乡镇卫生院档案管理探析

戴垂珍

（海南省海口市琼山区甲子镇卫生院，海南 海口 571144）

乡镇卫生院的档案主要是记录日常的活动，是很关键的重要数据和资料，作为一名合格的档案管理人员，就是在乡镇卫生院的日常工作中对各种类型的档案进行合成与分类，同时，也要加强对乡镇卫生院的日常管理工作，因为乡镇卫生院的档案是国家档案资源的一项重要组成部分，也是建设社会主义新农村的重要资源，最主要的工作职责就是要规范档案管理的准确性。乡镇卫生院是一个整体所有兄弟部门之间的联系都是紧密相连的，在整个单位运行的过程中每一个部门每一个环节所产生的数据资料都是十分重要的，相互之间各司其职，做好自己的本职工作，任何一个环节出现了问题，都将会影响到整体单位的运行，严重的还会影响到单位的运行，造成不可弥补的过失。

1 乡镇卫生院档案工作的重要意义

1）反映院长任内政绩的实据。各个科室的专职或者兼职的档案管理记录人员，都要负责将日常的资料进行收集和整理，做好整个卫生院的档案建设管理工作，保证日常各类活动信息的安全完整，能够及时准确提供查阅资料的重要保证。

2）有利于提升整个卫生院档案管理工作效率。以前传统的档案管理模式，在的那杆的搜集和归纳整理已经保存和翻阅都需要耗费大量的时间和心血，工作效率低下，所以将档案体系变得更加完善信息化，可以在很大的程度上提高档案工作的办事效率，也能将档案管理的工作人员从繁琐的工作中解脱，提高了整个卫生院的管理水平，使其走向可持续发展的道路。

2 乡镇卫生院档案管理存在的不足

1）重视程度不够。对乡镇卫生院来说，有个别人员和档案管理人员自己都并没有认识到档案的重要性，认为就是一所卫生院只要做到治病救人就可以了档案管理根本就起不到什么作用，没有认识到档案管理对乡镇卫生院的重要性，也是卫生院的基础工作，西药乡镇卫生院的工作能够有序的运行，只有将基础的工作做好。

2）基础设施建设不够完善。现在，还有许多的基层卫生院都还没有建立专门的档案管理室，所有的档案资料都只是随意的存放，并没有按照档案的管理标准执行，而推行的计算机信息技术管理的模式，也是缺少专业设备和专业人员的支撑，卫生院的档案管理水平也并没有得到明显的提升，并不足与满足信息建设的需求。

3 提高档案工作者自身素质

1）奉献精神。档案管理是一项十分繁琐细心的工作，再加之我国现在档案相关部门的工作人员也比较少，再加上工作的时候经常会因为一些琐碎的事情带来很多的麻烦，所以这也就要求档案管理的工作人员吱声要具有自我奉献的精神，能够在工作中不怕苦不怕累的精神，有积极向上的世界观，价值观，人生观，热爱自己的工作，具有奉献的精神，能够为档案的管理工作提高效率打下基础。

2）树立责任意识。培养档案管理人员的责任意识是为了保障工作人员在进行工作的时候具有责任感，能够在工作时做到认真负责，因为这是一项严谨，细心，有耐心的工作，直接会影响到档案是否能够有效的录入和利用，工作人员要充分的了解工作的流程内容，还有了解现代化的档案管理工作，这有这样才可以保证工作的严谨，有效。

3）树立事业心。针对档案管理这份工作来说，提高工作人员的事业心可以有效地加强档案管理工作的效率，也是一种迅速提高管理方法的一种措施，现如今，信息化管理已经在社会上的很多领域广泛使用，尤其是电子化技术是使用的最多，过去传统的档案管理方式用的是纸质版本的，这种方法需要耗费大量的时间精力，并且在档案的管理上具有一定的缺陷，但是使用电子化技术对档案资料进行管理，可以在时间上节省很多，并且可以很好地解决纸质档案的缺点，在档案管理上起到了极大的帮助，所以.要加强对从事档案管理的工作人员加强事业心的培养，只有工作人员具有极强的事业心时才会主动去提升自己的工作能力，适应新技术新的管理模式。

3 乡镇卫生院档案管理对策探析

1）院长挂帅。没有规矩不成方圆，所以档案工作的管理要有完整的管理机制，并且卫生院的院长要起到带头作用，自己亲自挂帅，高层人员直接进行管理，其他的工作人员也要参与配合工作，这样做的目的有助于帮助卫生院的档案管理的资金建设投入，也有助于设备和技术的引进，同时，该项工作的监督工作也会有所提高，各个部门之间的工作也会处理的更加协调，充分的提高了卫生院的档案管理工作的效率，从另一个角度上来说，电子化管理技术运用到卫生院的档案工作中，在检索起来会更加的方便省时，极大程度的提高了办事工作的效率。

2）建立健全档案机制。要对档案工作的管理进行加强，统一工作的标准，将档案的日常工作规章制度进行修改和完善，领导也要加强重视，可以专门设立一个领导小组，健全档案管理的制度，做到科学合理，简明实用，主要是用来约束档案管理的工作人员和执行者，需做到公平公正，奖罚分明，以确保该项工作的制度性、规范性、也可以寻求外援，聘请档案管理专家来对档案工作进行指导，教学，每一季度也要进行测评，集中进行检查。

3）制定档案分类方案、归档范围和保管期限表。制定的规章制度主要是为档案管理进行服务的，也是档案能够有序管理的依据的标准，要充分认识到档案管理的重要性，将管制制度进行完善和健全，根据相关的法律法规规定，要围绕乡镇卫生院的实际情况，去建立标准的管理模式和体系，具体建立由院里面的领导进行管理，档案的工作人员进行具体负责，各个科室要积极的协助配合，实现统一管理，加大人力和财力的投资，确立好工作人员，可以安排档案管理的工作人员定期进行红钻也的培训，一满足实际工作中的各项问题。将档案资料统一分配在专门的库房，搭配专门的硬件设备，严格按照规范化执行。制定档案管理制度和业务建设规范。依据《档案法》和卫生部制定的《医药卫生档案管理暂行办法》，结合本地乡镇卫生院档案管理实际，要求卫生院联系本院实际，制定档案保管、利用等各种制度，制定覆盖全院各类档案的档案分类方案、归档范围和保管期限表等档案业务规范，完善乡镇卫生院档案管理制度及规范，为实现乡镇卫生院档案管理制度化、规范化提供保证。建立奖惩分明的档案管理考核机制。对乡镇卫生院领导和档案人员的年度目标考核范围，奖惩分明，增强相关人员的责任心，调动他们的积极性。由于卫生院档案管理工作自身的特殊性，其需要相关人员具有扎实的业务能力，同时还有严谨治学的工作态度。

4）档案管理程序规范化。第一要加强卫生院的领导层的档案管理意识，为档案管理工作配备专业的工作人员。档案管理的工作人员所具有的业务水平会直接的影响档案管理的工作，现代化的档案管理工作人员的要求是，专业技能要过硬，思想觉悟要高，信息操作能力要强。第二，是要投入资金，提高专业硬件设备的配置，以保证档案室的工作需求，引进计算机管理软件，建立档案的信息存储和检索系统。第三是要将不同类型的档案进行统一的管理，确保所有的档案都是完整安全的，以便于在日后需要查找的时候便利。第四就是要档案管理的工作进行目标考核和工作业务水平考核，随时对档案管理的工作人员进行检验，掌握实时的情况，发现问题及时做出调整。第五是要适当的寻求外援的帮助，加强业务的指导工作，更容易对所存在的问题进行分析，可以更好地找出解决问题的办法，保证工作的正常运行和创新。

5）完善相关基础设施建设。在建设技术信息化的过程当中，首先需要做的就是引进先进的专业设备，合理地运用计算机技术，提高卫生院档案管理的信息化的专业程度，同时，还要完善电子档案的信息化管理系统，将每一个环节都分配到人，各司其职，将工作的模式进行创新，打造出一个更优良的信息化档案管理的环境。

6）合理树立学习理念。对于档案管理的工作人员来说，自身所掌握的学习理念是有助于提高他们的专业素养的，所以必须学会合理的树立学习的观念。全面地提高自身的综合素养，以适应信息时代背景下的发展要求。想要做好档案管理的工作就要加强对档案管理工作人员的培训力度，可以多组织举办一些培训的惠东或者比赛，不仅仅提高了文化素养还能够对他们所掌握的知识进行完善和创新。不光如此，还可以多多鼓励她们走出去，多交流多学习，人外有人，山外有山，多和业内人员多沟通多交流，自身的素养和能力必然会有一个质的飞跃，同时，本职工作也就会做得更好。

7）建设卫生院档案的服务平台。当今社会已经步入了科技化时代，所以档案管理的工作也逐渐的信息化，有助于档案发挥出服务的作用，借助于互联网，可以直接安装档案管理的软件程序，为卫生院搭建一个工作效率高效的工作平台同时解放了档案管理的工作人员的双手，逐渐使用计算机技术进行管理，利用公司的网络实现了资源共享，提高了档案的工作效率，大力的推广卫生院使用数字化的技术进行转换，把以前的传统模式转换成点在文件，以电子档案的形式去进行管理收集和储存，能够更好地去开发利用，发挥出档案的功能。

4 结语

总而言之，时代在变化，科学技术也在不断地进行创新，在现代农村的发展趋势下，乡镇卫生院，作为医疗卫生管理的基层组织，更要做到紧跟时代发展的步伐，做到勇于创新敢于创新，并且在条件允许的情况下，加大对档案管理的投资，晚上规章管理的制度，充分发挥出乡镇卫生院档案管理的价值所在，全面提高工作管理的水平，全心全意的为人民服务，促进农村还有乡镇卫生院的全面发展。