企业档案工作中的人性化管理

2021-04-15张文生

卷宗 2021年22期

尹路张文生

（华东宜兴抽水蓄能有限公司，江苏无锡 214205）

1 前言

档案工作是企业发展中较为重要的一项管理工作，可以说档案中的信息、资料见证了一个企业的成长与发展，见证了企业中各个部门的发展，见证了企业中各个员工的发展，所以档案既具有使用价值又具有保管价值，是企业发展中不可或缺的构成内容。现阶段，很多企业之所以没有做好档案管理工作，往往与档案工作思路和方法不当有很大的关系。在档案工作中比较容易忽视档案人员的价值及感受，档案工作中没有体现出人性化管理理念来，这与企业以人为本的发展原则相违背，自然也就无法有效地调动档案人员的工作积极性，不利于档案人员尽职尽守做好档案工作。为此，企业在档案工作中必须要逐渐建立并确立档案工作的人性化管理思维，只有这样才能够保证企业档案工作向更加成熟、完善的方向迈进。

2 人性化档案管理与传统档案管理的区别分析

1）档案工作在管理方式上发生了变化。人性化档案管理与传统档案管理在理念上、工作方式上有很大的区别。在传统档案管理下，档案人员是档案工作中的“工具”，企业通过开发档案人员的潜能与价值来提高档案工作效率，保证档案工作质量，所以在传统档案工作中仍然是以档案工作为中心，而人性化档案管理则不然。在人性化档案管理下，企业档案工作在管理方式上发生了比较大的变化，工作中心逐渐发生了转移，对人的重视程度不断提高，档案人员逐渐成为档案工作的管理中心、建设中心，企业会在尊重档案人员的基础上来开展档案工作，与档案人员有关的企业内部培训、考核、薪酬福利等也会更加完善，以满足档案人员的工作需要，以不断满足档案人员需求，提高档案人员工作积极性，并在此基础上去落实档案工作。

2）档案工作在管理制度上发生了变化。在传统档案工作中，主要是依靠严苛的制度来确保工作执行力与效果，不断是对档案管理人员，还是对档案借阅人都会设置各种制度来加以管理与约束，并没有顾及到档案管理人员及档案借阅人的心理感受，会让人觉得档案工作太过制度化，没有人情味，而将人性化管理应用到档案工作中，能够有效地改变这一问题。人性化档案管理在制定上将更加柔化，不会向过去那样依靠僵硬的制度来开展工作。如，在人性化管理下，档案工作中会增加沟通、交流，借阅人在借阅档案时，档案管理人员会积极地与借阅人进行交流，了解借阅人的需求，进一步提高档案工作中的服务质量。

3）档案人员在素质与能力上发生了变化。与传统档案工作相比，人性化档案管理以档案人员为中心，工作的开展也是牢牢围绕档案人员来进行的，所以在这个过程中能够提高档案人员的工作满意度，提高档案人员对本职工作的认识，有利于档案人员做好档案工作。此外，在人性化档案管理更加强调服务，在人性化档案管理下能够持续提高档案人员的服务意识和服务质量，档案人员的自身素质自然也就得到了提高。最后，在人性化档案管理下，企业会更加注重对档案人员的管理与培养，会通过各种方法和措施来提高档案人员的工作素质和工作能力，帮助档案人员实现转型发展。

3 人性化管理方法探讨

人性化管理现代企业管理中的一种新型管理思维和方法，通过物质激励与精神激励等方式并在尊重员工的基础上实现企业与员工间的双赢，落实人性化管理必须要找准方法，企业中常用到的人性化管理方法主要有四种，分别为情感化管理、民主化管理、自我管理、文化管理。1）情感化管理：人与动物最大的差别就是人具有感情色彩，这种感情色彩也会带入到工作当中，如果企业管理制度不科学、不人性化，员工在工作中就会以消极怠工、被动工作等方式表现出来，而情感化管理注重人的内心世界，根据情感的可塑性、倾向性等特征对员工进行管理，在满足员工情感需求的基础上来进一步调动员工的工作积极性。2）民主化管理：民主化管理是人性化管理中最为有效和最常用的一种方式，民主化管理强调员工参与到企业的管理、决策当中，这样能够提高员工的主人翁地位，而且民主化管理也更的科学。3）自我管理：自我管理是在民主管理进一步发展下产生的，就是在管理中给予员工充分的自主权和自主性，实现员工的自我管理与提升，这样既可以节约企业成本，又能够提高员工对企业的好感与满意度。4）文化管理：文化管理指的是通过企业文化建立与输出实现对企业员工的管理，文化管理能够进一步促进企业与员工之间的关系，使企业与员工形成共同的价值观和共同的行为规范。

4 人性化管理下企业档案工作中存在的常见问题分析

1）企业对人性化档案管理的认识与重视不够。在档案人性化管理建设发展中最大的阻力往往来自企业，大多数企业在档案工作中对人性化管理的认识与重视并不够，工作中没有体现出人性化管理思维与方法来。首先，企业管理层对人性化档案管理的认识不全面，并不了解人性化管理的主旨与内涵，再加上管理层往往更加注重其他工作环节，长期对档案工作的忽视等，都不利于人性化管理在档案工作中的应用与发展。其次，档案工作与企业中各个管理部门都有关系与联系，所以档案工作建设离不开企业中其他部门的认可和支持，但在企业中往往其他管理部门并不重视档案工作，使得档案人员在开展工作时会遇到更多的问题和阻力。

2）档案人员工作素质与工作能力不过关。虽然在人性化管理要求下，企业在档案工作中会给予档案人员更多的工作自主权，但是这并不意味着档案人员就能够放松对自我的要求与管理，反而要持续提高自身的工作素质与工作能力，但显然有很多档案人员没有做到这一点。在档案工作中仍有部分档案人员对自身的工作要求比较低，即便知道自身在工作上存在哪些不足和问题，也不愿意及时的去修正，虚心的向他人请教。此外，部分企业没有落实好档案人员的管理与培养，很少有关于档案人员的培训，即便有培训往往也只是走走过场，培训工作中对档案人员在政治思想方面的涉及也比较少，在这种情况下，档案人员很难得到业务提升，在工作中也容易形成消极情绪。

3）档案工作中没有做到以人为本。人性化管理下的档案工作在管理思维和管理方法上需要及时进行调整与优化，需要建立更加人性化的档案管理机制，但显然很多企业在档案工作中没有做到这一点。一方面，企业档案工作中给予到档案人员的工作待遇并不能够达到档案人员的目标需求，这会降低档案人员的工作满意度，导致档案人员与企业间逐渐产生隔阂。另一方面，企业在制定档案工作制度、培训方法、设置福利待遇时并没有顾及到员工的感受，也没有做好员工需求分析，只是想当然的按照企业的意愿来开展档案工作，其中体现不出人性化管理来，这样在实际落实档案工作时自然得不到档案人员的理解与支持，会降低档案工作效率与工作质量。

5 基于人性化管理要求下的企业档案工作发展方法探讨

1）企业要注重对档案人员的管理与培养。档案人员的成长与进步离不开企业的支持与帮助，尤其是在人性化管理要求下，企业更是需要注重对档案人员的管理与培养，打造一支专业素养高、工作能力强的档案管理队伍。首先，在人性化管理下企业要注重对档案人员的培养，为档案人员成长与进步制定更加系统、完善的培训机制，并要保证培训工作的执行力，通过培训来满足档案人员的知识、对技能的需求。其次，在人性化管理下企业要注重档案人才的引进，这样才能够提高档案队伍的活力与实力，为此企业要持续优化档案招聘工作，通过完善的招聘方法和过程来选择更为合适的档案人员加入到企业中，不断壮大企业档案管理队伍。最后，要进一步完善档案管理监督与问责机制，加强对档案人员的监督，以便及时发现档案人员在工作存在的不足与问题，以便及时对此做好修正与改善。总之，在人性化管理要求下，企业必须要落实好对档案人员的培养，这样能够帮助档案人员在不断提高自身能力的基础上，让档案人员感受到企业对其的重视。

2）档案工作要坚持以人为本的管理思想。人性化管理讲究员工自治、开发员工潜能、充分尊重员工，所以档案工作要以员工为中心，档案工作的出发点与落脚点应该逐渐向员工倾斜，在档案工作中一定要让档案人员感受到主人翁地位，给予档案人员足够的尊重。如，企业在制定档案薪酬福利时，一定要顾及到档案人员的感受，让档案人员参与到薪酬福利方案制定当中，在制定方案之前一定要做好详细的调查，要及时了解到档案人员真正需要的是什么，并对档案人员提出的建议一定要重视，在此基础上再去制定薪酬福利方案。这样所制定出的薪酬福利方案便是基于员工意愿与需求基础上得到的，才会得到更多员工的认可与支持。

3）提高档案工作认识与地位。档案工作建设发展离不开企业的支持以及内部各部门的参与，所以想要做好档案工作，做好人性化管理在档案工作中的应用，必须要提高企业全员对档案工作的认识与重视。首先，企业领导在其中将扮演非常重要的角色，需要发挥引导作用，在企业中肯定档案工作重要性，积极带领各部门及部门人员参与到档案工作当中。其次，企业要进一步优化内部沟通机制，加强各个部门间的沟通与协作，提高档案部门与其他部门之间的信息共享能力与人员互动能力，使其他管理部门通过与档案部门的接触与交流来进一步提高档案意识，为档案工作发展培育良好的企业内部发展氛围。

4）优化档案部门岗位结构。部分企业档案部门存在这样的现象，即档案人员根据自己所从事的具体档案管理任务各自为战，进而形成一人一摊子的工作现象，这会导致档案部门内部出现职能壁垒，不利于保证档案工作效率与质量。为此，企业应该按档案工作流程持续优化岗位模块，如建立档案收集和信息化岗位、档案归类整理岗位、档案资源利用岗位等不同的管理职能岗位，并以工作流程为导向建立起各岗位之间的协作机制。为了保证各岗位间的协作能力，档案部门负责人应根据各岗位的工作任务数量和工作强度，灵活调配各岗位档案人员参与下游或上游的工作任务。