数据化在机关事业单位人事档案管理中的运用研究

张希蕊

（肇庆市人力资源和社会保障局，广东 肇庆 526060）

我们都知道，机关事业单位体系处于全面优化和改进的状态，在新时代发展背景下，就要求机关事业单位人事档案管理也必须紧跟时代发展潮流，在追随时代发展要求的基础上开展各项工作，这就对于机关事业单位人事档案管理工作人员提出了非常严格的要求，需要对理念加以创新，引进新的模式，高效率实施人事档案管理工作。

1 在机关事业单位人事档案管理期间数据化产生的价值

1.1 有利于减少成本输出

在机关事业单位人事档案管理工作开展期间，涉及的方面是非常多的，具体表现为收集保存、认识档案，同时产生一定的辅助效果，使机关事业单位稳定运行，从实际情况来看，机关事业单位人事管理工作具备繁琐性特征，包含的要点诸多，因为工作类型不一样，因此综合性以及差别极为明显。与此同时，对于我国执行人员来讲，需要机关事业单位工作人员在人事管理期间秉承严谨且认真的理念，但是此种现象也会使机关事业单位人事档案管理工作人员的工作压力增加，消耗的人力物力财力都是非常多的，而且机关事业单位人事档案管理人员实施的人事档案管理和日常开销工作都是成本的一方面，将信息技术落实于机关事业单位人事档案管理期间既能够减少工作人员的压力，还可以提高工作效率，成本随之降低，避免了资源过度消耗的发生。

1.2 有利于提升管理效率

在机关事业单位运行期间，将数据化方式应用于机关事业单位人事档案管理期间产生的作用是非常高的，能够提升管理效率，基于此，对于机关事业单位人员来讲，就需要借助相关的技术产品实施机关事业单位人事档案管理工作，达到智能化发展的目的。数据化管理机关事业单位人事档案和以往传统人工查询方式相比较来看，优势更高，是以往传统方式所不可比拟的，能够有效提升工作效率，而且合理应用数据化还可以避免人为因素产生的不良影响，从而确保档案内容的完善性，这对于建设专业性机关事业单位团队和高效率传输人才信息流有着极高的价值，整体上来看，借助数据化模式对机关事业单位人事档案加以管理可以确保各项数据的完善性，从一定程度上表现出了机关事业单位人事档案管理中应用数据化的作用。

2 对于机关事业单位人事档案管理现状的分析

2.1 没有制定健全的机关事业单位人事档案管理体系

从机关事业单位人事档案管理实际开展现状来看，并没有结合实际情况制定健全的管理体系，而且工作开展期间也没有相应的依据可以遵循，人事档案管理体系趋于形式化现象，难以将整体效果发挥出来，工作效率无法提升，虽然机关事业单位设置了有关的人事档案管理条例，可是并没有体现在工作方面，奖惩体系落实不到位，人事档案管理工作质量随之下降。

2.2 人事档案管理人员的技能有待提升，思想处于滞后状态

对于机关事业单位人事档案管理工作人员来讲，不管是专业素养以及自身技能都处于较低的状态，掌握的知识点少之又少，责任意识弱，受此种因素的影响，使人事档案管理人员的积极性不高，工作问题普遍存在。除此之外，激励体系不健全，人员存在着非常大的流动性，所以不利于机关事业单位人事档案有效管理。

3 数据化在机关事业单位人事档案管理中的应用策略

3.1 借助网络技术对人事档案管理方式加以创新和改进

在机关事业单位运行期间，需要有效的改进人事档案管理工作，将充足资金落实于人事档案管理工作开展方面，创新相关技术，应用新型技术以及计算机设备提高人事档案管理效率，选择与之相符的管理方式，将人事档案管理的时效性全面体现出来，比如管理人员可以根据网络技术的优势开展档案数字化管理工作，创建完善的档案数据资源库，为信息查询提供一定的条件，而且还可以依靠互联网技术创建人事档案管理官方网站，为后期查询提供一定的便利。

3.2 将人事档案管理网络化特征体现出来

在网络信息化时代中，社会各项领域逐渐加大了对信息网络安全性的重视力度，基于此，当机关事业单位实施档案网络化管理期间，需要重点考虑安全性以及稳定性，将领域内的安全隐患彻底解决，制定出专门的网络化监督管理方式，同时落实相关的标准，从标准中明确划分机关事业单位人事档案管理的安全级别，以此保障各项难题被有效解决，实现档案信息网络化管理标准的提高。所以为了实现机关事业单位人事档案信息化网络管理目标，关键在于安全问题的解决。

3.3 树立正确的人事档案管理理念

对于机关事业单位人事档案管理人员来讲，应当树立正确的档案管理理念，提升专业技能，正确了解到加强人事档案管理工作的必然性，在这一基础上全面开展人事档案管理工作，把机关事业单位人员的主观能动性和积极性体现出来，使其能够将自身想要表达的想法体现出来。另外，合理的投入人力物力及财力，构建最佳的人事档案管理环境，全面解决人事档案管理工作中的难题，进而加快机关事业单位运行进程。

3.4 制定完善的人事档案管理制度，提高工作质量

当前阶段，需要结合实际情况制定完善的机关事业单位人事档案管理体系，为人事档案管理工作奠定坚实的基础，并且从合理角度适当的对人事档案管理工作加以调整，从而和机关事业单位工作要求相符合。其次，强化人事档案管理工作人员的竞争实力，落实完善的激励制度，监督激励制度，对人员积极性加以激发，从而保证人事档案管理人员行为以及理念均符合标准要求，使工作高效地开展。

4 结语

以上所述，机关事业单位主要是以经验管理的方式实施，人事档案管理工作并没有做好有关的创新，也没有增强一定的创新理念，导致档案管理效率低下，人事档案信息资源开发不到位，从一定程度上阻碍了机关事业单位稳定运行，所以就要求机关事业单位加强对档案管理方式的创新以及改进力度，制定健全完善的管理体系，以此达到机关事业单位稳定发展的目标。