采购用户提供更直观、更可靠的商品信息［8］。

图2 系统中各角色权限示意图

3.2 系统界面

系统将摒弃传统的列表式单一查询模式，采用目前更为大众所接受的电商网站页面模式，界面信息更加全面、生动。由系统客服和学校管理部门审核准入系统的供应商的资质，采用由供应商将自己提供的商品信息发布在系统中的方式。同时在样品展示中也引入已被中央政府采购列入协议供货商的“京东商城”“苏宁易购”等电商同等比价。在市场竞争机制的激励下，准入系统的供应商会对自己提供的信息进行定期更新和维护，从而保持系统的生命力。由于系统设置可在多种条件下筛选查询，能够保证采购用户查询到系统中供应商的资信情况以及不同商品具体参数。

为方便应用，在系统中设置不同权限，帮助用户实现高级查询和普通查询。高级查询即登录需经过身份认证的门户，待认证成功后不仅可以查询供应商的商品信息，还可查询到校内业务系统的数据信息。该权限的服务对象是校内教职员工。这类查询为采购计划的制定提供更多的数据支持。而普通查询则无须账号和密码，只要有仪器设备和家具的购置需求，都可以登录系统获取供应商提供的商品信息。该权限的服务对象除了校内教职员工，还有在校学生及教工家属。系统的设置也为乐于选择网上购物方式的在校大学生提供了一个安全可靠的信息平台。

3.3 系统与学校资产和仪器平台管理系统数据共享

（1）与仪器设备及家具综合管理系统的数据共享。系统是新形势下，高校仪器设备及家具采购的一次全新尝试，它对接校内仪器设备家具综合管理系统中已有设备家具信息，方便采购用户参考设备价格区间制定合理的预算计划，同时在采购执行时还可直接将仪器设备或家具信息及相关参数导入仪器设备家具综合管理系统中，选择不同采购方式进行申购。这样可以真正实现仪器设备及家具采购的一站式服务，申购师生足不出户即可完成购置任务。这种方式具有3个显著特点，①简化了申购操作流程，节省了时间，也为后期到货验收的可操作性奠定了基础；②方便了采购用户查询学校各类仪器设备及家具的购买和使用情况，避免重复采购导致的资金浪费［9］。系统对接实现了资产购置的闭环管理，符合内部控制的要求，也为预算绩效评估提供了依据［10］；③购置成功后可直接办理资产入账，无须采购用户重复录入，实现了账物相符，采购与资产入账无缝对接，保证了资产的归口管理（见图3）。

图3 资产购置流程图

（2）与大型仪器测试平台管理系统的数据共享。系统还创新性地对接了学校的大型仪器测试平台管理系统。大型仪器管理平台是大型贵重仪器设备使用绩效的最直接反映。某类仪器甚至精确到某品牌的这类仪器使用的综合指标评定都可以通过该系统体现［11］。用户不仅可以了解该类仪器在学校的保有量，查询到该仪器的使用频率、应用范围，同时与机主联系还能了解该仪器的使用效果。查询系统有了该平台的信息共享，可以实现由产品展示到使用感受的信息贯通，最大限度地为用户提供满意服务。

也正是有了与校内资产管理和仪器测试平台等业务系统的对接，凡用户登录查询系统获取信息，尽可能避免仪器设备及家具的重复购置，不会只考虑到先期价格因素而买到质量欠佳或者后期费用追加较大难以维护的仪器设备或家具［12］。这也为用户规范预算制定、提交论证申请提供了可靠的保障，为校内仪器设备及家具采购共建共享奠定了基础（见图4）。

图4 系统对接交互关系图

3.4 对供应商的评价提供依据

系统除上述特点外，它还有个特殊功能就是对接仪器设备及家具管理系统后，成交数据可得到实时反馈。用户也可以在查询系统中对供应商进行综合评价，这可为其他用户的商品选择提供参考依据，同时在市场竞争机制的作用下实现注册供应商的优胜劣汰。既优化了供给结构，提高供给效率，又提升高校设备供应服务上档次上水平，促进了产教的融合。

4 实施成效

系统自上线运行以来，已经审核入驻包括京东等大型电商在内的供应商共约200家，涉及上百种品类、上千件仪器设备及家具，多方面满足在校师生的购置需求（见图5）。系统还在陆续开拓更多资质好、信誉高的供应商加入进来，以提供更多质优价廉的商品和良好的售后服务，也引起了国内其他高校的关注。

图5 查询系统销售产品金额分布图

5 总结与分析

系统不同于以往的业务流程查询系统，是涵盖国产、进口仪器设备及家具供应信息，将其集成展现给学校内部师生的采购服务平台。系统在国内提出将目前成熟的电商模式引入校内管理系统，从而在规范管理流程的前提下，使管理模式与市场接轨。在高校的特殊采购需求背景下，系统具有区别于普通电商平台的特点，专业性强，涉及领域广。系统中不仅仅包含通用仪器设备及家具，还有大量专业仪器设备及实验室家具的展示，从而做到真正满足高校的科研教学采购需求，为学校师生建立了一个公开、安全、可靠、有效的购前参考平台。展示商品的同时，系统对接校内的仪器设备及家具综合管理系统、大型仪器测试平台管理系统等业务系统，为仪器设备及家具的采购提供可靠的依据和后续数据反馈，实现数据交互，确保信息的准确、完整和可追溯。商家及产品的评价参考也保证了仪器家具的后续维修保养工作，为后续功能的扩展做出充分准备。

本着为学校师生提供更优质服务的宗旨，本系统的应用，不仅节省了师生的宝贵时间，保证了学校资金的合理使用，使管理部门的服务水平达到了新的高度，而且有利于学校的仪器设备及家具采购逐步建立现代化、优质化、可行、可控的管理模式。作为预算绩效管理中购前阶段的参考，查询系统实现了连接购中预算执行和购后预算结果评价，为以绩效为核心的预算绩效闭环管理提供了条件［13］。信息的公开化，采购数据的电子化前置到购前调研阶段，更有利于仪器设备及家具购置全生命周期的公开透明，便于监督管理，避免廉政风险［14］。