数字化时代下公共图书馆档案管理的信息化

籍文希

（哈尔滨市图书馆，黑龙江 哈尔滨 150000）

数字化时代的到来，让很多行业发生翻天覆地的变化，为了提高公共图书馆的服务能力，需要加强对档案管理信息化建设的重视。

1 数字化时代下公共图书馆档案管理信息化内涵的深入分析

1）公共图书馆的实际作用分析。多数地区的公共图书馆建设工作由当地政府部门完成，公共图书馆的主要工作内容是为社会公众提供图书阅览以及借阅服务，属于公共文化机构的一种。公共图书馆的管理工作有着重要的实际意义和作用，主要对图书馆的发展以及变迁相关内容进行记录，是关键的一手历史资料。同时图书馆的档案还对自身发生过程中的重大事件进行记录，对自身的服务升级及日常改造来说，档案是重要的参考依据，为了提升图书馆的服务水平，应该提高对档案管理的重视，尤其在数字化时代的发展形势下，公共图书馆应该增强信息化建设意识，不断创新管理模式及工作方式。

2）档案管理过程中信息化建设的作用分析。在开展数字化图书馆档案管理工作过程中，通常情况下，工作人员会对电子信息设备进行利用，如电子扫描仪器等，将纸质档案转化为数字化档案，需要完成的工作步骤较多，如数据的转换、迁移以及存储等，同时通过对电子终端的利用，让重要的档案信息管理更加公共化以及及时化，不仅使得公共图书馆档案管理工作的效率得到有效提升，还使得此项工作具备较强的科学性，让图书服务变得更加便捷，有利于公众对知识的分享和传播。除此之外，由于信息数字化具备较强的专业性，通过对图书档案进行数字化处理，能够实现对安全属性的进一步强化，进而使得档案管理工作的实际内涵得到良好的延伸，更加有利于档案数据的管理和保护。

2 公共图书馆经营过程中档案管理信息化建设具备的重要意义分析

与传统的图书管理工作相比较而言，数字化的发展背景下，加强档案管理工作的信息化建设具有重要的实际意义和作用。首先，社会经济建设进程中，文化知识需求者越来越多，对图书馆的馆藏储备来说是一种巨大挑战，为了提升图书馆的管理能力，同时在市场竞争中占有重要的地位，图书馆应该提高对管理工作的重视，在不同的工作环节及岗位上引入信息化技术和设备，让图书馆的运营秩序得到有效保证，同时增强服务意识，提升服务水准。数字化档案管理不仅可以让图书资料的获取更加及时和便捷，还可以让信息检索更加全面和高效，让社会公众可以充分体会引擎式服务，同时以上内容也是公共图书馆保证稳定发展及优化升级的有力屏障；其次，对于图书馆的日常经营管理和发展来说，需要足够的空间，但是在部分图书馆的实际发展过程中，不具备此种客观条件。对于信息化建设方面的支出来说，对电子设备的需求量不是很大，不仅能帮助图书馆节约成本，还可以简化工作流程，将很多需要人工操作完成的内容利用信息技术进行替代，可以在很大程度上让图书馆的人力资源利用成本得到减少，进而创造更多的价值。

3 公共图书馆档案管理信息化建设过程中需要坚持的基本原则

1）始终坚持先后原则。在开展档案管理工作过程中，需要坚持先后原则，对图书馆的馆藏档案以及不同种类的文献资料进行数字化处理时，应该针对所有的相关档案资料做好归集和分类，并严格按照有关标准和规范进行筛选，对数字化类别做好明确。针对存在的具备一定馆藏特色以及用户急需的档案，需要进行优先数字化处理，进而提升档案资料的利用率。针对年代相对来说过于久远的档案资料，或者是数字化手段适用性较差的资料，应该暂且搁置，做好日常储存和管理，待日后进行合理解决。

2）始终坚持安全原则。对图书馆内部的馆藏或者其他档案资料来说，部分具有较强的机密性特点。针对档案资料的分享及传播来说，虽然信息化技术和设备的使用会让很多工作呈现便利化状态，有利于档案资料需求者的日常检索、查询和利用，但是由于互联网的开放性特点，对重要档案资料的安全管理来说是一种挑战。为了避免出现信息泄露的情况，需要提高对密保措施的重视，同时加强互联网安全体系建设，以防病毒侵入，对机密信息进行窃取或者篡改，保证档案资料分享的可靠性及严密性。

3）始终坚持服务原则。公共图书馆的实际作用是为档案需求者提供信息供应服务，进而让很多有知识需求的公众得到专业的帮助。图书馆应该对档案管理人员做好相关的知识普及，并开展岗前培训工作，提升整体的服务意识，同时合理定位自身的岗位职责，对档案管理部门的组织结构进行科学优化，使得工作任务能够得到合理细化。做好市场调查，对用户的喜好以及基本需求进行深入分析，从而让各项档案服务具备更强的针对性，让用户满意度得到提升。

4 公共图书馆进行档案管理信息化建设涉及的主要内容分析

1）提高设备仪器选择的合理性。信息化建设过程中，数字化仪器设备的使用不可或缺，管理人员应该对实际需求做好分析，结合基本情况，有针对性地明确设备仪器的选择。因为不同图书馆的日常经营管理模式存在差异，对设备的需求程度呈现不同趋势，图书馆应该在开展信息化建设之前做好相关的市场调查，对各种设备和仪器深入研究，主要包含的重要参数有很多，如价格、性能以及规格等，并结合实际情况，做好充分了解和掌握，例如购买M2拍摄机，还有不同型号的扫描仪等。其中拍摄机的实际作用是针对文献以及档案资料进行拍摄，之后完成纸质化向电子化的转变，而扫描仪的实际用途是将报纸等档案拍摄后完成储存，以上数字化设备及仪器的合理利用使得档案信息化建设有了坚实的基础。

2）利用信息技术建立档案信息资源库。对公共图书馆档案管理信息化建设工作的开展来说，档案信息资源库的建立十分关键，通过对资源库的利用，能够实现对重要数据信息的归集，主要进行数字化或者信息化资料以及文献的分类保存，实现档案资料存储的有序性及稳定性。信息资源库不仅会让档案信息服务具备较为扎实的基础，还能为图书馆的日常经营管理拥有更加有力的保证，进而帮助图书馆在新时期的激烈市场竞争中达到可持续发展目标。

3）建立档案数据信息管理平台。由于图书馆的档案管理工作是结合信息的不同特点进行整理和分类，进而让整体的管理模式更加模块化，实现统一且规范的管理。为了达到以上目标，需要利用信息技术建立档案管理平台，主要依靠数据云技术的配合，在档案信息化建设过程中引入大数据管理理念，从而让重要的资源得到科学整合，为未来的稳定发展创设良好的环境，打下坚实基础。

5 数字化时代下公共图书馆档案管理信息化建设过程中存在的主要问题分析

1）缺少全面的设备投入。在部分图书馆中，由于缺乏档案管理信息化建设意识，在设备及技术的引进方面缺少投入力度，各项工作的开展得不到硬件设施的有效支持，工作无法保证高效率开展。由于相关部门以及图书馆自身缺少对信息化建设的重视，导致在此方面的资金投入量不足，设备采购工作停滞不前，对数字化建设来说是一种严重阻碍。

2）没有统一的档案格式。在公共图书馆档案管理过程中，涉及的资料范围较为广泛，工作内容相对复杂，档案的管理和存储方式种类很多，存在一定差异，对后续档案管理工作来说具备一定的阻碍作用，很难对工作效率和质量进行保证。除此之外，不同档案的储存格式存在不同程度的差别，在针对规模较大的档案数据进行相关处理时，应该结合实际需求，对格式做好调整及转换，但是在此项工作的开展过程中，需要投入较多的人力以及物力等资源，不仅造成成本支出增加，还会浪费时间精力。

3）信息化建设技术人员不够充足。公共图书馆在日常经营管理过程中，缺少信息化建设专业人才的合理配置。在部分图书馆档案管理部门，部分工作岗位的员工是由其他部门工作人员进行兼职，针对专业能力的提升来说是不影响因素，导致数字化设备管理工作无法顺利开展。如在实际工作过程中，由于专业知识的匮乏，档案管理人员很难保证系统得到及时更新，针对部分信息化设备缺少标准化及规范化操作，在进行设备系统更新之后，部分档案出现无法正常打开的情况，一些重要档案资料的遗失给图书馆的各项工作开展带来不利影响。

6 数字化时代下公共图书馆加强档案信息化建设的有效措施建议

1）图书馆需要增强信息化建设意识配备齐全的信息设备。公共图书馆应该对纸质档案的重要性进行明确，虽然信息化建设是图书馆提升服务水平的重要途径，但是纸质档案是馆藏资源保存的主要形式，并且对纸质档案来说，其拥有的法律效力以及权威性是数字档案暂时无法取代的优势，管理人员应该对此加强重视，做好纸质档案的日常管理。同时加大信息设备引进方面的资金投入力度，健全档案管理信息体系，为档案管理信息化建设打好基础。

2）图书馆应该提高对纸质档案补充以及档案格式统一化的重视。电子信息档案是将纸质档案通过复制、扫描或者缩微的手段进行转换，并在固定的载体上进行存储，虽然电子档案可以为公众获取资料提供方便，但是在很多方面的应用依然存在限制，如对计算机设备过于依赖，其他方式或者环境下无法读取，为了避免出现档案资源不足的情况，应该针对纸质档案做好补充工作。同时针对电子档案的储存来说，需要利用统一的标准格式，进而提升档案管理工作的效率和质量。

3）明确信息化建设方向及提升档案管理人员综合素质。在实际的档案管理化建设工作开展过程中，需要方向作为工作引导，图书馆应该对自身的档案管理信息化建设目标进行明确，让公共图书馆的数字化得到全面实现。首先，图书馆应该结合自身具备的特色，建立全面且专业的数字资源库，使其在激烈的市场竞争中可以拥有绝对优势；其次，结合不同公众对馆藏的基本需求，有针对性地提供标准化服务，让馆藏及文献资源得到充分共享和传播。同时人才是保证档案管理工作顺利开展的基础，需要定期对管理人员做好专业化培训，并加强对信息技术及设备的学习和灵活运用，提升自身的信息化建设水平，促进公共图书馆的有序发展。

7 结语

科学技术在不断发展和进步，在传统的公共图书馆管理过程中，存在很多与新时期脱节的模式和方法，为了更好地满足公众对图书文献及档案资料的需求，需要对信息化建设加强重视，加大在设备采购环节的资金投入力度，不断学习新型的信息技术，提高档案管理的数字化水平。同时管理工作人员需要坚持不断地学习和深造，积极参与专业培训，让图书馆档案管理信息化建设更加全面。